Herbst-Update 2025: Mit dem Telefonassistent 2.0 keine Anfrage mehr verpassen!

[Evelin_H]

Liebe Community,

der November ist Hochsaison für das Praxistelefon: Über 500 Anrufe gehen durchschnittlich in Praxen ein, davon werden 75 % verpasst. Der Telefonassistent 2.0 übernimmt für Sie – jetzt mit mehr Automatisierung für ein natürliches Gesprächserlebnis.

Telefonassistent 2.0 – Nimmt ab, hört zu, schafft Fokus

Die neuen Funktionen im Herbst-Update 2025 machen den Telefonassistenten noch leistungsfähiger:

• Volle Kontrolle bei Abwesenheiten: Individuelle Abwesenheiten für Praxisurlaube oder keine Anfragen außerhalb der Öffnungszeiten? Kein Problem! Sie können den Telefonassistenten so einstellen, wie es für Sie passt.
• Smarte Besuchsgrund-Auswahl: Der Telefonassistent 2.0 denkt mit und schließt mit KI aus dem Gespräch mit der Patient:in auf den passenden Besuchsgrund. Weniger manuelle Nacharbeit, mehr Präzision.
• Erweiterte Anruferkennung: Der Telefonassistent erkennt, ob Neupatient:innen, Patient:innen, Zuweiser:innen oder Kolleg:innen anrufen – und handelt, wie Sie es festlegen. Sie können jetzt individuelles Verhalten für verschiedene Anrufergruppen einstellen, beispielsweise direkte Weiterleitung nur für Neupatient:innen.

Doctolib Herbst-Update 2025: Neue Funktionen für den Telefonassistenten

Exklusives Herbstangebot: 50 % Rabatt sichern

Sichern Sie sich bis zum Jahresende 50% Rabatt auf Ihre ersten drei Monate Telefonassistent! Nutzen Sie diese Gelegenheit, um Ihren Empfang nachhaltig zu entlasten. *

Möchten Sie den Telefonassistent 2.0 vorab in Aktion erleben? Unser Berater-Team zeigt Ihnen gerne in einem unverbindlichen Gespräch, wie die neuen Funktionen Ihren Praxisalltag erleichtern.

Einfache Einrichtung nach Ihren Bedürfnissen

Der Telefonassistent bucht Termine direkt in Ihrem Kalender und kann andere Anfragen dokumentieren, weiterleiten oder freundlich abweisen – Sie entscheiden für jeden Anfragetyp individuell. Mit dem Abwesenheitsmodus informiert er während Ihres Urlaubs über Ihre Abwesenheit, ohne Anfragen anzunehmen.

Live-Webinar: „Termine, Check-in & Behandlung“

Entdecken Sie im Live-Webinar, wie wir Telefonassistent, Patientenaufnahme und KI-Sprechstundenassistent in einem einzigartigen, KI-basierten System vereinen.
21. November, 17–18 Uhr

Herzliche Grüße
Ihr Doctolib-Team

*Das Angebot für die Rabattaktion “Herbst-Update November 2025 – Telefonassistent” ist nur für Bestandskund:innen gültig, die im Aktionszeitraum vom 04.11. bis 31.12.2025 einen Demo-Termin für den KI-basierten Telefonassistenten buchen und im Anschluss die Doctolib-Dienste noch im Dezember 2025 ausgerollt werden. Die ausführlichen Teilnahmebedingungen finden Sie in diesem Dokument.
Alle Angaben in den Produktbildern und -videos sind frei erfunden und beinhalten keine realen Daten.

[neimann]

Leider müsste der Slogan eher lauten: “Nimmt ab, hört zu, schafft Überlastung”

Während bisher Absagen per Anrufbeantworter entgegen genommen wurden, wird nun sehr viel Unsinn und Datenmüll in die Patientennachrichten katapultiert, den wir dann filtern, löschen und abarbeiten “müssen”.

Ich habe unsere Kritik, die zum Ende der Testphase führte, einmal gesammelt:

- Der Telefonassistent vergibt Termine auch an Patientinnen, die für die Online-Terminvergabe gesperrt sind. Das ist eine rote Linie, die niemals überschritten werden darf. Jede Sperre hat einen triftigen Grund. Diese Fehlfunktion ist so massiv, dass Sie für uns nicht akzeptabel ist.

- Der Telefonassistent bietet trotz korrekt erkanntem Versicherungsstatus (hier Privatversicherte) Termine der jeweils anderen Kategorie an, die aber gar nicht für Privatpatienten eingerichtet sind (beispielsweise Krebsvorsorge mit Ultraschall). Das führt zu großen Verunsicherungen insbesondere auf Seiten der Patientinnen und zu einem Chaos in der Praxis.

- Der Telefonassistent halluziniert und lässt nicht nachvollziehbar wichtige Beschreibungen der Terminarten weg. So hat er einer Patientin eine „Krebsvorsorge plus“ angeboten, diese gibt es aber gar nicht. Es gibt nur Krebsvorsorge plus Unterleib und Krebsvorsorge plus Brust. Er wählte dann selbst eine Terminart bei der Bestätigung aus, die die Patientin aber gar nicht gewählt hat.

- Der Telefonassistent schlägt teils vor der Abfrage des (Behandlungs-)Wunsches (Pat. wollte „Termin“ vereinbaren) willkürliche Terminarten vor anstatt zunächst die Kategorie oder auch frei den Behandlungswunsch abzufragen. Die häufigste Terminart ist die Krebsvorsorge, die kam aber bei den vorgeschlagenen Behandlungen (wir haben 140 Stück) überhaupt nicht vor.

- In vielen Anfragen ignoriert der Telefonassistent die Wünsche der Patientinnen komplett und weist auch nicht darauf hin, aus welchem Grund er den Wunsch nicht berücksichtigen kann. Stattdessen schlägt er nicht passende Termine vor. Beispiel: Patientin wünscht Termin um 8:15 oder 13 Uhr. Unsere Sprechstunde beginnt um 8:30 Uhr laut Kalender (ausgewiesene Sprechzeiten ab 8:30 Uhr), zwischen 12:30 und 14 Uhr ist Mittagspause (nie Termine, außer Beratungen am Mittwoch, also nie für die gewünschte Krebsvorsorge). Hier wäre ein Hinweis gut, dass die gewünschten Zeiten außerhalb des Sprechstundenangebotes der Praxis liegen und die Frage, ob alternative Zeiten angeboten werden sollen.

- Es werden sehr viele unsinnige „Patientennachrichten“ generiert. Die Patientinnen werden nicht gefragt, ob sie zurückgerufen werden wollen. Wir können auch nicht konfigurieren, ob das die Standardoption sein soll. Vielmehr wird allen Patientinnen (außer bei akuten Beschwerden) mitgeteilt, die Praxis würde sich melden. Das wollen wir nicht. Das muss konfigurierbar sein oder ist für uns unbrauchbar. Am besten wäre eine Einstellung je Anrufgrund, die das einstellbar macht und die Abfrage beim Anrufer, ob er/sie das wünscht, falls ein Rückruf konfiguriert ist.

- Patientennachrichten gehen meist gezielt von Patientinnen oder von uns aus, sind klar und eindeutig im Inhalt. Diese sind aber zwischen den zahlreichen (meist unsinnigen) Nachrichten des Telefonassistenten kaum noch aufzufinden. Ein funktionierender Filter existiert nicht. Wir schlagen vor, Nachrichten des Telefonassistenten außerhalb der Patientennachrichten oder aber in einem eigenen Reiter darzustellen, um die wirklich wichtigen Nachrichten nicht zu übersehen.

- Terminabsagen und -verschiebungen funktionieren nicht, sind für uns aber sehr wichtig.

- Bei Terminarten, die überhaupt nicht online oder für die Patienten nicht online angeboten werden (Überweisung), sollten automatisch dazu führen, das eine weitere Suche nach „anderen“ und nicht gewünschten Terminarten unterbleibt. Das passiert aber aktuell. Sinnvoll wäre die Aufforderung zur Kontaktaufnahme (ggf. je nach Konfiguration auf verschiedenen Wegen - siehe oben). Wir würden uns wünschen, dass es möglich ist, hier den bevorzugten Weg der Kontaktaufnahme selbst zu konfigurieren.

- Die aktuelle Logik verschiebt die bisherige Aufgabe, uns als Praxis zu erreichen, auf das Praxispersonal, was nun versuchen „muss“, die Patientinnen zu erreichen. Das ist in dieser Form inakzeptabel.

Für uns ist der Telefonassistent aktuell noch unbrauchbar. Die Verbesserungsvorschläge dürfen gerne in eigene Themen als Vorschläge gesplittet werden.