Best Practice für Praxen: Patientenanfragen effizient managen mit Doctolib
Liebe Community,
heute möchte ich Ihnen einen kleinen Einblick in meine bisherigen Erfahrungen mit der Doctolib-Funktion „Patientenanfragen“ geben. Diese Funktion hat uns bei BillmaMED nicht nur geholfen, unsere Patientenkommunikation zu modernisieren, sondern auch den Praxisalltag erheblich zu entlasten und die Zufriedenheit unserer Patienten zu steigern. Hier erfahren Sie, warum die Nutzung der „Patientenanfragen“ meiner Erfahrung nach ein wirklich lohnenswertes Tool ist und wie Sie diese erfolgreich in Ihre Prozesse integrieren können.
Warum „Patientenanfragen“?
Viele von Ihnen kennen die täglichen Herausforderungen: Das Telefon klingelt ohne Unterbrechung, während die Warteschlange an der Anmeldung länger wird. Wir bei BillmaMED waren auf der Suche nach einer Lösung, die den Kommunikationsaufwand reduziert und Patienten eine bequeme, digitale Alternative bietet. Die Doctolib-Funktion „Patientenanfragen“ ermöglicht es, einfache Anfragen wie Rezeptanforderungen oder Befundanfragen schnell und unkompliziert digital zu klären – effizient für das Praxisteam und komfortabel für die Patienten.
„Die Einführung der Patientenanfragen-Funktion war für uns ein Gamechanger. Sie ermöglicht es uns, Anfragen strukturiert und effizient zu bearbeiten und gleichzeitig den Kommunikationsstress zu reduzieren.“ – Carl Billmann, IT-Leiter bei BillmaMED
Integration in den Praxisalltag: So gelingt der Einstieg
Um die Funktion nahtlos in unseren Praxisablauf zu integrieren, haben wir verschiedene Maßnahmen ergriffen:
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Klare Anleitung für Patienten: Auf unserer Website bieten wir eine ausführliche Anleitung zur Nutzung der Patientenanfragen. So wissen die Patienten sofort, wie und wann sie die Funktion nutzen können. Auch unser KI-gestützter Telefonassistent verweist Patienten auf die Patientenanfragen, wenn sie zum Beispiel ein Rezept benötigen oder einen Termin verschieben möchten.
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Gezielte Mitarbeiterschulung: Unser Team wurde gründlich in die Funktionalitäten der Patientenanfragen eingewiesen, sodass sie die neuen Prozesse sicher handhaben können. Die Akzeptanz im Team war schnell sehr hoch, da sich der positive Effekt im Alltag direkt bemerkbar machte.
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Patienten aktiv einbinden: Wir haben proaktiv darauf hingewiesen, dass Anfragen wie Rezeptanforderungen oder Terminanfragen nun ausschließlich über Doctolib bearbeitet werden. Dies führte zu einer schnellen Akzeptanz und einer beeindruckend hohen Nutzung durch unsere Patienten.
Vorteile der Nutzung von „Patientenanfragen“: Was sich verbessert hat
Durch die Nutzung der Patientenanfragen konnte unser Team nicht nur effizienter arbeiten, sondern auch messbare Verbesserungen erzielen:
- Zeitersparnis: Ein Telefonat für eine Rezeptanforderung dauert im Schnitt zwei bis fünf Minuten. Mit den Patientenanfragen ist der Prozess in unter einer Minute erledigt. Bei häufigen Anfragen summiert sich die Zeitersparnis enorm.
- Patientenzufriedenheit: Die Patienten schätzen die Möglichkeit, ihre Anliegen einfach und ohne Wartezeit zu übermitteln. Viele haben uns positives Feedback zur Benutzerfreundlichkeit und Schnelligkeit der Bearbeitung gegeben.
- Strukturierte Kommunikation: Alle Nachrichten sind direkt mit der Patientenakte verknüpft, was uns die Organisation und Bearbeitung der Anfragen erleichtert und eine reibungslose Dokumentation gewährleistet. (mein persönliches Highlight, da alle anderen Optionen (z.B. sichere Mail o.ä.) diesen Komfort nicht bieten)
Antworten auf häufige Einwände
Falls Sie sich fragen, ob ein einfaches Formular auf Ihrer Website ausreichen könnte, können wir aus Erfahrung sagen: Die integrierte Doctolib-Funktion bietet wesentliche Vorteile. Anders als bei Formularen werden die Anfragen hier strukturiert und vor allem auch in einer sicheren Umgebung verwaltet, was Datenschutzanforderungen zuverlässig erfüllt.
Ein weiteres Argument, das oft aufkommt, ist die Frage, ob die Funktion für alle Patienten zugänglich ist, da sie ein Doctolib-Konto erfordert. Tatsächlich nutzen heute bereits viele Patienten Doctolib, und die digitale Affinität in allen Altersgruppen steigt. Diejenigen, die bereits ein Konto haben, schätzen die Möglichkeit, ihre Praxis direkt und sicher zu kontaktieren. Wir haben die Erfahrung gemacht - das notwendige Nutzerkonto ist kein Hemmnis für die Kommunikation : ).
Tipps für Praxen, die die Einführung erwägen
Für alle Praxen, die über die Implementierung der Patientenanfragen nachdenken, haben wir aus unseren bisherigen Erfahrungen einige Empfehlungen:
- Proaktive Kommunikation: Erklären Sie den Patienten, dass Anfragen zukünftig über Doctolib laufen. Nutzen Sie Flyer, Ihre Website oder direkte Hinweise in der Praxis.
- Schrittweise Einführung: Starten Sie mit einem klar definierten Anwendungsbereich, zum Beispiel Rezeptanforderungen oder Terminanfragen, und erweitern Sie nach und nach.
- Feedback nutzen: Holen Sie regelmäßig Feedback von Patienten und Mitarbeitern ein, um den Prozess weiter zu optimieren und die Akzeptanz zu erhöhen.
Und ganz ganz wichtig: Seien Sie konsequent! D.h. nehmen Sie bestimmte Anfragen wie z.B. Rezeptanfragen o.ä. nur über diesen einen Kanal entgegen und nicht mehr über die vorher genutzten Kanäle - nur so merken Sie auch wirklich eine Entlastung. Aus meiner Erfahrung ist dieser Schritt am Anfang etwas „unangenehm“, zahlt sich aber später mehr als aus.
Bei Fragen gerne unter dem Beitrag kommentieren : ). Viel Erfolg bei Einführung und Nutzung der Patientennachrichten.
Ihr Carl Billmann
, wird von den Patienten sehr gut wahrgenommen und genutzt. Bei Fragen jederzeit gerne melden. Viele Grüße Carl Billmann