Liebe Community,
mit Beginn der Grippesaison ist der Herbst ein guter Zeitpunkt, um Patient:innen an wichtige Impfungen und Vorsorgeuntersuchungen zu erinnern. Mit einer Präventionskampagne über Doctolib können Sie Ihre Patient:innen gezielt ansprechen und die Früherkennung von Erkrankungen zu fördern.
Warum lohnt sich eine Präventionskampagne über Doctolib?
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Mehr Reichweite: Sie erreichen viele Patient:innen gleichzeitig, ohne Einzelanrufe oder manuelle Erinnerungen
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Gezielte Patientenkommunikation: Patienten können nach Alter, Geschlecht, letztem Besuch oder Konsultationsgrund gefiltert werden.
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Zeitersparnis: Einmal eingerichtet, läuft die Kommunikation automatisiert und entlastet Ihr Team spürbar.
- Individuelle Anpassung: Vorgefertigte E-Mail-Vorlagen können personalisiert werden, ohne bei null anfangen zu müssen
Schritt-für-Schritt zu Ihrer Kampagne
Schritt 1: Zum Patientenmanagement navigieren
- Öffnen Sie die Kalenderansicht
- Klicken Sie links in der dunkelblauen Navigationsspalte auf „Patientenmanagement“
- Wählen Sie oben den Reiter „Patientenmitteilungen“
- Klicken Sie oben links auf „Erstellen“
- Wählen Sie im seitlichen Panel die Option „Gruppenmitteilung“
Für eine Abkürzung klicken Sie hier.
Hinweis: Voraussetzung ist, dass Ihre Organisation Zugriff auf die Funktion „Patientennachrichten" hat.
Schritt 2: Absender:in definieren
Wählen Sie im Dropdown-Menü den passenden Absender für Ihre E-Mail aus:
| Praxistyp | Empfehlung |
|---|---|
| Einzelpraxis (nur eine Ärzt:in) | Keine Absenderangabe nötig / optional Kalender wählen |
| Gemeinschaftspraxis (Versand über die Praxis) | Organisation als Absender wählen (kein Kalenderfilter möglich) |
| Gemeinschaftspraxis (Versand über einzelne Ärzt:in) | Ärzt:in als Absender wählen + Kalender auswählen |
Schritt 3: Zielgruppe filtern
Grenzen Sie die Empfänger:innen gezielt ein:
- Patientenbasis auswählen (falls Sie auf mehrere Basen Zugriff haben)
- Falls Kalenderfilter aktiv: Letztes Besuchsdatumund Konsultationsgrund festlegen
- Filter nach Geschlecht: Alle / Männlich / Weiblich / Andere
- Filter nach Altersgruppe: Gewünschte Altersspanne eingeben (z. B. 14–60 Jahre)
- Filter nach Versicherung: Gesetzlich / Privat / Alle
Wen möchten Sie ansprechen?
- Patient:innen mit bekannten Risikofaktoren?
- Patient:innen ohne aktuellen Vorsorge-Check?
- Recall-Patient:innen, bei denen eine Kontrolle ansteht?
Tipp: Wenn Sie Patient:innen noch gezielter ansprechen möchten, können Sie vorab eine Empfängerliste erstellen und importieren – mehr dazu in den FAQs zu Empfängerlisten.
Schritt 4: Empfängerliste prüfen & anpassen
- Klicken Sie auf „Empfänger anzeigen": Es öffnet sich die vollständige Liste der gefilterten Patient:innen (mit Geburtsdatum, Telefonnummer und E-Mail-Adresse)
- Suchen Sie bei Bedarf nach einzelnen Patient:innen über die Suchleiste
- Möchten Sie eine Person ausschließen: Toggle auf der entsprechenden Zeile deaktivieren
- Klicken Sie auf Speichern
Die Anzahl der Empfänger:innen wird in Echtzeit oben in der Live-Vorschau angezeigt.
Schritt 5: Vorlage auswählen & Inhalt personalisieren
- Wählen Sie in der mittleren Spalte die Kategorie → klicken Sie auf Prävention
- Wählen Sie im Dropdown-Menü Vorlagen die gewünschte Kampagne (z. B. Reiseimpfung, Hautkrebsvorsorge, Schilddrüse)
- Aktivieren Sie die Felder, zu denen Sie individuelle Informationen ergänzen möchten
Beispiele für individuelle Anpassungen:
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Wie häufig und wann ist ein Kontrolltermin wichtig?*
„Die Reisesaison steht vor der Tür! Nutzen Sie die Gelegenheit, sich rechtzeitig in unserer Praxis zu den empfohlenen Reiseimpfungen beraten und impfen zu lassen."
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Weitere Informationen zum Ablauf:*
„Es wird jeden Montag zwischen 8 und 12 Uhr in unserer Praxis geimpft."
Hinweis: Die grundlegenden Textinhalte der Vorlagen sind nicht frei veränderbar; nur die aktivierbaren Zusatzfelder können angepasst werden.
Schritt 6: Vorschau prüfen & versenden
- Kontrollieren Sie die Live-Vorschau rechts auf Korrektheit
- Optional: Klicken Sie auf „Vorschau an mich senden" – die Mail geht an die E-Mail-Adresse Ihres Doctolib-Kontos
- Sind Sie zufrieden: Klicken Sie auf „E-Mail versenden"
- Bestätigen Sie den Versand im Pop-up-Fenster erneut mit „E-Mail versenden"
Die Präventionskampagne wird an Ihre gefilterte Patientengruppe versandt. Den Status sowie den prozentualen Anteil der erfolgreich zugestellten E-Mails können Sie anschließend in der Übersicht unter Patientenmitteilungen einsehen.
Versand-Tipps für maximale Wirkung
- Wann versenden? Ideale Zeiten sind morgens zwischen 8 und 10 Uhr oder vor 16 Uhr
- Wie persönlich? Nutzen Sie den Filter „Letzter Termin" (z. B. über 1 Jahr her), um gezielt Recall-Patient:innen anzusprechen
- Timing zum Anlass? Verknüpfen Sie Ihre Kampagne mit saisonalen Ereignissen (Grippesaison, Weltgesundheitstage etc.) für mehr Relevanz
Weitere Informationen finden Sie in den FAQs zur Präventionskampagne.
Gestalten Sie Prävention aktiv mit!
Ihr gewünschtes Präventionsthema ist noch nicht als Vorlage verfügbar? Kein Problem! Sie können sich in der Community neue Vorlagen zu bestimmten Präventionsthemen wünschen.
Für welche Vorsorgeuntersuchungen nutzen Sie die Kampagnenfunktion am liebsten?
Haben Sie bewährte Tipps, die Sie mit der Community teilen möchten?
Wir freuen uns auf Ihre Erfahrungen und Anregungen!
Viele Grüße
Laura