Oktober 2026
Neue Anrufkategorien: Festlegen, wie der KI-Telefonassistent mit bestimmten Anliegen umgeht
Hausbesuch, Telekonsultation, Terminverspätung und mehr: Sie entscheiden pro Anliegen, was passieren soll.
Für wen: Einrichtungen mit KI-Telefonassistent
Was sich geändert hat: Bisher hat der KI-Telefonassistent Anliegen außerhalb der Terminbuchung überwiegend einheitlich behandelt. Jetzt erkennt er zusätzliche Anrufgründe und bearbeitet sie genau so, wie Sie es für Ihre Praxis festlegen.
Neu erkannt werden:
- Hausbesuch: Anfragen zu Besuchen bei Patient:innen zu Hause
- Telekonsultation: Wunsch nach einem Termin per Video
- Wunsch nach menschlicher Unterstützung: Anrufende möchten ausdrücklich mit Ihrem Team sprechen
- Verpasster Praxisanruf: Rückruf auf einen Anruf aus Ihrer Praxis
- Terminverspätung: Patient:innen melden, dass sie später kommen
Für jede Kategorie legen Sie einzeln fest, wie der KI-Telefonassistent reagiert: per Weiterleitung an Ihr Team, mit einer informativen Antwort auf Basis Ihrer hinterlegten Auskunft oder durch eine strukturierte Anfrage, die Ihr Team später bearbeitet. So landen nur die Anliegen bei Ihrem Team, die tatsächlich eine persönliche Bearbeitung brauchen.
Aktivierung: Die Funktion muss einmalig eingerichtet werden. Navigieren Sie über Einstellungen (Zahnrad-Symbol) → Patientennachrichten & Kommunikation → KI-Telefonassistent → Bearbeiten zum Reiter „Konfiguration" und legen Sie je Anrufkategorie die gewünschte Bearbeitung fest.
Hinweis: Die Anrufkategorien werden schrittweise ausgerollt und stehen Ihnen innerhalb der nächsten zwei Wochen zur Verfügung.
Qualifizierende Fragen jetzt auch am Telefon
Der KI-Telefonassistent stellt Ihre qualifizierenden Fragen aus der Online-Buchung jetzt auch im Gespräch.
Für wen: Einrichtungen mit KI-Telefonassistent, aktivierter Terminbuchung und hinterlegten qualifizierenden Fragen
Was sich geändert hat: Qualifizierende Fragen prüfen vor einer Buchung, ob ein Termin für das Anliegen geeignet ist, zum Beispiel „Liegt eine Überweisung vor?". Bisher wurden diese Fragen nur bei der Online-Terminbuchung gestellt. Jetzt berücksichtigt sie auch der KI-Telefonassistent. Passt die Antwort zu Ihren Vorgaben, wird der Termin wie gewohnt gebucht. Schließt die Antwort eine Buchung aus, erhalten Anrufende stattdessen die von Ihnen hinterlegte Information. Damit gelten am Telefon dieselben Voraussetzungen wie online und ungeeignete Termine entstehen gar nicht erst.
Aktivierung: Keine Aktion erforderlich. Ihre bestehenden qualifizierenden Fragen aus den Terminarten werden automatisch auch am Telefon berücksichtigt.
Individuelle Begrüßungs- und Abwesenheitsansagen selbst festlegen
Legen Sie selbst fest, was Anrufende hören, während Ihrer Sprechzeiten und außerhalb davon. Neu: Wählen Sie jetzt auch die Stimme Ihres KI-Telefonassistenten.
Für wen: Einrichtungen mit KI-Telefonassistent
Was sich geändert hat: Bisher verwendete der KI-Telefonassistent überwiegend feste Ansagen. Jetzt begrüßen Sie Anrufende mit Ihren eigenen Worten und hinterlegen eine separate Ansage für Zeiten außerhalb Ihrer Sprechzeiten. Ebenso ist es nun möglich, eine generelle Abwesenheitsnachricht inklusive Vertretungskontakt zu hinterlegen.
So informieren Sie Anrufer:innen jederzeit passend zur aktuellen Situation Ihrer Praxis und müssen Abwesenheiten oder Vertretungen nicht mehr über Umwege kommunizieren.
Aktivierung: Die Funktion ist konfigurierbar und muss von Ihnen eingerichtet werden. Klicken Sie dazu auf Einstellungen (Zahnrad-Symbol) → Patientennachrichten & Kommunikation → KI-Telefonassistent → Bearbeiten.
Anschließend können Sie unter dem Reiter „Konfiguration" die gewünschten Einstellungen vornehmen.
Dort können Sie die gewünschten Ansagen hinterlegen und Ihre bevorzugte Stimme auswählen. Über die Schaltflächen „Formal", „Neutral" oder „Freundlich" lassen sich Alternativtexte vorschlagen. Sofern Sie unterschiedliche Ansagen innerhalb und außerhalb Ihrer Sprechzeiten wünschen, deaktivieren Sie zuvor die Einstellung „Telefonanfragen außerhalb der Öffnungszeiten akzeptieren".
September 2026
Natürlicherer Buchungsdialog
Der KI-Telefonassistent führt Anrufende jetzt natürlicher und in weniger Schritten zum Termin.
Für wen: Einrichtungen mit KI-Telefonassistent und aktivierter Terminbuchung
Was sich geändert hat: Anrufende können mehrere Angaben in einem Satz nennen – etwa „Ich möchte nächste Woche vormittags zur Kontrolle zu Dr. Weber". Der KI-Telefonassistent verarbeitet diese Informationen gemeinsam und fragt nur noch nach, was tatsächlich fehlt. Konkret verbessert wurden:
- Weniger Wiederholungen: Bereits genannte Informationen werden berücksichtigt und nicht erneut abgefragt
- Kürzere, verständlichere Fragen: Der Dialog wirkt weniger wie ein Fragebogen
- Ein konkreter Terminvorschlag pro Gesprächsschritt: Passt er nicht, kann eine andere Präferenz genannt werden
- Änderungen jederzeit möglich: Behandelnde Person, Besuchsgrund oder Zeitwunsch lassen sich mitten im Gespräch anpassen – ohne dass die Buchung neu startet
- Zusammengefasste Bestätigung: Besuchsgrund, behandelnde Person, Datum und Uhrzeit werden einmal gemeinsam wiederholt
- Klare Übergabe an Ihre Praxis: Ist keine passende Buchung möglich, wird die Anfrage strukturiert mit allen relevanten Angaben an Ihr Team übergeben
Bestehende Buchungsregeln – etwa zu Patientenstatus, Versicherungsstatus oder Überweisung – werden weiterhin vollständig berücksichtigt.
Aktivierung: Keine Aktion erforderlich. Die Verbesserung ist automatisch aktiv.
Verbesserte Buchstabierungserkennung
Der KI-Telefonassistent erkennt buchstabierte Angaben jetzt deutlich präziser – auch bei seltenen Namen, Umlauten oder ungewöhnlichen Schreibweisen.
Für wen: Einrichtungen mit KI-Telefonassistent
Was sich geändert hat: Nennen Anrufende ihren Namen Buchstabe für Buchstabe, überträgt der KI-Telefonassistent diese Angaben jetzt zuverlässiger in die Patientendaten. So entstehen weniger fehlerhafte Einträge und Ihr Team muss Namen im Nachgang seltener korrigieren.
Aktivierung: Keine Aktion erforderlich. Die Verbesserung ist automatisch aktiv.
Neue, natürlichere Stimme
Der KI-Telefonassistent spricht mit einer neuen, flüssigeren Stimme – für ein angenehmeres Gesprächserlebnis.
Für wen: Alle Einrichtungen mit KI-Telefonassistent
Was sich geändert hat: Die Sprachausgabe wurde auf eine neue Stimme umgestellt, die flüssiger klingt, eine natürlichere Betonung hat und ein angenehmeres Sprechtempo. Zusammen mit dem verbesserten Buchungsdialog fühlt sich das Telefonat spürbar mehr wie ein echtes Gespräch an – und Ihre Praxis hinterlässt bei jedem Anruf einen professionellen und zugewandten Eindruck.
Aktivierung: Keine Aktion erforderlich. Die neue Stimme ist automatisch aktiv.
August 2026
Unterschiedliche Abläufe für Anrufe von GKV- und PKV-Neupatient:innen festlegen
Legen Sie für gesetzlich und privat versicherte Neupatient:innen getrennt fest, wie Ihr KI-Telefonassistent reagieren soll – passend zu Ihren Praxisabläufen und Kapazitäten.
Für wen: Einrichtungen mit KI-Telefonassistent und aktivierter Terminbuchung
Was sich geändert hat: Sie können jetzt für gesetzlich versicherte Neupatient:innen (GKV) und privat versicherte Patient:innen (PKV) jeweils individuell festlegen, wie der KI-Telefonassistent Anrufe bearbeitet. Wählen Sie pro Versicherungsart eine der folgenden Optionen:
- Termin automatisch buchen: Der KI-Telefonassistent schlägt passende Termine vor und bucht den Termin direkt im Gespräch.
- Anfrage erstellen: Der KI-Telefonassistent erfasst das Anliegen als Patientenanfrage. Ihr Team entscheidet anschließend über die weitere Bearbeitung.
- Zum persönlichen Gespräch weiterleiten: Der Anruf wird direkt an Ihr Team weitergeleitet.
So sorgen Sie für klare Abläufe bei eingehenden Anrufen und entlasten Ihr Team bei wiederkehrenden Entscheidungen.
Aktivierung: Die Funktion ist konfigurierbar. Öffnen Sie die Einstellungen des KI-Telefonassistenten und legen Sie für GKV- und PKV-Patient:innen fest, wie Anrufe jeweils behandelt werden sollen.
Unterstützung für mehrere Standorte
Der KI-Telefonassistent steht jetzt auch für Praxen mit mehreren Standorten zur Verfügung. Für jeden Standort kann ein eigener Telefonassistent erstellt und unabhängig konfiguriert werden.
Für wen: Einrichtungen mit mehreren Standorten und KI-Telefonassistent
Was sich geändert hat: Jeder Standort erhält einen eigenen Telefonassistenten mit individueller Konfiguration, eigenen Öffnungszeiten und eigenen Patientennachrichten. Alle Assistenten sind übersichtlich mit Name, Telefonnummer, zugehörigem Nachrichtenprofil und Standort aufgelistet.
Aktivierung: Öffnen Sie die Einstellungen und navigieren Sie zu Patientennachrichten & Kommunikation → Telefonassistent. Klicken Sie auf „Telefonassistent erstellen“, wählen Sie das gewünschte Nachrichtenprofil sowie den Standort aus dem Dropdown-Menü. Die Telefonnummer des Standorts wird automatisch eingetragen. Klicken Sie abschließend auf „Erstellen“.
Juli 2026
KI-Zusammenfassung direkt auf der Terminkarte
Die KI-Zusammenfassung des Telefonassistenten ist jetzt direkt auf der Terminkarte sichtbar – ohne Umwege über das Anrufprotokoll.
Für wen: Alle Einrichtungen mit KI-Telefonassistent
Was sich geändert hat: Bisher war die KI-Zusammenfassung nur im Anrufprotokoll zugänglich. Sie ist nun direkt in der Terminkarte eingebettet und bei neuen Terminen standardmäßig geöffnet. Drei Neuerungen im Überblick:
- Herkunftskennzeichnung (linke Spalte): Ein eindeutiges Symbol zeigt an, ob ein Termin über den KI-Telefonassistenten gebucht, verschoben oder abgesagt wurde
- KI-Zusammenfassung (mittlere Spalte): Eine strukturierte Zusammenfassung des Gesprächs wird direkt in der Terminkarte angezeigt, zum Beispiel:
- Vollständiges Gesprächsprotokoll: Über einen direkten Link gelangen Sie vom Termin aus zum vollständigen Gesprächsprotokoll
- Alle Terminzustände abgedeckt: Gebuchte, verschobene und abgesagte Termine werden berücksichtigt
Aktivierung: Keine Aktion erforderlich. Die Funktion ist automatisch aktiv.
Terminverschiebung am Telefon
Noch mehr Entlastung durch Automatisierung: Der KI-Telefonassistent kann jetzt auch bestehende Termine automatisch am Telefon verschieben.
Für wen: Einrichtungen mit KI-Telefonassistent
Was sich geändert hat: Der KI-Telefonassistent kann nun nicht nur Termine buchen und absagen, sondern auch bestehende Termine verschieben. Wenn Patient:innen anrufen, um einen Termin zu verschieben, schlägt der Assistent passende neue Termine vor und bestätigt die Verschiebung direkt im Gespräch. Die Funktion gilt für Terminverschiebungen bei der selben Gesundheitsfachkraft bzw. in demselben Terminkalender und mit derselben Terminart.
Aktivierung: Öffnen Sie die Einstellungen des Telefonassistenten. Unter „Bearbeitung von Anfragen“ bzw. „Umgang mit Anfragen“ können Sie für den Anfragetyp „Termin verschieben“ die automatische Verschiebung auswählen.
Bitte beachten: Die automatische Terminverschiebung ist nur möglich, wenn online buchbare Anliegen vorhanden sind und die Stornierungsfrist noch nicht abgelaufen ist. Andernfalls wird automatisch eine Anfrage für Ihr Team erstellt.
Gesperrte Patient:innen werden bei der Buchung berücksichtigt
Patient:innen, die Sie für Online-Buchungen gesperrt haben, können nun auch über den KI-Telefonassistenten nicht mehr automatisch buchen.
Für wen: Einrichtungen mit KI-Telefonassistent und aktivierter Terminbuchung
Was sich geändert hat: Wenn Sie Patient:innen in Doctolib für Online-Buchungen gesperrt haben, wird diese Information jetzt auch vom KI-Telefonassistenten berücksichtigt. Ihre Praxisregeln gelten damit konsequenter über verschiedene Buchungskanäle hinweg:
- Online über Doctolib
- Telefonisch über den KI-Telefonassistenten
So behalten Sie mehr Kontrolle darüber, welche Patient:innen automatisch Termine buchen können.
Aktivierung: Keine Aktion erforderlich. Die Verbesserung ist automatisch aktiv.
Weniger duplizierte Patientenakten bei nicht eindeutig erkannten Bestandspatient:innen
Mehr Kontrolle, wie mit Bestandspatient:innen umgegangen wird, die am Telefon nicht eindeutig erkannt werden, um unnötige neue Patientenakten zu vermeiden.
Für wen: Einrichtungen mit KI-Telefonassistent, besonders Praxen mit hohem Anrufvolumen oder hohen Anforderungen an die Datenqualität
Was sich geändert hat: Wenn Patient:innen am Telefon angeben, bereits in Ihrer Praxis bekannt zu sein, versucht der KI-Telefonassistent, sie eindeutig in Ihrer Patientendatenbank zu erkennen.
Bisher konnte es bei unklaren oder widersprüchlichen Angaben vorkommen, dass eine neue Patientenakte angelegt wurde, obwohl die Person möglicherweise bereits als Patient:in vorhanden war. Dadurch konnten duplizierte Patientenakten entstehen. Mit der neuen Einstellung können Sie festlegen, wie der KI-Telefonassistent in solchen Fällen reagieren soll. Wenn Bestandspatient:innen nicht eindeutig erkannt werden, kann der KI-Telefonassistent den Fall anders behandeln, statt automatisch eine neue Patientenakte anzulegen.
Das hilft Ihnen dabei:
- Dubletten zu vermeiden
- die Datenqualität Ihrer Patientenkartei zu verbessern
- manuelle Nacharbeit für Ihr Team zu reduzieren
Aktivierung: Die Funktion ist konfigurierbar. Öffnen Sie die Einstellungen des KI-Telefonassistenten, um festzulegen, wie nicht eindeutig erkannte Bestandspatient:innen behandelt werden sollen.
Juni 2026
Neue Einstellungen für Abwesenheiten und Erreichbarkeit
Der KI-Telefonassistent lässt sich jetzt noch besser an Ihre Praxisorganisation anpassen, zum Beispiel bei Abwesenheiten oder außerhalb Ihrer Öffnungszeiten.
Für wen: Einrichtungen mit KI-Telefonassistent
Was sich geändert hat: In den Einstellungen des KI-Telefonassistenten stehen Ihnen neue Möglichkeiten zur Verfügung, um die Erreichbarkeit Ihrer Praxis besser abzubilden:
- Abwesenheitsmodus: Hinterlegen Sie Abwesenheiten, zum Beispiel Urlaub oder Schließzeiten, direkt in den Einstellungen.
- Vertretung angeben: Falls relevant, können Informationen zur Vertretung ergänzt werden.
- Anfragen außerhalb der Öffnungszeiten steuern: Sie können besser festlegen, wie der KI-Telefonassistent mit Anrufen außerhalb Ihrer Öffnungszeiten umgehen soll.
- Notfallkontakt berücksichtigen: Hinterlegte Notfallinformationen können vom KI-Telefonassistenten genutzt werden, damit Patient:innen passend informiert werden.
So können Sie den KI-Telefonassistenten besser auf Ihre aktuelle Praxissituation abstimmen und Patient:innen auch bei Abwesenheiten klar informieren.
Aktivierung: Öffnen Sie die Einstellungen des KI-Telefonassistenten, um die neuen Optionen für Abwesenheiten, Erreichbarkeit und Notfallinformationen zu konfigurieren.
Verbesserte Behandlerauswahl bei der Terminbuchung
Der KI-Telefonassistent unterstützt Patient:innen jetzt noch besser dabei, den passenden Termin bei der richtigen Gesundheitsfachkraft zu finden.
Für wen: Einrichtungen mit KI-Telefonassistent und aktivierter Terminbuchung, besonders Praxen mit mehreren Behandler:innen oder Fachrichtungen
Was sich geändert hat: Der Buchungsprozess am Telefon wurde verbessert. Wenn Patient:innen einen Termin buchen möchten, berücksichtigt der KI-Telefonassistent nun besser, welche Fachrichtung oder welche Gesundheitsfachkraft für den gewünschten Termin relevant ist.
Das bedeutet:
- Bessere Fachrichtungsabfrage: Bei Praxen mit mehreren Fachrichtungen fragt der KI-Telefonassistent gezielter ab, für welche Fachrichtung Patient:innen einen Termin buchen möchten.
- Passendere Terminvorschläge: Verfügbare Termine werden auf Basis der genannten Fachrichtung, des Patientenstatus und, falls relevant, des Versicherungsstatus besser eingegrenzt.
- Gezieltere Behandlerauswahl: Patient:innen können angeben, ob sie eine bestimmte Gesundheitsfachkraft bevorzugen oder keine Präferenz haben.
- Weniger Rückfragen: Die Behandlerauswahl wird nur dann abgefragt, wenn sie für die Buchung relevant ist. Das reduziert Missverständnisse im Gespräch und hilft dabei, Patient:innen schneller zum passenden Termin zu führen.
Aktivierung: Keine Aktion erforderlich. Die Verbesserung ist automatisch aktiv.
Mai 2026
Neue Stimme: Leda
Der Telefonassistent spricht mit der neuen weiblichen Stimme 'Leda' – für ein noch natürlicheres Gesprächserlebnis.
Für wen: Einrichtungen mit KI-Telefonassistent
Was sich geändert hat: Die Stimme Ihres Telefonassistenten wurde auf die neue weibliche Stimme „Leda" umgestellt. Die neue Stimme klingt natürlicher und sorgt für ein angenehmes Erlebnis für Ihre Patient:innen.
Aktivierung: Die Umstellung erfolgt automatisch für alle Praxen – Sie müssen keine Einstellungen vornehmen.
Verbessertes Anrufprotokoll
Identifizierte Anrufer werden im Anrufprotokoll direkt mit ihrem Namen angezeigt – für einen schnelleren Überblick über alle eingegangenen Anrufe.
Für wen: Einrichtungen mit KI-Telefonassistent
Was sich geändert hat: Auf Basis des Feedbacks aus den Co-Building Interviews wurde das Anrufprotokoll verbessert. Identifizierte Anrufer werden nun direkt mit ihrem Namen in der Liste angezeigt, sodass Sie auf einen Blick sehen, wer angerufen hat.
Aktivierung: Keine Aktion erforderlich. Die Änderung ist bereits aktiv.
Automatische Terminbuchung für erweiterte Anfragen
Der Telefonassistent bucht automatisch Termine für Anfragen, die ursprünglich keine Terminbuchung betrafen – zum Beispiel bei Rezepten, Überweisungen, Krankschreibungen oder Untersuchungsergebnissen.
Für wen: Einrichtungen mit KI-Telefonassistent
Was sich geändert hat: Der Telefonassistent kann nun bei Anfragen, die keine direkte Terminbuchung betreffen, automatisch einen Termin vereinbaren. Sie legen in den Einstellungen fest, bei welchen Anliegen dies geschehen soll. Der Assistent erklärt im Gespräch den Grund und bucht den Termin direkt. Falls keine Buchung möglich ist, wird automatisch eine Anfrage für Ihr Team erstellt.
Aktivierung: Einstellungen des Telefonassistenten öffnen und gewünschte Anfragetypen auswählen.
Unterstützung für mehrere Fachrichtungen
Der Telefonassistent unterstützt Praxen mit mehreren Fachrichtungen. Patient:innen werden automatisch zur richtigen Fachrichtung weitergeleitet.
Für wen: Einrichtungen mit KI-Telefonassistent
Was sich geändert hat: Der Telefonassistent erkennt das Anliegen der Patient:innen und leitet sie automatisch an die passende Fachrichtung weiter – ohne manuellen Eingriff Ihres Teams.
Aktivierung: Die Funktion ist verfügbar. Kontaktieren Sie bei Bedarf unser Support-Team für die Einrichtung.
April 2026
Verkürzte und anpassbare Begrüßungsnachricht
Die Begrüßungsnachricht ist kürzer und Sie können wählen, ob der zusätzliche Datenschutzhinweis angezeigt werden soll. Die verpflichtende Information über die Gesprächsaufzeichnung bleibt bestehen.
Für wen: Einrichtungen mit KI-Telefonassistent
Was sich geändert hat: Die Begrüßungsnachricht wurde verkürzt. Sie können wählen, ob der Hinweis „Für weitere Informationen zum Schutz Ihrer Daten kontaktieren Sie bitte Ihre Praxis" angezeigt werden soll. Wichtig: Wenn Sie diesen Hinweis deaktivieren, stellen Sie sicher, dass Patient:innen die Datenschutzinformationen anderweitig erhalten (z. B. über Ihre Website oder Praxisinformationen).
Aktivierung: Einstellungen des Telefonassistenten öffnen und Begrüßungsnachricht anpassen.
Telefonische Terminabsagen
Patient:innen können neben der Terminbuchung auch Termine direkt über den Telefonassistenten absagen.
Für wen: Einrichtungen mit KI-Telefonassistent
Was sich geändert hat: Der Telefonassistent kann Terminabsagen bearbeiten. Sie wählen zwischen drei Optionen: Der Assistent storniert den Termin sofort (direkte Absage), Ihr Team erhält eine Benachrichtigung und entscheidet individuell (Anfragenerstellung), oder der Anruf wird an Ihr Praxisteam durchgestellt (Weiterleitung).
Aktivierung: Einstellungen des Telefonassistenten öffnen und gewünschte Option für Terminabsagen wählen.
