Aufgaben-Manager: Effizienzsteigerung im Teamalltag – Doctolib Frühlings-Update

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Liebe Community,

heute ist es soweit: Im Rahmen des Doctolib-Frühlingsupdates 2024 läuten wir eine neue Ära der Strukturierung und Verwaltung Ihrer Aufgaben ein! Mit dem Aufgaben-Manager haben wir eine Lösung geschaffen, die den administrativen Herausforderungen Ihrer Praxis oder Einrichtung nicht nur begegnet, sondern sie vereinfacht.

:rocket: Behalten Sie das Bewährte, profitieren Sie von Innovationen

Der Aufgaben-Manager baut auf die ehemalige Notizfunktion auf. Sollten Sie ein Fan der alten „Notizen“ gewesen sein, keine Sorge! Sie können weiterhin alles tun, was Sie zuvor getan haben, allerdings jetzt mit weiterentwickelten Optionen.

:clipboard: Was gleich geblieben ist:

  • Das Hinzufügen von Aufgaben und Einsicht im Kalender am Fälligkeitsdatum bleibt erhalten.
  • Erledigte Aufgaben lassen sich jederzeit abrufen, und ein Überblick aller Ihrer To-do’s steht Ihnen zur Verfügung.
  • Alte Notizen können noch im Lesemodus angesehen und einfach in Aufgaben umgewandelt werden (Erfahren Sie hier, wie das geht).

:bulb:Was neu hinzugefügt worden ist:

Strukturierte Aufgaben und Zuweisungen:

Weisen Sie Aufgaben bestimmten Teammitgliedern zu und verknüpfen Sie sie mit Patient:innen oder Terminkalendern. Dies erleichtert die Zusammenarbeit und Delegation von Aufgaben in Ihrem Team. Aufgaben haben eine eindeutige Frist und können kategorisiert werden. Außerdem können alle Angaben jederzeit geändert werden, was Ihnen volle Flexibilität gewährt.

Überfällige Aufgaben:

Überfällige Aufgaben werden hervorgehoben und auffällig dargestellt, sodass sie leicht zu erkennen sind und notwendige Maßnahmen schnell ergriffen werden können.

Kontextuelle Ansicht:

Sie können nun relevante Aufgaben überall in Doctolib einsehen, egal ob Sie sich gerade die Termine oder Patientenkarten anschauen. Dies ermöglicht es Ihnen, sich auf Ihre Aufgaben zu konzentrieren, ohne zwischen verschiedenen Bereichen hin- und herwechseln zu müssen.

Änderungshistorie und Löschmöglichkeit:

Jede Aktion, die bei einer Aufgabe durchgeführt wird, wird gespeichert und in der Änderungshistorie transparent dargestellt, um die Sichtbarkeit und Verantwortlichkeit zu erhöhen. Aufgaben, die nicht mehr relevant sind, können gelöscht werden.

Patientenaufgaben:

Aufgaben, die sich auf Ihre Patient:innen beziehen, können direkt aus der Patientenkarte oder der Patientensuchleiste erstellt werden. Patienteninformationen wie Geburtsdatum und Telefonnummer sind für Sie direkt in der Aufgabe sichtbar.

Wichtige Aufgaben:

[BALD VERFÜGBAR]
Sie werden die Möglichkeit haben, Aufgaben zu priorisieren und diese an oberster Stelle Ihrer Aufgabenliste anzupinnen.

:mortar_board: Alle Schulungsmaterialien an einem Ort

:desktop_computer: Testen Sie den Aufgaben-Manager in einem Klick-Tutorial:

:open_book: Laden Sie sich außerdem hier eine ausführliche Anleitung des Aufgaben-Managers herunter

:arrow_forward: Schauen Sie sich das Produkttraining dazu an:

…und vertiefen Sie Ihr Wissen

in unserem exklusiven Produktwebinar zu der neuen Funktion am 12.06.2024 um 12:30 Uhr.


Weitere Informationen für Connector-Nutzer:innen

:gear: Für die Nutzer:innen unter Ihnen, die mit einem Connector arbeiten, werden wir unser Connector-Widget schrittweise aktualisieren, damit Sie neue Aufgaben einfach erstellen und bestehende direkt aus Ihrem externen PMS verwalten können, ohne mühsam hin- und herwechseln zu müssen.

Haben Sie Fragen oder möchten Sie Ihre ersten Eindrücke teilen? Nutzern Sie gerne die Kommentarfunktion!

Wir wünschen Ihnen viel Freude beim Entdecken und hoffen, dass diese neue Funktion Ihnen helfen werden, Ihre Produktivität zu steigern und die Verwaltung Ihrer täglichen Aufgaben zu vereinfachen.

Liebe Grüße
Evelin

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Hallo @Evelin_K,

vielen Dank für die Umsetzung des Aufgabenmanager.
Dieser gefällt mir sehr gut und wird eine große Hilfe im Alltag sein und ich kann endlich meine digitalen Notizzettel abschaffen.

VG Benedikt Fuchs

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Hallo @Evelin_K, der Aufgabenmanager ist super. Gut finde ich die Veränderbarkeit des Datums.
Schön wäre auch eine Möglichkeit, sich wiederholende Aufgaben zu kennzeichnen (wöchentlich, monatlich).
VG Doreen Halfpap

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Hallo @Benedikt_Fuchs und @_Halfpap_Doreen,

wie toll, dass Ihnen der Aufgaben-Manager gefällt :heart_eyes:!

Bezüglich der Veränderbarkeit des Datums hatte auch @Frau_Stöwer_Daniela schon einen Vorschlag veröffentlicht: Aufgaben-Manager: Termine mit Wiederholung anzulegen

Teilen Sie uns im Laufe der nächsten Tage auch sehr gern weiteres Feedback zur aktiven Nutzung. Wir sammeln alle Ideen zum Aufgaben-Manager und analysieren, welche die Funktion in Zukunft noch leistungsfähiger gestalten könnten.

Viele Grüße
Evelin

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Liebes Doctolib Team,
Das Tool ist eine super Idee. Was uns noch fehlt ist, dass wir die Aufgabenkategorien selbst benennen oder sogar eine eigene Aufgabenkategorie anlegen können. Aktuell gibt es ja z.B. die Kategorien, Befund, Dokument oder ähnliches. Diese würde ich gern entweder um eigene Kategorien erweitern oder eben auch gern umbenennen und die eigenen Farben dafür festlegen. Würde mich über die Umsetzung meines Vorschlages sehr freuen.

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ja das fände ich auch super! z.B. wöchentlich einstellen zu können, dass der Lagerbestand geprüft werden soll. usw. dafür wäre das ganz gut

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Super Idee. wird schon genutzt.

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Hallo @_Stephan_Kim und @_Kautz_Andrea,

vielen Dank für Ihre wertvollen Rückmeldungen zum Aufgaben-Manager! Es ist großartig zu hören, dass Sie das Tool bereits aktiv nutzen und dass Sie das Potenzial für weitere Verbesserungen sehen.

Aktuell sammeln wir alle Vorschläge und analysieren anschließend, welche Anpassungen und Erweiterungen die Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit des Áufgaben-Managers in Zukunft noch verbessern könnten.

Viele Grüße
Evelin

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Hallo!
Auch von uns ein kleines Feedback.

Für uns ist der Aufgabenmanager leider eher mehr Arbeit und finden Ihn daher nicht gut.

Mit freundlichen Grüßen

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Hallo @SiegertChri2559,

vielen Dank für Ihren ersten Kommentar in der Community und, dass Sie sich die Zeit genommen haben, uns Ihr Feedback zum Aufgaben-Manager mitzuteilen. Es tut uns leid zu hören, dass Sie aktuell noch mehr Arbeit statt einer Erleichterung Ihrer Prozesse erfahren.

Aktuell arbeiten wir an einer Reihe von Verbesserungen, u.a. zum Beispiel die Lesbarkeit zu erhöhen sowie die Anzahl der erforderlichen Klicks zu reduzieren. Unser Ziel ist es, den Aufgaben-Manager intuitiver und effizienter zu gestalten.

Für uns wäre es sehr wertvoll zu erfahren, bei welchen spezifischen Punkten Sie auf Schwierigkeiten stoßen. Möglicherweise arbeiten wir bereits an Lösungen oder diese in unsere Planung aufnehmen können.

Wir freuen uns auf Ihre Rückmeldung!

Viele Grüße
Evelin

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Vielen Dank, für die neue Funktion.

Es wäre super, wenn im Terminkalender (Tagesansicht) beim Patienten, dem eine Augabe „zugeteilt“ ist, entweder direkt eine kleine Ziffer im Kreis wie beim Aufgaben-Manager steht oder wenn man den Pat per Mausklick ins WZ setzt, dann wie bei "Doppeltangelte Pat. " ein kleiner Hinweis erscheint „Aufgabe für Pat“ oder so ähnlich.

Das wäre dann sofort zu sehen und wir müssten nicht die Liste durch sehen, ob für den Pat. eine Aufgabe angelegt ist.
Super wäre es auch die Aufgabe aus der Patienkarte zu erstellen. Während der Termin vergeben.

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Auch wir testen den Aufgaben-Manager gerade ausgiebig. Definitiv muss es die Möglichkeit geben den Termin zu wiederholen. Was uns noch fehlt, ist die Möglichkeit, die Aufgabe auch für mehrere Nutzer + Zimmer sichtbar zu machen.

Könnte man den Hintergrund des Aufgabenfeldes farblich markieren, bzw. selbst eine Farbe wählen können, natürlich nur wenn man möchte.

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Vielen Dank im Voraus.

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Liebes Doctolib Team, es wäre klasse wenn man quasi nicht nur die Fälligkeitsdaten markieren könnte, sondern dass man eine weitere Dringlichkeitsmarkierung hinzufügen könnte wie z.B. ein Ausrufezeichen wie bei Outlook. Liebe Grüße :slight_smile:

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Sehr geehrtes Doctolib Team,
es wäre schön, wenn man die Größe des Widgets anpassen könnte, da es zuviel Platz im Screen meiner Praxisverwaltung einnimmt. Auch wäre es schön, wenn ich die Buttons im Widget selber bestimmen (und nicht benötigte auch ausblenden) könnte. Aktuell beinhaltet das Widget 5 Unterpunkte plus den Header. Warum nicht nur den Header und beim Draufklicken öffnet sich ein PullDownMenü? Und am besten via Einstellungen selber definierbar, dann kann es sich jeder selber anpassen.
Vielen Dank!

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Hallo @SchmidtkeInna, @Frau_Stöwer_Daniela, @_Stephan_Kim und @LuxaBjörn,

herzlichen Dank für Ihre wertvollen Rückmeldungen und Anregungen zur Weiterentwicklung des Aufgaben-Managers. Es freut uns sehr zu hören, dass Sie die neuen Funktionen bereits aktiv nutzen und uns unterstützen, indem Sie Ihre Erfahrungen und Vorschläge mit uns teilen.

Die Einführung einer Dringlichkeitsmarkierung, ist eine Funktion, die wir in der Zukunft umsetzen wollen. Wir verstehen, dass die Möglichkeit, wichtige Aufgaben zu priorisieren, eine wesentliche Verbesserung darstellt.

Die Idee, Aufgaben mit einer kleinen Ziffer oder einem Hinweis direkt im Kalender zu markieren, ist eine interessante Überlegung, um die Übersichtlichkeit zu erhöhen und den Workflow zu verbessern. Ebenso haben wir die Anfrage nach einer farblichen Markierung des Aufgabenfeldes und der Option, Aufgaben für mehrere Nutzer und Zimmer sichtbar zu machen, zur Kenntnis genommen. Diese Vorschläge können sicherlich dazu beitragen, die Handhabung von Aufgaben zu vereinfachen. Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir zum aktuellen Zeitpunkt noch kein genaues Einführungsdatum für diese Funktionen nennen können. Seien Sie jedoch versichert, dass wir Ihre Vorschläge bereits auf unserer Liste haben und nach und nach analysieren werden. :slight_smile:

Liebe Grüße
Evelin

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Uns ist im Team noch aufgefallen, dass es sehr unpraktisch ist, dass der Aufgabentitel nicht verändert werden kann. Das kann nur der jenige der die Aufgabe erstellt hat. Das ist sehr unpraktisch. Könntet ihr das für alle im Team freigeben, sodass man wirklich gemeinsam an den Aufgaben arbeiten kann und je nach BEarbeitungsstatus die Aufgaben umbennen kann. Weiterhin wäre es cool, wenn man nicht nur ein Fälligkeitsdatum eintragen könnte, sondern auch noch eine Möglichkeit hat, besonders Dringliche aufgaben extra zu markieren. Rotes Fähnchen z.B. wie bei Outlook. Lieben Dank :slight_smile:

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Mir gefällt die Aufgabenfunktion sehr. Ein Wunsch wäre aber, dass ich bei „Alle Aufgaben“ die Spalten verschieben kann (falls ich die Möglichkeit nicht übersehen habe) - ich möchte gerne den Namen des Patienten in der ersten Spalte sehen, das wäre für mich deutlich übersichtlicher.

vielen Dank.
S. Schüler

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Guten Morgen!
Tolle Funktion! Gut wäre, wenn man im Bereich „Verantwortlich“ Favoriten anlegen könnte. Ich schreibe in der Regel nur 2-3 Teammitgliedern, die man dann immer raussuchen muss…
Viele Grüße
Peter Bodden

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Hallo an @alle,

wie bereits erwähnt, sammeln wir all Ihre Ideen und Vorschläge zur weiteren Verbesserung des Aufgaben-Managers. Nun möchten wir Ihnen die ersten Erweiterungen vorstellen und laden Sie herzlich ein, diese als Beta-Tester:innen vor allen anderen auszuprobieren: Beta-Tester:innen gesucht: Neue Features im Aufgaben-Manager

Bitte beachten Sie, dass wir nicht sofort und auch nicht auf alle Wünsche eingehen können, jedoch werden wir den Aufgaben-Manager kontinuierlich verbessern und gemeinsam mit Ihnen testen. Daher freuen wir uns sehr, wenn Sie am Beta-Test teilnehmen möchten. :slight_smile:

Hallo @_Stephan_Kim, @SSch und @_Bodden_Peter,

vielen Dank auch an Ihr ergänzendes Feedback zum Aufgaben-Manager. Auch Sie dürfen gerne schon am Beta-Test teilnehmen, wenn Sie mögen.

Viele Grüße und ein schönes Wochenende
Evelin

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Liebes Doctolib Team,
super dass ihr an der Dringlichkeitsmarkierung arbeitet.
Meinem Team ist noch aufgefallen, dass es noch eine weiter wichtige Funktion bedarf.
Es wäre klasse wenn man im Patienten direkt, so wie auch links die Terminhistorie usw. zu finden ist, man auch einen Reiter hätte der Aufgaben heißt, zu dem Patienten. Somit könnte man kurzfristig sehen, ob es zu dem Patienten bereits Aufgaben gibt, die erstellt wurden oder welche Aufgaben zu dem Patienten bereits erledigt wurden. Quasi wie eine Terminhistorie, nur eben als eine Aufgabenhistorie speziell für den Patienten. Die alten oder aktuellen Aufgaben in der Liste rauszusuchen ist zu umständlich und es gibt ja auch nicht aufgaben für jeden Patienten. So könnten z.B. die MFAs direkt bei der Annahme des Patienten sehen, dass es da noch aktuelle Aufgaben gibt. Aktuell ist es so, dass die MFAs Aufgaben aus der Karteikarte des Patienten direkt erstellen und die Ärztin dann später im Zimmer nochmal die selbe aufgabe zum selben Patienten erstellt. Das gibt ein riesen kuddel muddel. Wäre klasse wenn ihr das noch mit aufnehmen könntet. Ganz lieben Dank vorab für die Mühe

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