Nachhaltige Alltagshelfer – Digitale Anamnese

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Alltagshacks - Digitale Anamnese
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DOCTOLIB MASTERCLASS – HACKS IM PRAXISALLTAG

Liebe Doctolib - Community,

Erstmal kurz zu mir, mein Name ist Leslie Campbell ich arbeite im Zahnzentrum Pelikanplatz in Hannover und bin Social Media Managerin und Kauffrau für audiovisuelle Medien. Ich bin bei uns in der Praxis u.a. für Marketing / Social Media und die Digitalisierung der Praxisabläufe zuständig.

Ich würde euch gerne etwas superpraktisches vorstellen, das unseren Praxisalltag verändert und erleichtert hat: die digitale Anamnese! Wir nutzen dafür iPads und haben den ganzen Papierkram einfach hinter uns gelassen. Keine Zettelwirtschaft mehr, keine Druckerprobleme – alles läuft digital. Das Beste daran? Unsere Patient"innen können die Anamnese sogar schon von zu Hause ausfüllen. Wie das geht und wie Doctolib dabei ins Spiel kommt erkläre ich euch gerne:

Der Ablauf:
In unserer Zahnarztpraxis können die Patient"innen die Anamnese vor Ort auf einem iPad oder eigenem Handy ausfüllen. Das geht schnell und unkompliziert. Noch besser für die Terminierung und den Ablauf ist aber, wenn die Patient"innen schon vor dem Termin die Anamnese ausgefüllt haben. Hier kommt Doctolib ins Spiel. Bei der Terminbestätigung schicken wir unseren Patient*innen über die Doctolib Hinweise einen Link zur digitalen Anamnese (bereitgestellt von einem externen Anbieter) mit. Sie können alles in Ruhe zu Hause am Handy, PC oder Table ausfüllen, was uns in der Praxis viel Zeit spart und den Ablauf enorm erleichtert. Außerdem sind alle Daten sofort digital (datengeschützt) verfügbar – kein lästiges Abtippen mehr.

Nachhaltigkeit ist gefragt!
Ganz ehrlich, wer hat schon Lust auf unnötigen Papierkram? Wir jedenfalls nicht! Mit der digitalen Anamnese sparen wir nicht nur Tonnen von Papier, sondern auch jede Menge Zeit. Alle Infos sind sofort digital hinterlegt und signiert. Kein Drucken, Scannen oder Lagern mehr. Einfach genial!

Tipps fürs Team:
Zeigt eurem Team, wie die digitale Anamnese funktioniert und beantwortet alle Fragen. (Glaubt mir, das Team wird die Erleichterung lieben.) Das macht den Übergang super easy. Erzählt euren Patient"innen von den Vorteilen & auch Sicherheiten im Bereich Datenschutz der digitalen Anamnese. Viele sind dankbar, wenn sie den Papierkram schon zu Hause erledigen können.

Die digitale Anamnese mit Unterstützung von Doctolib ist ein echter Gamechanger für uns. Wir sparen Zeit, Papier und Nerven – und unsere Patient"innen sind happy. Probiert es aus, ihr werdet es lieben!

Ist Eure Anamnese schon digital? Falls Nein, welche Gründe sprechen dafür bei euch dafür die Anamnese auf Papier zu lassen? Oder habt ihr vielleicht Alternativen? Ich würde mich über einen Austausch sehr freuen.

Sonnige Grüße,

Leslie

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Hi @LeslieCampbell zunächst einmal Danke für deine Mühe dass so sorgfältig aufzuschreiben! mich würde brennend interessieren:
1). welches Tool ist dafür benutzt, sowohl in der Praxis auf dem Tablett als auch online.
2) Wie hoch die Quote derjenigen ist die vorab online ausfüllt
3) Wie lang das ausfüllen auf dem Tablett bei euch vor ort im schnitt dauert.

Wir haben bei uns nämlich weiterhin das Problem, dass die hinweise nicht richtig gelesen werden: Pat füllt daher nicht vorher online aus, kommt aber auch nicht wie in den Hinweisen vermerkt 15min vor dem Termin. Sondern viele kommen dann zu Ihrem 16:30 Uhr-Erstuntersuchungstermin um 16:33 in die praxis geschlurft und bis die dann fertig ausgefüllt haben ist die geplante Behandlungszeit vorbei. Nervt mich jeden Tag mindestens einmal :smiley:

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Hi @LeslieCampbell,

vielen Dank für die Info, sowas interessiert mich sehr.

Die Antwort von @Dr.KaiBecker könnte aber auch von mir sein, zudem ist dann auch noch der Preis der digitalen Tools entscheidend. Bekommt das mit dem Tablet auch die ältere Generation hin?

Ich selbst wäre natürlich froh, wenn in dieser Angelegenheit Doctolib digitaler unterwegs wäre.
Das Ausdrucken meiner PDFs geht irgendwie garnicht weil die Patienten diese nicht digital ausfüllen können. Hinzu kommt dann noch, dass es immer wieder Patienten gibt, die keinen Drucker haben.

VG Benedikt

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Hallo lieber @Dr.KaiBecker & @Benedikt_Fuchs

vielen Dank für eure Antworten. Ich gehe mal die Fragen zu dem Thema der durch:

  1. Wir arbeiten aktuell mit Synmedico. Man lädt also auf einem IPad die App runter (wir haben auch i Pads der älteren Generation diese sind zwar etwas langsamer aber funktionieren noch), diese kann auf das Netzwerk zugreifen und sich mit dem Server verbinden. Im PVS ist ein Widget (ich hoffe das ist die offizielle Bezeichnung dafür) dann können wir die datengeschützte Synchronisation starten und haben den ausgewählten Patienten quasi auf dem iPad. Nach dem Ausfüllen geht das dann per click vom iPad wieder in die PVS Akte. Ich würde mir aber auch langfristig wünschen, alles aus einer Hand zu haben. Sprich eine Lösung über PVS oder Doctolib.
  2. Den Link über die Terminhinweise von Doctolib schicken wir aktuell nur an die Neupatienten. Sprich wenn man eine Erstuntersuchung / Erstuntersuchung + PZR bucht ist der Link zum ausfüllen dabei. Von den Leuten die sich eher in der digitalen Welt bewegen würde ich sagen sind es aktuell so zwischen 1/3 bis 1/2. Im Kommenden Jahr möchte ich versuchen ob wir das nicht auch für die jährliche Kontrolle laufen lassen per online Ausfüllen. Dann kann ich bessere Zahlen liefern. Dies ist aber wirklich nur eine Einschätzung weil ich das tatsächlich noch nie ausgerechnet habe.
  3. Die Dauer ist unterschiedlich. Also manche bringen das IPad nach 3 Minuten zurück, andere brauchen länger, wenn sie zB auch mehrere Dinge eingeben in die Medikamentenliste oder so.

Bei uns werden die Hinweise doch sehr gut -manchmal zu gut- gelesen :wink: Für die jährliche Anamnese bitten wir die Patienten die noch nicht für das laufende Jahr ausgefüllt haben früher zu kommen. Manchmal sind trotzdem auch andere Patienten die zB schon mal bei einem Akuttermin da waren und dabei ausgefüllt haben zu früh da. Ich habe alle Hinweise sowohl VOR als auch NACH dem ausfüllen bei uns laufen. Doppelt hält besser. Vielleicht wäre das eine Idee?

Ausdrucken von PDFs ist natürlich der Schritt zurück und auch nicht nachhaltig. Aber ich denke da wird es nicht lange dauern bis es da eine Anbindung von Doctolib gibt. Prinzipiell sind die Grundsteine ja schon gelegt denn es gibt ja schon eine Schnittstelle zu den meisten PVS.

Ich hoffe ich konnte soweit alles beantworten.

LG & ein schönes Wochenende

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Hinweise vor und nach haben wir schon, hilft irgendwie nicht leider.
Wir hatten testweise ein 3/4 Jahr Nelly als Early Adopter, als die dann dafür jede Menge geld haben wollten ohne den Leistungsumfang gesteigert zu haben sind wir ausgestiegen.
Aus meiner Sicht ideal wäre wenn Doctolib ein kleines Baukastensystem für beschreibare PDF/A Dokumente bauen würde. Dann kann jede Praxis sich Ihren Anamnesebogen und ggf andere Doks (Bei uns Einwilligung Datenverarbeitung und Einwilligung Abrechnungdienstleister) zusammenstellen und der Patient kann das ganze innerhalb von Doctolib durchklicken und signieren.

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Ja, dass wäre tatsächlich ein sehr guter Wunsch. Gibt es dazu schon eine Produktidee? Ich denke, dass viele davon Profitieren würden.
Wichtig wäre mir nur dabei, dass die Signatur sicher ist (SOLLTE mal der Fall kommen und man muss es vorzeigen bei Gericht etc.). Da gibt es ja dieses Zertifikat oder eine bestimmte Verschlüsselungstechnik. Ich komme aber gerade nicht auf den Namen.

Bei uns wird die Anamnese ja nicht nur von denen die zu Hause online ausfüllen benutzt sondern bei uns bekommt jeder ein iPad in die Hand. (Älteren Patienten, oder die, die damit nicht zurecht kommen helfen wir beim ausfüllen). Daher ist das mit dem Link vorab online versenden halt jetzt so praktisch geworden weil als wir noch ohne Doctolib waren haben wir selten die Mailadressen der Patienten abgefragt und hätten um das alles manuell einzustellen so unheimlich viel Mehraufwand. Jetzt schicken wir den Link mit, freuen uns wenn die Patienten vorab ausfüllen und wenn nicht ist aber auch nicht schlimm.

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Na das würde ich von einem Konzern wie Doctolib erwarten dass dort eine Möglichkeit gefunden wird das rechtssicher zu gestalten. Über Eingabe einer SMS-Tan zum Signieren der Dokumente oder dergleichen. Banken und co arbeiten ja auch mit derartigen Systemen um die Echtheit von „Aufträgen“ wie Überweisungen o.Ä. zu verifizieren, da unterschreibe ich ja auch nicht mehr per Stift auf Papier um eine Zahlung auszulösen… :slight_smile:

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Hallo @Benedikt_Fuchs

zum Thema Papierlos / digitaler werden habe ich hier noch einen Beitrag verfasst: klick

@Dr.KaiBecker Ich denke da wird noch sehr viel kommen!

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Hallo @LeslieCampbell,
ich hoffe auch, dass da noch Abhilfe kommt. Ich bin Soloselbstständig und bin auf solche Dinge sehr angewiesen, ich habe keine MFA, die mir diese Arbeit abnimmt. Wenn dann Patienten kommen und hier vor Ort Behandlungsvertrag, Aufklärungsbogen, Datenschutz… lesen und ausfüllen müssen, dann komme ich hier schnell in zeitlich und organisatorisch in Verzögerungen.
Alle möglichen externen Dienstleister zu beauftragen ist für so eine kleine Praxis aus finanzieller Sicht auch nicht möglich.

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Hallo,

oh Wow… eine One-Man-Army also. Da kann ich verstehen, dass einem der Papierkram zu viel wird. Benutzen Sie denn die Patientennachrichten? Da könnte man ja zumindest alle Blanko Dokumente ohne Patientendaten hinterlegen und dann eben an den Patienten versenden, sodass dieser beim Eintreffen bereits alles gelesen hat und man nur unterschreiben lassen muss.

So fällt mir jetzt auf kürzestem Weg eine administrative Vor-Ort Ersparnis ein. Man müsste aber ein klein wenig mehr Zeit in die Terminvorbereitung investieren zB am Vortag.

Liebe Grüße

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Genauso mache ich es, trotzdem muss ich diese Dokumente in die PVS einpflegen und das kostet halt Zeit. Es wäre so hilfreich, wenn dieses vorab schon alles erledigt wäre.

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Hallo, danke für den Beitrag.
Wir machen das bereits seit längerem so, leider lesen 95% unserer Patienten Ihre Hinweise nicht.
Weder vor noch nach der Terminbuchung.
Und auch der Button in der Bestätigungsmail hilft da leider nicht.
Wie ist eure HinweisBeachtet-Quote?

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Hallo zusammen,
wir sind (als kardiologische Privatpraxis) neuer Anwender von Doctolib und haben uns im Zuge einer kompletten Digitalisierung auch mit digitaler Anamnese befasst. Entschieden haben wir uns für Idana, Überzeugt haben uns die grundsätzlichen Möglichkeiten, z.B. auch die vielen bereits vorhandenen Vorlagen. Die „Anbindung“ an Doctolib wäre insofern möglich, dass man einen Link in Doctolib setzt, der direkt auf (z.B.) Anamnesebogen, Abrechnungs-Dienstleister und DSGVO-Dokument verweist.
Alternativ kann man auf eine Terminbuchung reagieren und eine Vorlage schicken, die bereits die vom Patienten im PVS (bei uns Doctorly) angelegten Daten enthält. Eine Rückspielung der ausgefüllten Bögen gibt’s leider noch nicht, die Versicherung, dass man daran arbeite, schien aber glaubhaft.
Ich kann nach etwas Erfahrung mit Idana dann gerne wieder hier berichten.
Viele Grüße
Torsten Pressel

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Hallo @Frau_Dr_med_Dr_Mitha und danke für den tollen Einblick!

ich glaube mit Idana ist man da ja auch schon einen Schritt in die richtige Richtung gegangen da es soweit ich informiert bin ja eine Fusion von Idana und Doctolib gibt.

Ich freue mich, wenn Sie Ihre Erfahrungen hier weiter teilen. Gerade die Anbindung zu Doctolib interessiert mich zukünftig natürlich sehr. Alles aus einem Haus wäre der Optimalfall.

Liebe Grüße

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Hallo zusammen,

wir als grosses chirurgisches MVZ haben grosse Erwartungen hinsichtlich der Terminvorbereitung bei online Buchungen gehabt. Die Erfahrung ( siehe Frau Tina Wittek), daß der grösste der Teil der Patienten, die die bei der online Buchung zugespielten Dokumente nicht beachtet bzw. ausfüllt teilen wir leider. Bisher gibt es offenbar nicht die Möglichkeit die definitive Terminbuchung mit dem verpflichtenden online Ausfüllen der Dokumente zur Bedingung zu machen, oder irren wir uns? Aus unserer Sicht könnte dann auf Drittanbieter wie Synmedico eigentlich verzichtet werden.

Liebe Grüße, MVZ Chirurgie im Stuehlinger, Freiburg

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Hallo @_Zumfelde_Philipp1 ,

ich stimme da absolut zu. Alles aus einem Haus (PVS, Terminbuch & Aufklärung etc) wäre auch mein absoluter Traum und auf jeden Fall am Nachhaltigsten für alle.

Da man aber ja sieht, dass Doctolib da schon an einem PVS arbeitet denke ich geht es damit auf jeden Fall in diese Richtung und man muss quasi nur noch auf die Technik warten.
Schade, dass die Patienten die Hinweise oft nicht lesen. Diesen Eindruck hatte ich bisher von unseren Patienten nicht. Mir fällt auch spontan keine Möglichkeit ein. (abgesehen von einem verpflichteten Haken oder ähnliches um überhaupt buchen zu können)

Ich hoffe zukünftig gibt es da eine Lösung die zT verpflichtend und auch rechtssicher ist (zwecks Ausfallbetrag usw).

LG

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Hallo @LeslieCampbell
Ich kann @Dr.KaiBecker @WittekTina nur zustimmen das mit dem lesen klappt leider nicht. Wir haben die Infos mittlerweile nur auf das nötigste Begrenzt und in deutscher und englischer Sprache geschrieben trotzdem kommt es zu fehl Buchungen. Wir schicken die Patienten dann leider wieder weg. Auch wenn es ein - ist. Aber wir möchten alle gleich und fair behandeln. Eine Digitale Abfrage oder Anamnese/ Aufklärung wäre so Zeit ersparend. Wir haben aktuell extra einen Studenten der für uns die ganze Scann Arbeit erledigt weil wir es einfach nicht schaffen.
LG nach Hannover aus Berlin

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Hallo @Herr_Gläßer_Michael ,

ich bin doch wirklich überrascht. Wir fragen natürlich keine Daten ab die für die Anamnese wichtig sind, aber Hinweise wie das frühere kommen zu Termine, oder ggf dies oder das mitbringen wird tatsächlich von unseren Patienten gelesen.

Ich hoffe natürlich wie alle anderen, dass es bald eine Doctolib Version für die Aufklärungen usw. gibt, die dann mit Terminbestätigung automatisch an den Patienten und nach dem Ausfüllen auch automatisch in der Akte auftauchen…

LG