Liebe Community,
heute möchten wir Ihnen in unserer Artikelserie „Inside Doctolib“ einen besonderen Einblick in das Deployment-Team geben. Unser Kollege @Dustin_Haß wird uns durch seinen spannenden Arbeitsalltag führen und erklären, wie er und sein Team die Implementierung und praktische Umsetzung von Doctolib-Systemen für verschiedene medizinische Fachrichtungen unterstützen. 
Dustin wird uns auch von den Herausforderungen und Erfolgen berichten, die er im Zuge seiner Arbeit erlebt. Seien Sie gespannt auf interessante Einblicke und erfahren Sie mehr darüber, wie das Deployment-Team dazu beiträgt, die digitale Transformation im Gesundheitswesen voranzutreiben. 
Einführung und Hintergrund
Frage: Kannst du dich bitte kurz vorstellen und uns etwas über deine Rolle im Deployment-Team von Doctolib erzählen?
„Mein Name ist Dustin, ich bin 28 Jahre alt und komme aus Berlin. Ich arbeite im Deployment-Team bei Doctolib und bin dort insbesondere für die Implementierung und die praktische Umsetzung von Systemen für Physiotherapeuten, Ergotherapeuten, Osteopathen, Heilpraktiker und psychologische Psychotherapeuten zuständig.“
Frage: Wie lange bist du schon bei Doctolib und was hat dich dazu bewogen, im Deployment-Team zu arbeiten?
„Was mich dazu bewegt hat, bei Doctolib zu arbeiten, ist die Kombination aus meiner bisherigen Berufserfahrung und meinem Wunsch, im Bereich der Digitalisierung einen echten Unterschied zu machen. Nach Jahren als Hairstylist im Beautybereich, wo ich viel über Serviceorientierung und effiziente Abläufe gelernt habe, wollte ich meine Fähigkeiten in einem Bereich einbringen, der stärker auf digitale Lösungen setzt und den Alltag der Menschen verbessert. Seit Dezember 2022 bin ich nun bei Doctolib und freue mich, einen Beitrag zur digitalen Transformation im Gesundheitswesen zu leisten. Ich habe Doctolib selbst privat genutzt und war vom Produkt und der Benutzerfreundlichkeit begeistert. Besonders die einfache Terminbuchung hat mich beeindruckt, da ich aus meiner Zeit als Friseur weiß, wie frustrierend es sein kann, einen Arzttermin zu bekommen – vor allem ohne digitale Lösungen. Dieser persönliche Bezug motivierte mich, Teil eines Unternehmens zu werden, das es den Menschen erleichtert, ihre Gesundheitsversorgung zu organisieren.“
Ein typischer Arbeitstag
Frage: Kannst du eine detaillierte Beschreibung deines täglichen Ablaufs im Deployment-Team geben, von der ersten bis zur letzten Aufgabe des Tages?
„Der Tag beginnt oft damit, dass ich meine E-Mails checke und auf dringende Anfragen reagiere – sei es von Kollegen oder Praxen, die Unterstützung bei der Implementierung von Doctolib benötigen. Manchmal starte ich den Tag auch direkt mit einem Termin mit einer Praxis, wobei ich remote arbeite, um sicherzustellen, dass die Einführung oder Integration der Software reibungslos verläuft und die Nutzer sie korrekt einsetzen können. Ansonsten schaue ich in Asana, welche Projekte für den Tag anstehen und welche Vorbereitungen noch getroffen werden müssen. Da der Arbeitsalltag stark vom Zeitplan des Sales-Teams und den Terminen mit den Praxen abhängt, kann es auch sein, dass ich zwischen verschiedenen Aufgaben jongliere. Am Ende des Tages fasse ich meine Aufgaben zusammen, dokumentiere die Fortschritte und plane, was für den nächsten Tag noch zu tun ist. Je nachdem, wie der Tag verlaufen ist, kann es auch sein, dass ich noch offene Mails bearbeite oder mich mit Kollegen austausche, um sicherzustellen, dass alle Herausforderungen des Tages gelöst sind.“
Deployment-Prozess und Methoden
Frage: Wie sieht euer typischer Deployment-Prozess aus, von der Planung bis zur Umsetzung?
„Unser Deployment-Prozess beginnt nach Vertragsabschluss durch das Sales-Team und der Terminvereinbarung mit der Praxis. Zunächst senden wir eine Bestätigungs-E-Mail mit wichtigen Informationen und einem Praxisfragebogen, der Details zu Arbeitsabläufen und Terminen erfragt. Nach Rückerhalt des ausgefüllten Fragebogens prüfen wir die Antworten und bereiten die Implementierung vor, indem wir die Doctolib-Lösungen an die Praxisbedürfnisse anpassen. Dabei stehen wir im engen Austausch mit dem Onboarding-Team, das für die Implementierung der Marketingelemente zuständig ist. Anschließend implementieren wir die Software gemäß den Vorgaben und konfigurieren alle Funktionen. Während dieses Prozesses stehen wir in engem Austausch mit der Praxis, um Fragen zu klären und eine korrekte Nutzung sicherzustellen. Zum Abschluss überprüfen wir die Systeme und bieten eine ausführliche Einweisung in die Nutzung von Doctolib, um einen reibungslosen Start zu gewährleisten.“
Frage: Wie stellt ihr sicher, dass die Deployments reibungslos und ohne Probleme verlaufen?
„Durch den regelmäßigen internen Austausch und die enge Zusammenarbeit mit dem Sales-Team wird sichergestellt, dass keine Details übersehen werden und dass wir schnell auf Veränderungen oder neue Anforderungen reagieren können. Dies führt zu einer effektiveren und effizienteren Implementierung.“
Zusammenarbeit und Teamarbeit
Frage: Wie arbeitet ihr im Deployment-Team zusammen und wie koordiniert ihr euch mit anderen Teams bei Doctolib?
-
Wöchentliche Catch-Ups:
„Wir treffen uns wöchentlich, um den Projektstatus zu besprechen, Herausforderungen zu identifizieren und Fortschritte zu berichten.“ -
Kommunikation über Slack:
„Slack ermöglicht uns schnelle, effiziente Kommunikation und stellt sicher, dass alle Teammitglieder stets auf dem gleichen Stand sind.“ -
Dokumentation in Salesforce Chatter:
„Wichtige Informationen und Fortschritte werden in Salesforce Chatter festgehalten, um eine transparente Nachverfolgbarkeit zu gewährleisten.“ -
Zusammenarbeit mit anderen Teams:
„Wir arbeiten eng mit dem Sales- und Onboarding-Team zusammen, um reibungslose Übergaben und koordinierte Abläufe sicherzustellen.“ -
Transparenz und Feedback:
„Durch regelmäßigen Austausch und Dokumentation fördern wir eine Kultur der Transparenz und kontinuierlichen Verbesserung.“
Frage: Kannst du uns ein Beispiel für eine erfolgreiche Zusammenarbeit mit einem anderen Team geben?
„Das beste Beispiel für eine erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen Teams ist die enge Kooperation zwischen dem Deployment-Team und dem Import-Team, insbesondere bei der Implementierung von Daten aus einem anderen System. Durch diese enge Zusammenarbeit stellen wir sicher, dass die Daten nahtlos übertragen werden und der Start für die Praxis reibungslos erfolgt, ohne dass eine manuelle Datenübertragung notwendig ist. Das verhindert Verzögerungen und sorgt dafür, dass der Implementierungsprozess effizient und pünktlich abgeschlossen wird.“
Herausforderungen und Erfolge
Frage: Was sind die größten Herausforderungen, denen ihr im Deployment-Team begegnet?
„Eine der größten Herausforderungen, mit denen wir im Deployment-Team häufig konfrontiert werden, ist, dass viele Praxen technisch nicht auf dem neuesten Stand sind. Oft fehlt es an der nötigen technischen Affinität, selbst für die einfacheren Aufgaben im Implementierungsprozess. Das erschwert die Umsetzung und führt manchmal zu Verzögerungen, da wir zusätzliche Unterstützung leisten müssen, um sicherzustellen, dass alles korrekt eingerichtet wird.“
Frage: Auf welche Deployments oder Projekte bist du und dein Team besonders stolz?
„Ich bin nicht auf ein spezielles Projekt besonders stolz, sondern auf die gesamte Arbeit, die mein Team und ich leisten. Die kontinuierliche Wertschätzung innerhalb unseres Deployment-Teams für unsere Leistung motiviert uns jeden Tag. Und ich spreche hier nicht nur für mich, sondern für das gesamte Team. Wir setzen uns nicht nur bei einzelnen Projekten besonders ein, sondern geben bei jedem Projekt stets 100 %, um die bestmöglichen Ergebnisse zu erzielen.“
Zukunft und Innovation
Frage: Gibt es aktuelle oder geplante Projekte, an denen ihr arbeitet, die besonders innovativ oder aufregend sind?
„Aktuell arbeite ich an einem besonders spannenden Projekt im physiotherapeutischen Bereich. Es handelt sich um eine Praxis mit 23 Therapeuten an vier Standorten, die alle gleichzeitig starten möchten. Dazu kommt ein großer Datenimport, der eine präzise und gut koordinierte Umsetzung erfordert. Das Projekt ist herausfordernd und innovativ, da es nicht nur die technischen Aspekte des Imports betrifft, sondern auch die gleichzeitige Einführung an mehreren Standorten, was eine besondere Planung und Organisation erfordert.“
Falls Sie Fragen zu unserem Deployment-Team haben, hinterlassen Sie gerne einen Kommentar unter diesem Beitrag. Dustin freut sich darauf, Ihre Fragen zu beantworten.
Haben Sie schon die anderen Artikel unserer Reihe „Inside Doctolib“ entdeckt? In unserem letzten Beitrag haben wir Hannah aus dem UX-Writer:innen Team interviewt. Darüber hinaus finden Sie spannende Einblicke in die Arbeit von Hannah aus dem Kundenberater:innen-Team, David Brandau und seinem Product-Design-Team sowie Zgjim aus dem Product-Support-Team.
Freuen Sie sich auf den nächsten Artikel, in dem Tobias das Work Experience Team vorstellt und wertvolle Tipps gibt, wie Sie Ihren Arbeitsalltag verschönern können. Bleiben Sie dran für weitere spannende Einblicke in die verschiedenen Teams und ihre Tätigkeiten bei Doctolib!