Liebe Community,
immer mehr von Ihnen lassen sich durch unseren Telefonassistenten unterstützen. Das freut uns sehr! Deswegen haben wir Ihnen einmal zusammengefasst, wie Sie ihn richtig auf Ihre Bedürfnisse einstellen. Sie finden in diesem Artikel die verschiedenen Optionen, wie der Assistent mit Anfragen – auch außerhalb der Öffnungszeiten und während des Urlaubs – umgeht sowie eine Schritt-für-Schritt-Erklärung zu den Einstellungen.
Terminbuchung
Was passiert?
- Der Telefonassistent kann Termine direkt in Ihrem Doctolib-Kalender eintragen.
- Er fragt die Patient:innen nach dem gewünschten Arzt oder Ärztin, der Terminart und Terminwünschen.
- Es werden nur die Terminarten angeboten, die Sie für die Online-Terminbuchung freigegeben haben. Ihre Einstellungen für Online-Termine gelten auch für den Telefonassistenten. Es wird also darauf geachtet, dass nur Patient:innen mit der entsprechenden Versicherung (privat/gesetzlich) und dem richtigen Status (Neu- oder Bestandspatient:in) die jeweilige Terminart buchen können.
Andere telefonische Anfragen (z. B. zu Rezepten oder Krankschreibungen)
Für andere Anliegen können Sie einzeln festlegen, wie der Assistent reagieren soll. Sie haben für die unterschiedlichen Anfragetypen jeweils drei Möglichkeiten:
Anfrage dokumentieren
- Der Assistent nimmt die Anfrage auf und fragt ggf. nach Details.
- Die Information wird als Nachricht in Ihren
Patientennachrichten gespeichert. - Sie oder Ihr Team bearbeiten die Anfrage später.
Weiterleitung an eine andere Nummer
- Der Anruf wird vom Telefonassistenten an eine von Ihnen festgelegte Telefonnummer weitergeleitet, z. B. ins Praxisteam.
- Wichtig: Die Weiterleitungsnummer darf nicht die gleiche sein wie die des Assistenten – sonst kommt es zu einer Endlosschleife!
- Bitte stellen Sie sicher, dass jemand den Anruf entgegennehmen kann.
Anfrage abweisen
- Der Assistent lehnt die Anfrage freundlich ab.
- Sie wählen aus verschiedenen Optionen aus, welche Information Patient:innen bei der Ablehnung hören (z. B. „Bitte wenden Sie sich online an uns“).
- Diese Anfragen werden nicht gespeichert.
Telefonassistent aktivieren und Anrufannahme einstellen
So geht’s Schritt für Schritt:
- Öffnen Sie die Terminkalenderansicht und klicken Sie rechts oben auf „Einstellungen“.
- Wählen Sie im Menü links „Patientennachrichten und Kommunikation“ und dann „Telefonassistent“.
- Beim Reiter „Umgang mit Anfragen“ Sie sehen nun die Übersicht aller Anfragetypen und können für jeden Typ die gewünschte Reaktion einstellen (dokumentieren, weiterleiten, abweisen).
- Im Reiter „Konfiguration“ legen Sie fest, ob der Telefonassistent sofort oder nach ein paar Klingelzeichen rangehen soll – einfach über das Dropdown-Menü auswählen. Hier aktivieren Sie auch den Abwesenheitsmodus.
- Zurück in Ihrer Kalenderansicht aktivieren oder deaktivieren Sie den Telefonassistenten mit dem Schieberegler oben neben dem Suchfeld „Patientensuche“.
Sie wollen die verschiedenen Einstellungen noch besser nachvollziehen? Dann nutzen Sie hier unsere Schritt-für-Schritt-Erklärung:
Wie immer finden Sie auch alle Informationen in unserem Hilfebereich.
Wie arbeitet der Telefonassistent außerhalb der Sprechzeiten?
Außerhalb der Sprechzeiten informiert der Assistent Ihre Patient:innen, dass die Praxis geschlossen ist. Sie können trotzdem z. B. Termine buchen oder Rezepte anfragen – der Assistent nimmt die Anfrage auf und weist auf längere Bearbeitungszeiten hin.
Sie sind länger weg und wollen keine Anfragen annehmen? Aktivieren Sie den Abwesenheitsmodus!
Bei Urlaub oder Schließtagen können Sie den Abwesenheitsmodus aktivieren. Dann nimmt der Assistent Anrufe sofort an, informiert über die Abwesenheit und nimmt keine Anfragen entgegen. Nach Ihrer Rückkehr finden Sie somit keine offenen Anfragen in Ihrer Inbox.
Sie finden den Abwesenheitsmodus unter „Patientennachrichten & Kommunikation“ > „Telefonassistent“. Dort einfach per Schaltfläche aktivieren.
Tipps & Hinweise
- Prüfen Sie regelmäßig Ihre Patientennachrichten, damit keine Anliegen verloren gehen. Erstellen Sie Vorlagen, damit Sie einfach und schnell antworten können.
- Wenn Sie Anrufe weiterleiten möchten, testen Sie die Zielnummer, damit wirklich jemand erreichbar ist.
- Nutzen Sie die Einstellungen, um den Telefonassistenten optimal an die Abläufe Ihrer Praxis anzupassen.
So gestalten Sie Ihren digitalen Empfang ganz nach Ihren Wünschen – einfach, effizient und zuverlässig! Sollten Sie Fragen haben, schreiben Sie diese gerne in die Kommentare.
Viele Grüße
Elisa Könnecke