Liebe Community,
heutzutage ist eine effiziente Kommunikation zwischen Ihnen und Ihren Patient:innen wichtiger denn je. Mit unseren verschiedenen Funktionen Patientenmitteilungen und Patientennachrichten, bestehend aus den Patientenanfragen und den Nachrichten an Patient:innen, eröffnen sich für Sie gleich mehrere Möglichkeiten, die Patienteninteraktion zu optimieren.
Hier sind einige Tipps und Tricks, wie Sie die drei Funktionen optimal in Ihrer Praxis oder Einrichtung nutzen können:
Patientenmitteilungen
Wichtige Informationen schnell mit allen teilen:
Informationen, die eine breite Patientenbasis betreffen, können Sie nun mühelos durch Patientenmitteilungen übermitteln. Mehr dazu unter Eine Informations-Mitteilung an meine Patient:innen senden
Zielgruppenorientierte Kommunikation:
Passen Sie die Empfängerliste nach Bedarf an und schließen Sie einzelne Patient:innen aus, um die Informationsweitergabe relevanter zu gestalten. Mehr dazu unter Empfängerlisten erstellen und verwalten
Erinnern Sie Ihre Patient:innen an ihre Vorsorge:
Für Patient:innen, denen Sie einen regelmäßig wiederkehrenden Besuch oder eine Behandlung empfehlen möchten, haben Sie die Möglichkeit, automatisierte Recalls zu versenden. Mehr dazu unter Automatisierte Besuchserinnerungen anlegen und bearbeiten
Nachrichten an Patient:innen (Teil der Patientennachrichten)
Direkter Nachrichtenversand aus dem Terminfenster:
Nutzen Sie die Möglichkeit, Nachrichten direkt nach der Terminvergabe oder bei der Überprüfung von Patientendaten zu versenden, um Zeit zu sparen und Missverständnisse zu vermeiden. Mehr dazu unter Meiner Patient:in eine Nachricht senden
Effizienz und Kontrolle wahren:
Um die Nutzung der Patientennachrichten an Ihre Bedürfnisse anzupassen, können Sie festlegen, ob und wie Patient:innen mit Ihnen in Kontakt treten dürfen. So bleibt es jederzeit möglich, den Nachrichtenverkehr temporär zu unterbrechen, beispielsweise während Urlaubszeiten. Zudem gibt es die Möglichkeit, Nachrichten von einzelnen Patient:innen zu blockieren, um sich so auf die relevanten Patientenkontakte zu fokussieren. Mehr dazu unter Den Empfang von Patientennachrichten freigeben
Individualisierung des Nachrichtenversands:
Blockieren oder erlauben Sie Nachrichten von Patient:innen nach eigenem Ermessen. Nutzen Sie Lesebestätigungen, um sicherzustellen, dass Ihre Nachrichten gelesen werden. Mehr dazu unter Wer darf proaktive Nachrichten senden?
Mit Blick auf die Lesebestätigung:
Grüne Häkchen und der Zeitstempel neben einer Nachricht signalisieren Ihnen, dass der:die Patient:in Ihre Nachricht gesehen hat. Umgekehrt erhalten Patient:innen jedoch keine Lesebestätigung Ihrerseits. Dem Nachrichtenverlauf und prüfen Sie den Zustellungsstatus. Mehr dazu unter Informationen zum Lesestatus von Patientennachrichten
Keine Anfrage übersehen:
Aktivieren Sie E-Mail-Benachrichtigungen für unbeantwortete Nachrichten, um immer auf dem Laufenden zu bleiben und zeitnah auf Patientenanliegen zu reagieren. Diese informiert Sie per E-Mail, sobald Sie mehr als 4 unbeantwortete Nachrichten haben.
Patientennachrichten immer und überall:
Mit mobilen Patientennachrichten können Sie die Arbeit außerhalb Ihrer Praxis nahtlos fortführen. Ob Sie gerade im Bereich der häuslichen Krankenpflege tätig sind oder sich auf außerhäuslichen Terminen befinden – die Verbindung zu Ihren Patient:innen bleibt - sofern Sie wünschen - immer erhalten. Mehr dazu unter Verwalten meiner Nachrichten in der mobilen Doctolib Pro-App für Ärzt:innen
Patientenanfragen (Teil der Patientennachrichten)
Akzeptierte Anfragekategorien auswählen:
Legen Sie fest, welche Anfragekategorien bzw. Anfragethemen Sie für Ihre Patient:innen zulassen möchten. Mehr dazu unter Akzeptierte Anfragekategorien auswählen
Ihnen stehen folgende Anfragekategorien zur Verfügung:
- Überweisung
- Befund
- Gebühren und Rechnungen
- Informationen vor Ihrem Termin
- Aktuelles zu Ihrer Behandlung nach dem Termin
- Hausbesuch
- Sonstige Anfrage
Klare Zuständigkeiten:
Gestalten Sie Ihren Arbeitsalltag effizient, indem Sie klar definieren, wer aus Ihrem Team für die Bearbeitung der Patientenanfragen zuständig ist. . Dadurch wird sichergestellt, dass jede Anfrage zur richtigen Zeit von der richtigen Person bearbeitet wird, was letztlich zu einer besseren Patientenbetreuung führt. Mehr dazu unter Bearbeiten der Zugriffsrechte auf ein Nachrichtenprofil
Kommentare als effektives Instrument der Zusammenarbeit:
Zu jeder Anfrage kann ein Kommentar hinzugefügt werden, der nur für das Personal in der Praxis sichtbar ist und nicht mit Patient:innen geteilt wird. Es ist daher nicht mit der Antwortfunktion an Patient:innen zu verwechseln. Mehr dazu unter Einen Kommentar hinzufügen
Mit dem Bearbeitungsstatus alles im Blick:
Kategorisieren Sie Ihre Nachrichten einem Bearbeitungsstatus und ermöglichen Sie dadurch eine gezielte Suche. Mehr dazu unter Patientennachrichten bearbeiten (Beantwortung, Statusänderung)
Sensibilisierung der Patient:innen:
Damit das Potenzial der neuen Funktion voll ausgeschöpft wird, ist es wichtig, dass auch die Patient:innen über die neue Möglichkeit der Kommunikation informiert werden.
Mit dem Anrufbeantworter
- Ein aktualisierter Anrufbeantworter, die auf die Kommunikationsmöglichkeiten hinweisen, kann effizient das Bewusstsein und die Nutzung unter Ihren Patient:innen erhöhen. Mehr dazu unter Aktualisieren Sie Ihren Anrufbeantworter
Lieber Patient, liebe Patientin,
Sie rufen außerhalb unserer Sprechzeiten an.
Wir laden Sie ein, direkt über die Website doctolib.de einen Termin bei uns in der Praxis zu buchen und Anfragen zu Folgerezepten, Überweisungen und Befunden zu stellen.
Unsere Sprechzeiten sind von xx bis xx von yy Uhr bis yy Uhr.
Bei Notfällen wenden Sie sich bitte an den ärztlichen Notdienst.
Über die Webseite
Für Praxen und Einrichtung mit einer eigenen Webseite besteht zudem die Option, einen direkten Link zu ihrem Doctolib-Profil einzubinden und damit den Zugang zur Messaging-Funktion weiter zu vereinfachen. Mehr dazu unter Aktualisieren Sie Ihren Website Button
Website Button Code:
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Mit automatisierten E-Mail-Antworten
- Für die Patient:innen, die Sie noch klassisch per E-Mail kontaktieren, können Sie eine automatisierte E-Mail-Antwort erstellen:
Lieber Patient, liebe Patientin,
vielen Dank für Ihre Kontaktaufnahme per E-Mail. Um die Bearbeitung Ihrer Anfrage zu beschleunigen und einen sicheren Kanal zu nutzen, laden wir Sie ein, diese direkt über Doctolib an mein Profil zu senden (Link bereitstellen).
Schauen Sie sich hier auch gerne kurze informative Produkttrainingvideos zu den Patientenkommunikationen an!
Ich hoffe, dass Ihnen diese Tipps und Tricks helfen, Ihre Patientenkommunikation durch die drei Funktionen von Doctolib voll auszuschöpfen und Ihre Patientenbetreuung damit zu optimieren.
Viele Grüße
Evelin von Doctolib