Liebe Community,
Der Montagmorgen stellt jede Praxis vor besondere Herausforderungen: volle Wartezimmer, klingelnde Telefone und dringende Anfragen vom Wochenende. Mit der richtigen Organisation und den passenden digitalen Tools können Sie diese Spitzenzeit souverän meistern.
Flexible Terminplanung für den Wochenstart
Der Montagmorgen ist erfahrungsgemäß die Hauptzeit für telefonische Anfragen.
Unsere Online-Terminbuchung erlaubt es Patient:innen Termine rund um die Uhr selbstständig zu buchen und zu verwalten – dies entlastet Ihr Praxistelefon spürbar, besonders in Stoßzeiten.
Wir empfehlen Ihnen, sich die ersten beiden Stunden für akute Fälle vom Wochenende zu reservieren und längere Routinetermine erst ab spätem Vormittag einzuplanen.
Aufgaben-Manager für mehr Überblick
Mit dem Aufgaben-Manager behalten Sie jederzeit den Überblick über alle Abläufe in Ihrer Praxis – ganz ohne Zettelwirtschaft oder vergessene Aufgaben. Ob einzeln oder im Team: Sie können Aufgabenlisten erstellen, Zuständigkeiten klar festlegen und Prioritäten gezielt setzen.
Wiederkehrende Tätigkeiten wie die Bearbeitung von Rezeptbestellungen, Nachverfolgung von Laborbefunden oder Koordination von Rückrufen werden durch die Erinnerungsfunktion zuverlässig unterstützt. Dadurch wird sichergestellt, dass keine wichtigen Aufgaben übersehen werden. Zudem stehen Ihnen Vorlagen für häufig wiederkehrende Aufgaben zur Verfügung, die Ihre Arbeitsprozesse standardisieren und Zeit einsparen.
@Frau_Dr_med_dent_Jur berichtet von Ihren Erfahrungen:
Ich kann meine Wünsche mitteilen, Aufgaben verteilen und diese werden automatisch von meinen Mitarbeiter/innen unter der Woche abgearbeitet.
Über die Wochenansicht bei Doctolib kann man sich somit gleich einen Überblick verschaffen, wie man die Woche oder die einzelnen Tage plant. Abwesenheiten können erstellt werden, Patient:innen können über die Nachrichtenfunktion informiert werden (was sehr gut klappt).
Auch für @TriebnerSascha bewährt sich der Aufgaben-Manager:
Ich kann auf einen Blick sehen, was mich an diesem Tag erwartet und kann auch sehr schnell kontrollieren, ob z.B. alle Befunde für Labor- bzw. Befundgespräche vorliegen. Dadurch kann ich den MFAs ggf. Anweisungen geben, um die Befunde noch rechtzeitig zu organisieren, sofern die dies nicht bereits getan haben. Manchmal gebe ich auch kleinere Arbeitsanweisungen bezüglich eines Eingriffs oder einer OP. 
Team-Briefing effektiv gestalten
Ein gut strukturiertes Team-Meeting am Montagmorgen schafft Klarheit für alle Mitarbeitenden und sorgt für einen reibungslosen Start in die Woche.
Verschaffen Sie sich gemeinsam einen Überblick über die wichtigen Termine des Tages:
- Besondere Patient:innentermine
- Geplante Prozeduren
- Erwartete Laborergebnisse
- Anstehende Teambesprechungen
- Externe Termine
Besprechen Sie mögliche Herausforderungen wie anstehende Urlaubs- oder Krankheitsvertretungen, technische Wartungen oder generelle organisatorische Änderungen.
Digitale Möglichkeiten ausschöpfen
Diese digitalen Features von Doctolib sind Ihre stärksten Verbündeten am Montagmorgen:
→ Nutzen Sie die Terminerinnerungen per SMS und E-Mail, um Ihre Patient:innen an ihre Termine zu erinnern und No-Shows zu reduzieren
→ Die digitale Wartezimmerliste gibt Ihrem Team einen Überblick über anwesende Patient:innen
→ Sie können Patient:innen per SMS benachrichtigen, wenn sie an der Reihe sind
→ Mit Siilo können Sie sich effizient im Praxisteam abstimmen.
Mit diesen Tipps steht einem organisierten und gelassenen Wochenstart nichts mehr im Weg.
Schöne Grüße
Laura