Doctolib wurde bereits in der Klinik Königshofen, eine Fachklinik für Psychiatrie, Psychotherapie, Neurologie und Psychosomatik der St. Augustinus Gruppe, eingeführt, bevor ich dort gestartet bin. Da ich Doctolib aber schon privat nutze, fiel es mir nicht so schwer das System zu verstehen und ich bin schnell reingekommen. Auch neue Kolleg:innen nehmen das gut an, da muss ich nicht viel erklären.
Ein Ziel, das wir mit der Nutzung von Doctolib verfolgen ist mehr Patient:innen zu gewinnen und die Auslastung zu steigern. Das klappt sehr gut, so werden z. B. unsere Termine „Vorgespräche zur stationären Aufnahme“ fast nur online gebucht. Die meisten Buchungen kommen dabei über die Doctolib-Plattform, da wir dort gut gefunden werden.
Effiziente Workflows schaffen und transparent mit Patient:innen kommunizieren
Natürlich sind wir als Fachklinik für Psychiatrie eher eine Ausnahme im Doctolib-Kosmos und unsere Arbeitsabläufe nicht unbedingt auf alle Praxen übertragbar, aber gerne würde ich Tipps teilen, um Arbeitsabläufe zu vereinfachen.
Für die Erstgespräche ist die Überweisung ein Muss, da wir prüfen müssen, ob Patient:innen bei uns richtig sind. Ohne das Hochladen der Überweisung gibt es keine Termine. Das kommunizieren wir ganz deutlich.
Ähnlich handhaben wir das mit der Zustimmung für den Erhalt von Terminerinnerungen und anderen Nachrichten. Hier kommunizieren wir klar, dass wir die Terminbuchung über Doctolib machen und es wichtig ist, dass die Patient:innen uns die Erlaubnis erteilen Nachrichten von uns zu erhalten. Wir fragen also nicht, ob sie Terminerinnerungen erhalten wollen, sondern setzen das voraus und holen uns die Zustimmung so ein. Diese klare Kommunikation wird von den Patient:innen gut angenommen, sodass wir eine sehr gute Zustellquote von Erinnerungs-SMS und -E-Mails erreichen.
Dies wäre meine Tipps – ich hoffe, Sie können daraus etwas für Ihren Arbeitsalltag mitnehmen. Und natürlich freue ich mich auch auf Ihre Tipps.
Viele Grüße
Stefanie Marciniak