Die Einführung von Doctolib in unserer radiologischen Praxis war ein großer Schritt, um den Arbeitsalltag zu vereinfachen und zu digitalisieren. Besonders in einer Branche wie der Radiologie, in der es oft um komplexe und zeitkritische Termine geht, ist es wichtig, die Abläufe so effizient wie möglich zu gestalten. Als MTRA in der Radiologie möchte ich einige Erkenntnisse und praktische Tipps teilen, die uns geholfen haben, die Nutzung von Doctolib erfolgreich umzusetzen – von der Terminbuchung bis hin zur Kommunikation mit Patienten.
Schrittweise Einführung und regelmäßige Schulungen
Um das Team mit Doctolib vertraut zu machen, haben wir die Einführung des Systems schrittweise umgesetzt. Es ist wichtig, dass jeder im Team regelmäßig mit den Funktionen arbeitet und weiß, was zu tun ist, wenn Patienten Fragen haben. Wir haben viele Schulungen durchgeführt, und alle Mitarbeiter, die direkten Patientenkontakt haben, haben ein eigenes Doctolib-Konto erstellt, das System selbst einmal aus Patientensicht durchgespielt und einen Termin gebucht.
Tipp: Führen Sie Doctolib schrittweise ein und sorgen Sie dafür, dass alle Mitarbeiter gut geschult sind. Jeder, der mit Patienten in Kontakt steht, sollte in der Lage sein, bei Problemen oder Fragen zu helfen.
Die Terminbuchung: Der Weg zu weniger Telefonaten
Zu Beginn war die telefonische Terminvergabe eine enorme Herausforderung – das Telefon klingelte ständig, und die Zeit, einen Moment durchzuatmen, war kaum vorhanden. Heute nutzen wir Doctolib, um die Terminbuchung zu vereinfachen. Vor allem die Patienten, die gerne selbst die Initiative ergreifen, können ihre Termine problemlos über den Online-Kalender buchen, ohne dass wir viel tun müssen.
Tipp: Eine einfache Möglichkeit, die Terminbuchung noch weiter zu vereinfachen, ist die Nutzung von QR-Codes in der Praxis. Diese führen direkt zu unserem Doctolib-Profil und ermöglichen es den Patienten, ihre Termine schnell und unkompliziert online zu buchen. Aushänge und Praxis-TV im Wartezimmer sind ebenfalls sehr hilfreich.
Patientennachrichten: Mehr Transparenz und weniger Missverständnisse
Ein weiteres Feature von Doctolib, das uns besonders gefällt, sind die Patientennachrichten. Seitdem wir diese Funktion nutzen, haben wir eine viel bessere Übersicht über die Kommunikation mit den Patienten. Statt in E-Mails nachzufragen, wer hinter einer Adresse steckt, haben wir nun die vollständigen Kontaktdaten im System – inklusive Telefonnummer. Das spart Zeit und verringert das Risiko von Missverständnissen. Außerdem müssen wir nicht mehr umständlich nachfragen, ob eine Nachricht angekommen ist.
Tipp: Nutzen Sie die Vorlagenfunktion bei Standardanfragen. Mit wenigen Klicks können wir nun Antworten versenden und sehen sofort, wer sich um welchen Fall kümmert. So bleibt alles übersichtlich und gut dokumentiert.
Die richtige Nutzung der „Antworten“-Funktion
Eine wichtige Erkenntnis aus unserer Praxis: Die „Antworten“-Funktion sollte mit Bedacht eingesetzt werden. Wenn ich beispielsweise eine eindeutige E-Mail schreibe, die keine weitere Kommunikation benötigt, lasse ich die Antwortmöglichkeit aus. So vermeiden wir unnötige Nachfragen, die in der Regel mehr Arbeit machen.
Tipp: Überlegen Sie bei jeder Nachricht, ob es sinnvoll ist, den Patienten die Möglichkeit zur Antwort zu geben. Wenn eine Nachricht eindeutig ist und keine Klärung erfordert, deaktivieren Sie die Antwortoption.
Die richtige Auslastung: Wie Doctolib dabei hilft, den Kalender zu füllen
Ein entscheidender Vorteil von Doctolib ist die Möglichkeit, den Kalender ohne viel Aufwand voll zu bekommen. Die Patienten können ihre Termine ganz bequem online buchen, und der Kalender ist über Nacht gefüllt – ohne dass wir viel dafür tun müssen. Ein voll ausgelasteter Terminkalender bedeutet für uns nicht nur eine bessere Praxisorganisation, sondern auch eine höhere Umsatzgenerierung.
Tipp: Wenn Sie noch keine hohe Online-Buchungsrate haben, denken Sie darüber nach, komplexere Termine wie z.B. Cardio CT-Untersuchungen über einen Buchungs-Code sichtbar zu machen. Patienten können sich dann mit uns in Verbindung setzen, um den Termin zu besprechen. So können Sie das gesamte Leistungsspektrum Ihrer Praxis online präsentieren, auch wenn nicht jeder Termin direkt buchbar ist.
Digitale Fragebögen und Dokumentenprüfung
In unserer Praxis nutzen wir eine Software für digitale Fragebögen, die den Patienten vor der Terminbuchung zur Verfügung gestellt werden. Besonders wichtig ist, dass Patienten zum Beispiel ein Foto vom Überweisungsschein hochladen, bevor sie ihren Termin buchen. Allerdings muss man auch sicherstellen, dass diese Dokumente vor dem Termin gründlich geprüft werden. Wenn bei einem CT-Termin ein falscher Schein hochgeladen wurde, könnte dies zu Problemen führen, wenn der Patient ankommt und etwas anderes benötigt.
Tipp: Achten Sie darauf, dass Sie vor dem Termin alle hochgeladenen Dokumente sorgfältig prüfen. So vermeiden Sie unnötige Missverständnisse und sorgen dafür, dass der Patient bei seinem Besuch genau das bekommt, was er benötigt.
Mitentwicklung und Mitspracherecht: Sehen, wie einfach es sein kann
Ein richtiges „Aha-Erlebnis“ hatte ich 2019 auf einem Röntgenkongress in Leipzig, als wir am Doctolib-Stand eine Beratung zu den Funktionen erhalten haben. Wir haben die Terminbuchung aus der Perspektive der Patienten durchgespielt und gesehen, wie einfach sie tatsächlich ist. Dieses Erlebnis hat uns ermutigt, das System mitzugestalten und aktiv Feedback zu geben, um es noch besser an die Bedürfnisse der Praxis anzupassen.
Tipp: Nutzen Sie die Möglichkeit, als Praxis Feedback zu geben und mit den Entwicklern von Doctolib zusammenzuarbeiten. Mit ein wenig Mitspracherecht können Sie das System optimal auf Ihre Bedürfnisse zuschneiden.
Mit der Community neue Funktionen verstehen
Abschließend noch ein kleiner Tipp, um auf dem Laufenden zu bleiben: Schauen Sie regelmäßig in die Doctolib-Community, um neue Funktionen zu entdecken. Oft gibt es Updates oder neue Features, die Ihnen helfen können, die Nutzung von Doctolib noch effizienter zu gestalten.
Tipp: Die Doctolib-Community bietet wertvolle Informationen zu neuen Funktionen. Schauen Sie dort regelmäßig vorbei und halten Sie sich auf dem Laufenden.
Fazit
Die Einführung von Doctolib in unserer Radiologie-Praxis war eine Entscheidung, die uns viele Arbeitsabläufe vereinfacht und die Terminbuchung deutlich effizienter gestaltet hat. Durch die Nutzung der verschiedenen Funktionen – wie Online-Buchung, Patientennachrichten und digitale Fragebögen – konnten wir unsere Prozesse optimieren und den Patientenservice verbessern. Wenn Sie diese Tipps und Tricks umsetzen, können auch Sie die Vorteile von Doctolib in Ihrer Praxis voll ausschöpfen.
Haben Sie vielleicht noch andere Tipps? Kommentieren Sie gerne. Ich freue mich auf den Austausch mit Ihnen!
Liebe Grüße
Tina Wittek
. Wir überlegen auch schon länger wie wir komplexere Buchungsprozesse mit in die Online-Buchung einbinden können. Die Idee dafür Buchungs-Codes zu nutzen finde ich dabei sehr spannend. Kannst uns da vielleicht einen Tipp geben wie man das am besten realisiert? Wie oft ändert Ihr die Codes z.B. und wie geht Ihr damit um, wenn ein Patient mit einem „alten“ Code einen Termin gebucht hat, den er eigentlich nicht hätte buchen sollen… Wir würden das bei uns auch sehr gerne realisieren, haben aber natürlich ein bisschen Sorge, dass das ggf. von den Patienten nicht in unserem Sinne genutzt wird.
Über eine Rückinfo würde ich mich sehr freuen. LG Carl Billmann