Liebe Community,
haben Sie sich jemals gefragt, wer dafür sorgt, dass wir so produktiv & fleißig bleiben? 
In unserer fortlaufenden Artikelserie „Inside Doctolib“ möchten wir Ihnen heute einen Blick hinter die Kulissen des Workplace Experience-Teams geben. Tobias, besser bekannt als Tobi, wird uns von seiner spannenden Rolle und den vielfältigen Aufgaben berichten, die er tagtäglich meistert, um unseren Arbeitsalltag zu verbessern. 
Vielleicht können Sie sich ja auch von seiner Arbeit inspirieren lassen 
Über Tobi und seine Rolle
Frage: Kannst du dich bitte kurz vorstellen und uns etwas über deine Rolle im Workplace Experience-Team von Doctolib erzählen?
„Hi, Ich bin Tobi und bei Doctolib deutschlandweit für alles verantwortlich rund um Food & Beverage und Events. […] Seit Anfang des Jahres bin ich auch Ansprechpartner für unser Facility-Team im M51 & München. Unser kleines Workplace Team kümmert sich u.a. auch noch um Travel & Car Fleet, Space Planning, Office Appearance, Sicherheit der Büros usw“
Frage: Wie lange bist du schon bei Doctolib und was hat dich dazu bewogen, im Workplace Experience-Team zu arbeiten?
„Tatsächlich habe ich einen eher untypischen Werdegang bei Doctolib hingelegt. Offiziell habe ich als externer Mitarbeiter über eine Personaldienstleistungsfirma im August 2022 angefangen. Im Mai 2023 wurde ich durch gute Leistungen und durchweg positives Feedback unter den Kollegen zu einem richtigen Doctoliber “befördert”. Ursprünglich komme ich aus dem Event- und Gastronomiebereich und habe während der Pandemie nach einer Alternative gesucht und gefunden. :)“
Ein typischer Arbeitstag voller Abwechslung
Frage: Kannst du eine detaillierte Beschreibung deines täglichen Ablaufs im Workplace Experience-Team geben, von der ersten bis zur letzten Aufgabe des Tages?
„Das Schöne an meiner Position ist, dass kein Tag dem anderen gleicht. Je nachdem, ob Events, Workshops o. ä. anstehen, gestaltet sich mein Tag dementsprechend.
Ein typischer Durchschnittstag ohne Events beginnt aber immer mit einem Team “Stand-up", in welchem wir uns gegenseitig auf den neuesten Stand bringen, Updates zu Projekten geben und wichtige Änderungen oder Probleme, die schnell gelöst werden müssen, besprechen.
Danach bestelle ich entweder für alle Büros Getränke, Snacks etc., kümmere mich um die Bearbeitung der Rechnungen oder plane/recherchiere für zukünftige Events. […] Da kommen täglich Anfragen über Hilfe zu Events, Caterings oder individuelle Problembeschreibungen im Office rein, die ich immer versuche schnellstmöglich zu lösen.
Nach der Mittagspause stehen oft Meetings mit Kolleg:innen an, die Events planen, Lieferanten/Partner oder anderen Abteilungen, mit denen wir kollaborieren […]. Ansonsten stehen noch Aufgaben auf der Agenda, wie z.B. Listen für Dokumentationen, Budgetverwaltung usw. mit Informationen zu füttern oder ich mache eine Kontrolltour durchs Office. Aber langweilig wird es nie, denn bei Doctolib wartet jeden Tag eine neue Überraschung auf mich. Sei es eine kaputte Kaffeemaschine oder eine kalte Heizung.“
Strategien und Methoden zur Arbeitsplatzoptimierung
Frage: Wie sieht euer typischer Prozess zur Verbesserung der Arbeitsplatzumgebung aus, von der Idee bis zur Umsetzung?
„Natürlich ist unser Hauptziel im Team, den bestmöglichen Arbeitsplatz für unsere Doctoliber zu schaffen. Um herauszufinden, was den Doctolibern fehlt, benutzen wir verschiedene Tools. Wir haben im M51 & K11 eine Feedbackbox eingerichtet, in der jeder Mitarbeiter anonym Vorschläge zur Verbesserung einwerfen kann. […] Sollte es keinen Budgetkonflikt geben für kleine Änderungen/Verbesserungen, haben wir im Team freie Hand und können unsere Ideen jederzeit umsetzen. Ansonsten wird alles gemeinsam im täglichen Stand-up besprochen, ein Plan entwickelt, wie man diesen am besten umsetzen kann oder wo man ggf. Einsparungen vornehmen kann, um den Arbeitsplatz zu verbessern.“
Frage: Wie stellt ihr sicher, dass die Arbeitsplatzumgebung sowohl produktiv als auch angenehm ist?
„Gerade meine tägliche Aufgabe ist es, dafür zu sorgen, dass unsere Mitarbeiter lieber ins Büro kommen, als vom Homeoffice aus zu arbeiten. Dafür haben wir 2x die Woche ein zauberhaftes Frühstück, um bestmöglich in den Tag zu starten. Wir haben in jedem Büro immer einen vollen Kühlschrank an Softdrinks. Wir versuchen, einen gesunden Mix aus zuckerfreien und zuckerhaltigen Getränken zu schaffen. Natürlich darf man heutzutage nicht auf den obligatorischen Obstkorb verzichten, um jederzeit nur ein paar Schritte vom gesunden Snack zwischendurch entfernt zu sein. Aber auch die “ungesunde” Süßigkeitenschale ist auf jeder Etage zu finden, denn eine kleine Schokolade kann einem helfen, aus einem Mittagstief wieder einen produktiven Schub zu bekommen. Genauso haben wir immer ein paar Nüsse als “Brainfood” in der Küche griffbereit.“
Zusammenarbeit und Teamarbeit auf den Punkt gebracht
Frage: Wie arbeitet ihr im Workplace Experience-Team zusammen und wie koordiniert ihr euch mit anderen Teams bei Doctolib?
„Da unser Team mit 3 Mitarbeitern recht klein ist, ist die Zusammenarbeit und Kommunikation super einfach. Einmal im Quartal gibt es globale Workplace Meetings, wo wir globale Themen und Projekte besprechen. Auch global arbeiten wir regelmäßig zusammen, um allen Büros weltweit den gleichen Standard und Qualität bieten zu können.
Mit anderen Teams haben wir auch regelmäßige Meetings wie z.B. mit dem HR-Operation Teams, um Dinge wie Schulungen oder Arbeitssicherheitsmaßnahmen durchführen zu können.“
Herausforderungen und Erfolge meistern
Frage: Was sind die größten Herausforderungen, denen ihr im Workplace Experience-Team begegnet?
„Die größten Probleme sind meist unerwartete Ausfälle von Geräten, Elektrik oder Heizungen. Alles, was das Arbeiten der Doctoliber erschwert oder einschränkt. Denn für diese Probleme ist es oft schwierig, umgehend eine Lösung zu finden.“
Frage: Auf welche Verbesserungen der Arbeitsumgebung oder Projekte bist du und dein Team besonders stolz?
„Ich selber bin sehr stolz darauf, dafür verantwortlich zu sein den Arbeitsalltag unsere Doctoliber in den regional offices maßgeblich verbessert zu haben, indem wir eine Kooperation mit Lieferando auf die Beine gestellt haben und auch dafür gesorgt haben, dass alle Büros regelmäßig mit einer eigenen Auswahl an Getränken & Snacks versorgt werden.“
Konkrete Beispiele aus der Praxis
Frage: Kannst du konkrete Beispiele für häufig auftretende Probleme im Bereich Workplace Experience und deren Lösungen geben?
„Ein immer wiederkehrendes Problem, mit dem ich fast täglich zu kämpfen habe, ist der Platzmangel und die geringe Auswahl an “größeren” Meetingräumen. Denn da die Teams stetig wachsen, brauchen wir immer häufiger Meetingräume, die Platz für +15 Personen bieten. Hierzu arbeiten wir eng mit anderen WeWork Räumlichkeiten in ganz Berlin zusammen, haben aber auch schon extern mit Design Office, dem Crowne Plaza oder unseren Nachbarn von den Sarotti Höfen zusammengearbeitet, um unseren Doctolibern die ideale Räumlichkeit für ihre Events oder Workshops zu schaffen.“
Frage: Welche Maßnahmen habt ihr ergriffen, um das Wohlbefinden der Mitarbeiter zu steigern?
„Das ist eine unserer täglichen Missionen und das wäre jetzt eine zu lange Liste. Es fängt bei einer breiteren Auswahl von Snacks an, geht über die Erfüllung des großen Wunsches Eiswürfel im Büro zu haben und endet wahrscheinlich irgendwo bei der Umstellung von 1x wöchentlich Frühstück zu 2x wöchentlich.“
Tipps und Best Practices
Frage: Welche Tipps kannst du anderen Unternehmen geben, um die Arbeitsplatzumgebung zu verbessern?
„Den Mitarbeitern die Chance geben, ihre individuellen Wünsche/Bedürfnisse zu äußern und zu zeigen, dass man diese versucht, so gut wie möglich umzusetzen. Es bedeutet einigen schon viel, wenn man merkt, dass einem zugehört wird und jede Meinung gleich wichtig ist.“
Mitarbeitererfahrungen und Feedback
Frage: Kannst du Beispiele für positives Feedback von Mitarbeitern geben, das zeigt, wie wertvoll die Arbeit des Workplace Experience-Teams für Doctolib ist?
„Wir haben in unserem kleinen Büro eine Wand voll mit positiven Feedbacks über unser Team. Wir heben jedes einzelne Feedback auf und präsentieren sie mit Stolz. Ihr könnt jederzeit vorbeikommen und euch die Feedbacks anschauen.“
Fortbildung und Weiterentwicklung
Frage: Wie bildet sich das Workplace Experience-Team kontinuierlich weiter, um immer auf dem neuesten Stand zu bleiben und die besten Arbeitsplatzlösungen zu liefern?
„Wir arbeiten eng mit unseren Partnern (Security, Facility, Service, etc.) zusammen und haben regelmäßige Meetings zum Austausch über mögliche Verbesserungen. Unser Team macht regelmäßig Schulungen & Workshops u.a. zum Brandschutzhelfer, Erste-Hilfe-Kurse oder zum Sicherheitsbeauftragten. Somit tragen wir als Team nicht nur einen großen Teil zum Wohlbefinden am Arbeitsplatz bei, sondern auch zur Sicherheit.
Zudem haben wir immer ein offenes Ohr für die Wünsche unserer Mitarbeiter. “
Persönliche Einblicke
Frage: Was gefällt dir am meisten an deiner Arbeit im Workplace Experience-Team?
„Am meisten gefällt mir, dass kein Tag dem anderen gleicht. Jeden Tag wartet eine neue Überraschung oder Herausforderung auf uns als Team.
Schon immer war ich von Herzen aus sehr serviceorientiert ("User first”) und kümmere mich sowohl privat als auch beruflich so gerne um das Wohl anderer. Deswegen macht es mir wirklich eine große Freude, jeden Tag aufs Neue alles dafür zu geben, den bestmöglichen Arbeitsplatz für unsere Doctoliber zu schaffen!“
Ich hoffe, dieser Einblick in das Workplace Experience-Team hat Ihnen gefallen!
Haben Sie noch Fragen zu unserem Workplace Experience-Team? Hinterlassen Sie gerne einen Kommentar unter diesem Beitrag. Tobi wird Ihre Fragen gerne beantworten und freut sich auf Ihr Feedback.
Haben Sie schon den letzten Artikel der Serie „Inside Doctolib“ gelesen? In unserem vorherigen Beitrag haben wir Dustin aus dem Deployment-Team interviewt, der für die Systemimplementierung zuständig ist.
Bleiben Sie gespannt, denn im nächsten Artikel wird Franziska das Patient Prevention Team vorstellen und aufzeigen, wie sie mit innovativen Ansätzen zur Patientenprävention beitragen. Freuen Sie sich auf weitere spannende Einblicke in unsere Teams!
