Liebe Community,
der Sommer naht und mit ihm die Zeit für wohlverdiente Erholung! Wie jedes Jahr ist es soweit, den Sommerurlaub zu planen – und auch die Praxis darauf vorzubereiten. Damit Ihre Patient:innen bestens informiert sind und Ihre Praxis auch während der Urlaubszeit organisatorisch reibungslos läuft, möchten wir Ihnen einige Tipps mitgeben, damit Sie Ihren Urlaub ganz unbeschwert genießen können.
Aktualisieren Sie Ihr Organisationsmanagement mit dem Aufgaben-Manager
- Verpassen Sie keine wichtigen Aufgaben vor der Abreise: Stellen Sie sicher, dass alle der wesentlichen Aufgaben, wie das Kommunizieren Ihrer Abwesenheit oder das Setzen von Vertretungen, rechtzeitig erledigt werden. Legen Sie diese ganz einfach im Aufgaben-Manager an und weisen Sie sie den zuständigen Teammitgliedern zu.
- Setzen Sie auch Fälligkeitsdaten für wichtige Aktivitäten, die direkt nach Ihrer Rückkehr anstehen oder hinterlassen Sie einen Kommentar, um der verantwortlichen Person wichtige Informationen zu übermitteln.
Hier ein kurzes Produkttrainingsvideo zum Aufgaben-Manager ansehen.
Informieren Sie Ihre Patient:innen rechtzeitig
- Senden Sie eine Informations-Mitteilung an Ihre Patient:innen: Nutzen Sie die bereitgestellten Vorlagen von Doctolib, um auf bevorstehende Schließzeiten hinzuweisen. Passen Sie die Mitteilungen individuell an und stellen Sie sicher, dass alle Patient:innen informiert sind. Hier ein kurzes Produkttrainingsvideo zu den Patientenmitteilungen ansehen.
- Setzen Sie temporäre Hinweise auf Ihrem Doctolib Online-Profil und halten Sie damit Ihre Patient:innen auf dem Laufenden. Weisen Sie außerdem im Falle eines Notfalls an die richtigen Anlaufstellen sowie auf die Online-Buchung nach Ihrer Rückkehr hin.
- Nutzen Sie außerdem Aushänge in den Praxisräumen, am Eingang der Praxis sowie in Ihren Sozialen Medien, auf Ihrer Website und auf Google.
Optimieren Sie Ihren Terminkalender für die Urlaubszeit
- Verhindern Sie, dass Patient:innen Termine während Ihres Urlaubs vereinbaren, indem Sie die richtigen Abwesenheiten setzen. Bereits gebuchte Termine werden durch die Abwesenheit nach Ihren Wünschen entweder automatisch verschoben oder abgesagt.
- Erstellen Sie eine Vertretung und verweisen Sie Ihre Patient:innen so an andere Fachkolleg:innen. Hier ein kurzes Produkttrainingsvideo zu den Vertretungen ansehen.
- Stellen Sie sicher, dass die Sprechzeiten nach Ihrem Urlaub buchbar sind: Erhöhen Sie die Mindestfrist Ihrer Terminarten, damit Patient:innen schon jetzt Termine für nach den Ferien buchen können.
Wandeln Sie Sprechzeiten in Videosprechstunden um:
- Manchmal ist es unvermeidlich, während des Urlaubs Anrufe entgegenzunehmen, um Notfälle zu verwalten. Um sowohl Ihren Verpflichtungen nachzukommen als auch von Ihrem Urlaub zu profitieren, empfehlen wir Ihnen, die Videosprechstunde einzurichten und diese beispielsweise am Vormittag oder am Abend durchzuführen.
- Passen Sie Ihre bestehenden Sprechzeiten an oder fügen Sie neue für die Videosprechstunde ein. Hier ein kurzes Produkttrainingsvideo
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Mit diesen Schritten können Sie beruhigt in den Sommer starten. Bedenken Sie, dass eine gründliche Vorbereitung und der richtige Einsatz digitaler Tools Ihnen helfen, den Kopf freizubekommen und die freie Zeit voll auszukosten.
Ich wünsche Ihnen einen erholsamen Sommer!
Evelin von Doctolib
