Wir haben Doctolib relativ frisch im Sommer 2024 eingeführt, deswegen kenne ich vielleicht noch nicht alle Tricks und Kniffe, möchte aber meine ersten Erfahrungen mit Ihnen teilen. Vielleicht haben Sie ja noch weitere Tipps, v. a. für Praxen, die gerade erst mit Doctolib starten.
Wenn möglich hospitieren und Zeit für Schulungen einplanen
Ich arbeite in einer Augenarztpraxis, die zu einer Gruppe mit mehreren Standorten gehört. Hier hatte ich das Glück, dass ich in einer Praxis hospitieren konnte, bevor wir Doctolib in unserer Praxis eingeführt haben. So konnte ich mir einen guten Überblick verschaffen und aus erster Hand lernen, wie das System funktioniert. In unserer Praxis habe ich dann darauf geachtet, das Team mit einzubeziehen und den Kollegen und Kolleginnen die Nutzung von Doctolib durch Schulungen und durch „Über-die-Schulter-Schauen“ näherzubringen. Transparenz war hier der Schlüssel – wenn jeder versteht, wie das System funktioniert, ist die Akzeptanz im Team deutlich höher.
AHA-Moment: Krankheitsfälle und Terminabsagen
Das Ziel bei der Einführung von Doctolib war es v. a. das Personal am Empfang zu entlasten – denn leider leiden wir, wie Sie vielleicht auch, an Personalmangel. Der erste Moment, wo ich dachte “Ach, das System funktioniert ja super” war, als es einen Krankheitsfall bei uns in der Praxis gab und Termine bedauerlicherweise ausfallen mussten. Mit einem einzigen Klick konnte ich alle betroffenen Termine stornieren und die Patienten direkt informieren. Diese schnelle und einfache Lösung hat mir viel Arbeit erspart und die Patienten wurden zeitnah informiert. Natürlich gab es ein paar Nachfragen, aber die waren schneller beantwortet, als wenn ich alle Patienten hätte anrufen müssen.
Auslastungen verbessern mit Online-Buchung und Warteliste
Wir sind gerade dabei, die Anzahl der online buchbaren Termine weiter zu steigern. Das ist ein Prozess, bei dem wir im Team immer wieder abwägen müssen, welche Termine sinnvoll online zur Verfügung gestellt werden können. Was wir aber schon merken: Besonders durch die Warteliste fühlt sich der Kalender automatisch.
Mein Tipp für einen guten Start
Könnte ich die Zeit zurückdrehen, würde ich unsere Patienten schon wesentlich früher informieren, dass wir Doctolib einführen werden. Wir hatten natürlich Flyer ausgelegt und einen Aushang gemacht, aber wir haben gemerkt, dass es eine Weile braucht, bis Patienten verstehen, wie das System funktioniert. Mit mehr Vorlaufzeit können sich die Patienten mit Doctolib beschäftigen, sich ein Konto anlegen und schon einmal alle Informationen eintragen. Die Terminbuchung klappt dann sicherlich schneller. Wenn Sie also ganz frisch dabei sind: Informieren Sie Ihre Patienten so schnell wie möglich.
Viele Grüße
Kerstin Jung