Liebe Community,
wahrscheinlich haben Sie sich zunächst für Doctolib entschieden, weil Sie Ihren Patient:innen einen modernen Service bieten und in der Praxis Arbeit, v. a. Telefonate, reduzieren wollten. Das war vor vielen Jahren auch unser Gedanke als wir Doctolib in unserer Praxis “Praevenio - Ihr Praxisteam” eingeführt haben. Natürlich bietet Doctolib noch viele weitere praktische Funktionen, aber vor allem die unkomplizierte Terminbuchung mit den automatischen Erinnerungen hat bei uns und unseren Patient:innen für einen richtigen AHA-Effekt gesorgt. Und weil die Einführung bei uns so gut funktioniert hat, möchte ich gerne ein paar Tipps mit Ihnen teilen, wie Sie Ihre Patient:innen zur Nutzung der Online-Buchung animieren können. Denn nur, wenn Patient:innen die digitalen Angebote auch nutzen, profitieren auch Sie davon, indem Sie z. B. weniger Anrufe haben und Patient:innen besser vorbereitet zu Terminen kommen.
Unsere ersten Schritte, um die Online-Buchung in unserer Praxis zu etablieren:
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Flyer und Plakate in der Praxis: Am Anfang haben wir Flyer und Plakate in unserer Praxis platziert, um unsere Patient:innen auf die Online-Buchungsmöglichkeit aufmerksam zu machen. Das war ein guter erster Schritt. Jetzt wissen unsere Patient:innen aber Bescheid und brauchen diese Form der Information gar nicht mehr und buchen termine direkt online statt sie in der Praxis auszumachen.
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Ansage auf unserem Anrufbeantworter: Wir haben eine freundliche Ansage auf unserem Anrufbeantworter eingerichtet, in der wir unsere Patient:innen über die Möglichkeit der Online-Buchung informieren. Indem wir ihnen die entsprechende Website-Adresse nennen, können sie direkt darauf zugreifen und Termine bequem online vereinbaren.
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Google-My-Business-Eintrag: Die Aktualisierung unseres Google-Eintrags war ein wichtiger Schritt, um die Online-Buchung zu fördern. Durch das Hinzufügen der Option zur Online-Terminvereinbarung können potenzielle Patient:innen uns leicht finden und direkt einen Termin buchen.
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Beliebte Termine online anbieten: Wir bieten Gesundheits-Checks für Visumsanträge online an. Diese sind sehr beliebt und werden fast ausschließlich online gebucht. Über die Hinweise direkt bei der Terminbuchung können wir über den Ablauf der mehrstündigen Termine aufklären, ohne dass Patient:innen anrufen müssen. Das ist sehr praktisch und die Patient:innen kommen gut vorbereitet zu den Terminen.
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Hinweis und klickbarer Button auf unserer Website: Auf unserer Website haben wir einen gut sichtbaren Hinweis platziert, der auf die Online-Buchungsmöglichkeit hinweist. Zudem haben wir einen klickbaren Button integriert, der unsere Patient:innen direkt zur Buchungsseite führt. Diese klare und einfache Navigation hat dazu beigetragen, dass unsere Patient:innen die Online-Buchung problemlos nutzen können.
Patient:innen überzeugen und Einverständnis einholen
Eigentlich mussten wir unsere Patient:innen gar nicht groß von der Nutzung der Online-Buchung überzeugen, denn die Vorteile liegen für alle klar auf der Hand. Für uns in der Praxis ist es eine große Entlastung durch weniger Telefonanrufe und unsere Patient:innen sind wesentlich unabhängiger.
Aber natürlich haben wir trotzdem ein paar Maßnahmen ergriffen, um unsere Patient:innen an die Online-Buchung heranzuführen.
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Einverständnis der Patient:innen einholen: Um sicherzustellen, dass wir unsere Patient:innen kontaktieren können und sie z. B. die Terminerinnerungen erhalten, holen wir natürlich ihr Einverständnis ein. Einmal im Jahr bitten wir schriftlich um ihre Zustimmung, dass wir sie kontaktieren dürfen. Zudem erinnern wir sie bei der Terminvergabe in der Praxis nochmals mündlich daran und holen ihr Einverständnis ein. Dieser transparente Ansatz hat das Vertrauen unserer Patient:innen gestärkt.
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Warteliste für Patient:innen: Da wir einige Termine anbieten, die sehr beliebt sind, weisen wir unserer Patient:innen darauf hin, dass es doch gut wäre, sich dafür auf die Warteliste zu setzen. Das machen wir bei Terminbuchungen in der Praxis, aber auch durch Hinweise bei der Online-Buchung. Wenn Patient:innen einen kurzfristig frei gewordenen Termin erhalten und nicht mehrere Wochen darauf warten müssen, sind sie immer richtig begeistert.
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Patient:innen selber Termine buchen lassen: Was richtig gut funktioniert, ist, dass unsere Patient:innen, die in der Praxis einen neuen Termin buchen wollen, auf die Online-Buchung hinzuweisen. So oft stehen Patient:innen vor mir, die einen Termin in 3 Monaten brauchen, aber gerade keinen Kalender dabei haben und nicht wissen, wann sie Zeit haben. Da sage ich oft “Buchen Sie den Termin selbst über Doctolib, da finden Sie den Zeitpunkt, der für Sie am besten passt und können ihn auch selbst nochmal verschieben, wenn etwas dazwischen kommt.” Das machen unsere Patient:innen dann sehr gern, so finden Sie genau den Termin zum richtigen Zeitpunkt.
Integration in den Praxisalltag
Die Einführung und Umsetzung der Online-Terminbuchung war damals sehr einfach für uns. Damit auch weiterhin alles gut klappt, achten wir auf Folgendes:
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Vorteile der Online-Buchung im Team kommunizieren: So stellen wir sicher, dass alle im Team unsere Patient:innen aktiv darauf hinweisen, diese Option zu nutzen.
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Über Neuigkeiten im Produkt informieren: Damit wir immer auf dem neuesten Stand sind, was z. B. Neuerungen bei Doctolib angeht, informieren wir uns aktiv. Für mich sind die Produktführungen direkt in Doctolib sehr praktisch. Da erfahre ich Schritt für Schritt, was neu ist und welche Einstellungen man aktivieren kann. Mein Tipp: Klicken Sie die Hinweise nicht weg und nehmen Sie sich die Zeit – auch wenn es im Praxisalltag schwerfällt.
Durch diese Maßnahmen funktioniert die Online-Buchung in unserer Praxis sehr gut. Für uns bedeutet das viel Entlastung und unsere Patient:innen schätzen die Flexibilität und Bequemlichkeit, die ihnen dieser Service bietet. Ich hoffe, dass Ihnen diesen Tipps helfen, dass die Online-Buchung auch bei Ihnen gut angenommen wird.
Bei Fragen kommentieren Sie gern unter diesem Beitrag. Ich freue mich auf den Austausch!
Liebe Grüße Nicole Kneib