Liebe Community,
wir haben Doctolib in unserer hausärztlichen Praxis schon vor etwa 6-7 Jahre eingeführt. Zu Anfang war das Team etwas zurückhaltend, aber das Ziel, das Telefonaufkommen zu reduzieren und mehr Patient:innen online ihre Termine buchen zu lassen, überzeugte dann doch recht schnell. Außerdem wurden wir sehr gut von Doctolib betreut und meine Fragen wurden immer schnell beantwortet.
Mein Tipp für den Einstieg: Achten Sie darauf, dass alle im Team die Vorteile von Doctolib verstehen und offen dafür sind, das System zu nutzen. Planen Sie genug Zeit für Schulungen ein!
Patientenakzeptanz: Eine positive Entwicklung
Zu Beginn war Doctolib noch ein recht neues Konzept, aber gerade in den letzten 2-3 Jahren, vor allem durch die Impforganisation in Berlin, hat die Akzeptanz bei unseren Patienten enorm zugenommen. Heute nutzen viele Patienten Doctolib als Selbstverständlichkeit. Besonders jüngere Patienten schätzen die einfache Möglichkeit, Termine online zu buchen. Bei uns haben insbesondere die Buchung durch Neupatienten zugenommen, da es in Berlin immer weniger Hausärzte gibt, die neue Patienten aufnehmen.
Mein Tipp: Berücksichtigen Sie die Bedürfnisse Ihrer Zielgruppen. Bei uns sind Termine wie “Erstuntersuchung Neupatient:in” und die “Akute Infekte” online buchbar und immer schnell ausgebucht. Besonders junge, technikaffine Patienten bevorzugen die Online-Buchungen, und rufen für diese Termine nicht an. Das bedeutet auch weniger Zeit am Telefon für uns am Empfang.
Die Macht der Nachrichtenfunktion und schriftlichen Erinnerungen
Mein absoluter AHA-Moment war die Entdeckung der Nachrichtenfunktion in Doctolib, besonders jetzt wo man keine E-Mail-Adresse der Patienten mehr hinterlegt haben muss, sondern nur die Telefonnummer. Ich bin Diabetes-Assistentin und betreue die Chroniker im DMP-Programm. Früher war es oft notwendig, diese Patienten per telefonisch an bevorstehende Termine zu erinnern oder Nachfolgetermine zu vereinbaren. Heute kann ich einfach eine Nachricht an die Patienten verschicken, wenn sie noch keinen Termin im Vorquartal gebucht haben – und das ohne E-Mail-Adresse, nur mit der hinterlegten Telefonnummer. Es spart unglaublich viel Zeit und erhöht die Effizienz, da ich nicht mehr hinterher telefonieren muss und eine schriftliche Bestätigung des Kontakts in der Dokumentation habe.
Mein Tipp: Erstellen Sie sich Vorlagen für die Patientennachrichten. Ich nutze die Nachrichtenfunktion, um Patienten zu erinnern – z. B. daran, dass sie zum Einlesen der Karte vorbeikommen, wenn sie eine Videosprechstunde hatten und im aktuellen Quartal noch nicht in der Praxis waren. Mit der Vorlage geht das wirklich schnell.
Online-Buchung von Spezialleistungen
Ein weiterer Erfolg in unserer Praxis ist die Nutzung der Online-Buchung für bestimmte Spezialleistungen, wie etwa die Reiseimpfberatung. Diese wird von den Patienten sehr gut angenommen. Auch wenn IGeL-Leistungen nicht in großem Umfang über Doctolib angeboten werden, können Sie bestimmte Leistungen, die regelmäßig nachgefragt werden, zur Buchung freigeben.
Mein Tipp: Sehen Sie sich Ihre häufig nachgefragten Leistungen an und überlegen Sie, welche für eine Online-Buchung geeignet sind. Wir haben den Besuchsgrund “Reiseimpfberatung (kostenpflichtig)” benannt, damit die Patienten direkt wissen, dass sie dafür zahlen müssen. Denn manchmal werden solche Hinweise gerne übersehen.
Welche Termine online anbieten?
Zu Beginn mussten wir uns erst einmal überlegen, welche Termine online angeboten werden sollen und welche nicht. Während wir Sonografien nicht online anbieten, haben wir uns entschieden, andere Standardtermine wie Check-ups oder Akutsprechstunden für die Online-Buchung freizugeben. Hier sollten Sie einen guten Mittelweg finden und die Bedürfnisse Ihrer Patienten mit den Abläufen in Ihrer Praxis abgleichen.
Mein Tipp: Überlegen Sie, welche Arten von Terminen die Patienten problemlos online buchen können, ohne dass die Qualität der Versorgung leidet. Die Entscheidung, welche Termine online angeboten werden, sollte sowohl den Patienten als auch dem Praxisteam entgegenkommen.
Mein Fazit
Die Nutzung von Doctolib hat den Arbeitsalltag wirklich vereinfacht. Das Telefon klingelt merklich weniger und auch ich muss weniger am Telefon sein, da ich Patienten einfach eine Nachricht schreiben kann. Ich habe da wirklich das Gefühl, dass diese Nachrichten von den Patienten als verbindlicher wahrgenommen werden, als ein Anruf oder eine Nachricht auf dem Anrufbeantworter.
Noch ein genereller Tipp von mir: Nehmen Sie sich Zeit, um sich mit den verschiedenen Funktionen von Doctolib vertraut zu machen. Auch wenn manche Funktionen zunächst komplex wirken, kann eine schrittweise Einführung und eine Schulung des Teams langfristig Zeit und Aufwand sparen.
Haben Sie vielleicht Fragen an mich, wie ich bestimmte Funktionen nutze? Dann schreiben Sie es gerne in die Kommentare!
Viele Grüße
Andrea Kautz