Digitalisierung in der Praxis: Effizienz und Qualität steigern

[LeslieCampbell]

Die Digitalisierung ist längst in unserem Alltag angekommen (und ja, auch ich kann es nicht mehr hören ) – ob im Online-Banking, beim Einkaufen oder im Fitnessstudio. Doch in vielen Arzt- und Zahnarztpraxen wird ihr Potenzial noch immer unterschätzt. Dabei können digitale Tools den Praxisalltag nicht nur effizienter gestalten, sondern auch die Qualität der Patientenversorgung steigern.

Warum Digitalisierung?

Die Vorteile liegen auf der Hand:

• Zeitersparnis: Routineaufgaben wie Terminvereinbarungen oder das Ausfüllen von Formularen lassen sich automatisieren.
• Fehlerreduktion: Digitale Systeme minimieren Fehler, die bei manuellen Prozessen häufiger auftreten.
• Bessere Patientenkommunikation: Über digitale Plattformen wie Doctolib können Patienten bequem Termine buchen, Rezepte anfragen oder Befunde einsehen.
• Attraktivität als Arbeitgeber: Moderne Arbeitsplätze mit digitalen Tools ziehen Fachkräfte an – ein wichtiger Vorteil im Wettbewerb um qualifiziertes Personal.

Digitale Tools, die jede Praxis kennen sollte

Hier sind einige Tools, die in keiner modernen Praxis fehlen sollten:

1. Doctolib: Von der Terminvergabe bis zur Patientenkommunikation – Doctolib bietet zahlreiche Funktionen, die den Alltag erleichtern.
2. Patientenmanagement-Systeme: Mit den PMS können Patientenakten digital verwaltet werden, was Platz spart und den Zugriff erleichtert.
3. KI-Tools: Anwendungen wie ChatGPT können bei der Erstellung von Texten, Patienteninformationen oder interner Kommunikation unterstützen.
4. Workflow-Management: Tools wie Trello oder Aaron.ai helfen, Aufgaben im Team zu organisieren und das Telefonmanagement zu digitalisieren.

Herausforderungen meistern

Natürlich bringt die Digitalisierung auch Herausforderungen mit sich – vor allem, wenn das Team nicht mitgenommen wird. Die häufigsten Fragen oder Sorgen drehen sich um:

• Datenschutz: Hier ist es wichtig, auf zertifizierte Anbieter zu setzen und die gesetzlichen Vorgaben (wie die DSGVO) einzuhalten.
• Einarbeitung: Neue Tools erfordern Schulungen, aber die Investition lohnt sich.
• Kosten: Digitalisierung muss nicht teuer sein – viele Anbieter - darunter auch Doctolib - bieten Starterpakete oder flexible Lizenzen an.

So gelingt der Einstieg in die Digitalisierung

1. Analyse des Ist-Zustands: Welche Prozesse laufen noch manuell? Wo gibt es die größten Zeitfresser?
2. Kleine Schritte gehen: Digitalisierung muss nicht alles auf einmal umfassen. Startet mit einem Bereich, wie der Terminvergabe.
3. Team einbeziehen: Bindet Euer Team von Anfang an ein, um Akzeptanz zu schaffen und mögliche Widerstände abzubauen.
4. Schulungen anbieten: Nutzt Eure Anbieter wie zB Doctolib – Oft gibt es da Schulungen Online - oder externe Schulungsanbieter, um das Team fit für die neuen Tools zu machen.

Meine Erfahrung mit der Digitalisierung

Als ich vor Jahren in meinen heutigen Beruf wechselte, war ich zunächst überrascht, wie wenig digital viele Prozesse in Arztpraxen ablaufen. Doch ich habe erlebt, wie sich durch den Einsatz digitaler Tools nicht nur mein Arbeitsalltag, sondern die gesamte Praxisorganisation verändert hat – zum Positiven.

Ein Gewinn für alle

Die Digitalisierung ist kein Luxus, sondern eine Notwendigkeit. Sie ermöglicht es Praxen, effizienter, moderner und patientenfreundlicher zu arbeiten. Wer heute den Schritt in die Digitalisierung wagt, hat nicht nur zufriedenere Mitarbeiter, sondern auch glücklichere Patienten.

Wie digital ist eure Praxis? Ich freue mich auf eure Erfahrungen und Tipps – lasst uns gemeinsam die Digitalisierung im Gesundheitswesen voranbringen!

[CarlBillmann]

Spannendes Thema und viele sehr gute Punkte! Beim Lesen kam mir aber immer wieder eine Frage in den Kopf: Denken wir Digitalisierung in Praxen wirklich aus Patientensicht – oder doch eher aus der Sicht der Praxisabläufe?

Denn am Ende zählt doch nicht nur, ob eine Praxis digital ist, sondern wie sich das für den Patienten anfühlt. Eine richtig durchdachte digitale Praxis funktioniert so nahtlos, dass Patienten gar nicht merken, dass dahinter verschiedene Systeme laufen.

Und genau da liegt oft das Problem:

• Online-Terminbuchung? Super. Aber was passiert danach? Kommen automatisch alle wichtigen Infos – oder ruft der Patient doch nochmal an, weil ihm etwas fehlt?
• Digitale Anamnese? Perfekt. Aber wenn die Daten dann nicht direkt in der Patientenakte landen und trotzdem nochmal abgefragt werden, fühlt sich das für den Patienten wie doppelte Arbeit an.
• Oder digitale Kommunikation? Gibt es zwar, aber trotzdem müssen Patienten zwischen E-Mail, SMS und App-Nachrichten hin- und herwechseln, weil es keine klare Struktur gibt. Solche Medienbrüche machen Abläufe komplizierter statt einfacher.

Echte Digitalisierung bedeutet (zumindest für mich), dass Prozesse nicht nur digital sind, sondern sich für Patienten und das Team sinnvoll, einfach und logisch anfühlen. Denn am Ende spart das nicht nur Zeit für den Patienten, sondern auch für die Praxis.

Und dann das Team: Wenn Digitalisierung als zusätzliche Aufgabe empfunden wird, wird sie nicht richtig genutzt. Erfolgreiche digitale Prozesse entstehen nur, wenn das Team sie versteht, der Mehrwert klar ist und sie sich wirklich in den Arbeitsalltag integrieren.

Deshalb finde ich die spannendste Frage eigentlich: Wie schafft man es, dass sich digitale Prozesse für Patienten maximal einfach anfühlen – und gleichzeitig das Team wirklich entlasten?

Was mich daher sehr interessieren würde:
Wo siehst du @LeslieCampbell aktuell noch die größten Brüche im digitalen Ablauf?

[LeslieCampbell]

Hallo Lieber @CarlBillmann und danke für deine spannende Antwort.

Ich stimme absolut zu: die Digitalisierung im Praxisalltag birgt viele Chancen, doch sie muss richtig umgesetzt werden, um nicht nur den Praxisablauf zu optimieren, sondern auch den Bedürfnissen der Patienten gerecht zu werden!
In unserer Praxis gehen wir deshalb besonders sensibel mit Patienten um, die eventuell Bedenken oder Skepsis gegenüber der Digitalisierung/Datenschutz haben.

Ein Beispiel: Der Anamnesebogen. Vereinzelte Patienten fühlen sich immer noch unwohl dabei, diesen auf einem iPad statt Papier auszufüllen. Um ihnen den Einstieg zu erleichtern, nehmen wir uns die Zeit, den Bogen zusammen durchzugehen. Für viele ist es jedoch eine Erleichterung, wenn sie den Anamnesebogen auf ihrem eigenen Smartphone oder Tablet ausfüllen können. Gerade ältere Patienten, die heutzutage zunehmend vertraut mit ihren Geräten sind, nehmen diese Möglichkeit gerne wahr. In einem Newsletter habe ich neulich gelesen, dass inzwischen etwa 49 % der 50- bis 69-Jährigen bereits soziale Medien nutzt, was zeigt, dass auch diese Altersgruppe zunehmend digital unterwegs ist.

Eine entscheidende Voraussetzung für eine durchdachte Digitalisierung ist jedoch, dass alle digitalen Systeme in der Praxis miteinander kommunizieren! Nur so können wir eine nahtlose und effiziente Erfahrung für den Patienten schaffen. Wenn das System reibungslos funktioniert, fühlt sich der digitale Prozess für den Patienten nicht wie eine zusätzliche Hürde an, sondern einfach und unkompliziert. Im besten Fall bekommt der Patient gar nicht mit, was hinter den Kulissen passiert um ihm das beste Gefühl zu geben.

Und für das Team ist es genauso wichtig, dass die digitalen Tools als echte Entlastung wahrgenommen werden. Aus diesem Grund bin ich oft die Erste, die ein neues Tool ausprobiert und meine Kolleginnen dann darin „schule“. Ich mach das selten klassisch als „Vortrag“ sondern bei allgemeinen Frage zeige ich meine Lösungswege (die sind meist digital) und ich erzähle dabei den Mehrwert. Das Ganze gestalte ich dann aber eher in ganz kleinen und einfachen Schritten, damit der/die neue Kollegin das direkt nachvollziehen kann und evtl Lust hat es selbst zu probieren, weil es einfach ist. Viele nützliche Tools haben sich so fast unbemerkt in den Arbeitsalltag eingeschlichen und haben unsere Abläufe erheblich vereinfacht. Es ist jedoch wichtig, dass jeder im Team mit den neuen Tools klar kommt. Niemand sollte das Gefühl haben, zu etwas gezwungen zu werden. Eine gute Einarbeitung und die Möglichkeit, jederzeit Fragen zu stellen, machen den Umgang mit den digitalen Tools viel angenehmer.

Um deine Frage zu beantworten: Die größte Herausforderung, die man in einer Praxis meistern muss, ist die Identifizierung und Überwindung von „Brüchen“ in der digitalen Patientenreise. Um das zu tun, würde ich eine Touchpoint-Analyse erstellen und genau schauen, an welchen Punkten der digitale Prozess verbessert werden kann. Oft ist es auch hilfreich, direktes Feedback von den Patienten einzuholen, um zu erfahren, wie sie den digitalen Ablauf erleben. Zufriedene Patienten melden sich schnell, wenn etwas nicht funktioniert, und das gibt uns die Möglichkeit, auf Unzufriedenheit sofort zu reagieren und Verbesserungen direkt umzusetzen.

Ein weiterer Schlüssel zur erfolgreichen Digitalisierung ist die Integration aller Systeme in einer Lösung (Aktuell bei uns leider noch nicht der Fall). Derzeit können alle unsere Softwarelösungen miteinander kommunizieren. Sollte dies jedoch nicht der Fall sein, wäre der erste Schritt, eine Lösung zu finden, die es ermöglicht, die Systeme zu integrieren. Das mag zwar eine Herausforderung darstellen, aber ohne diese Integration wird die Digitalisierung auf lange Sicht nur schwer zu einem echten Gewinn für die Praxis und die Patienten.

Ich kann für mich sagen, wenn digitale Tools richtig eingesetzt werden, können sie sowohl das Team als auch die Patienten spürbar entlasten. Wichtig ist jedoch, dass sowohl die Patienten als auch das Team von Anfang an mitgenommen werden und die Digitalisierung nicht als zusätzliche Belastung, sondern als echte Erleichterung wahrnehmen.

Wie sorgt ihr denn dafür, dass ältere Patienten / Teammitglieder, die vielleicht weniger digitalaffin sind, nicht den Anschluss verlieren? Gibt es bestimmte Strategien, die sich bewährt haben?

[CarlBillmann]

Hi @LeslieCampbell, danke für deinen ausführlichen und praxisnahen Einblick! Deinen Ansatz, neue Tools im Team durch kleine Schritte und Vorleben einzuführen, finde ich stark – genau so gelingt Change-Management!

Ich bin bei dir: Die beste Digitalisierung fühlt sich für Patienten und Team einfach an – weil alles reibungslos läuft.

Drei Hebel, die sich bei uns bewährt haben:
Keine doppelten Abfragen: Anamnesedaten direkt in die Akte – alles andere fühlt sich für Patienten wie Zeitverschwendung an.
Weniger Rückrufe, mehr Fokus: Rezepte und Befunde konsequent digital – das schafft Freiraum für echte Patientengespräche.
Ein Kanal, klare Struktur: „Rezept bestellen? Immer übers Portal.“ Anfangs ungewohnt, langfristig eine Erleichterung – für Team und Patienten.

Und genau hier liegt für mich der Kern: Die beste Digitalisierung stellt keine Fragen – weil der Prozess die Antworten liefert, bevor sie gebraucht werden.