Liebe Community,
damit Sie diesen Sommer Ihren Urlaub ganz unbeschwert genießen können, nehmen wir Ihnen die Arbeit ab und zeigen Ihnen, mit welchen Schritten Sie ein gelungenes Abwesenheitsmanagement schaffen.
🌴 Informieren Sie Ihre Patienten rechtzeitig
Erstellen Sie einen temporären Hinweis auf Ihrem Doctolib-Profil, um Anrufe zu vermeiden und Ihre Patienten über Ihre Ferien zu informieren. Dieses Hinweisfeld ist ebenfalls eine gute Möglichkeit, Ihre Patienten an einen anderen Arztkollegen zu verweisen. Mehr erfahren.
Nutzen Sie außerdem die Aushänge in den Praxisräumen und am Eingang der Praxis. Hinterlegen Sie auch eine Information auf der Startseite Ihrer Website, in den Patientenportalen und in Ihrem „Google My Business”-Eintrag. Per E-Mail erreichen Sie heutzutage fast alle Ihre Patienten. Senden Sie also eine Info-E-Mail und richten Sie für Ihre und ggf. die Praxis-E-Mail eine automatische Abwesenheitsbenachrichtigung ein.
Weisen Sie jeweils auf die Möglichkeit der Online-Terminbuchung während Ihrer Abwesenheit hin und geben Sie an, an wen sich Patienten im Notfall wenden können. So bieten Sie direkt eine moderne und patientenfreundliche Lösung an.
🌴 Setzen Sie Abwesenheiten in Ihrem Terminkalender
Durch das Setzen von Abwesenheiten in Ihrem Terminkalender verhindern Sie, dass Patienten einen Termin während Ihres Urlaubs vereinbaren können. Falls es bereits einen Termin während Ihrer Urlaubszeit gibt, so wird dieser automatisch abgesagt und der Patient darüber per SMS und E-Mail informiert.
💡 Übrigens können Sie Abwesenheiten für den ganzen Tag nun ganz einfach mit nur einem Mausklick erstellen! Klicken Sie dafür einfach nur auf den Titel des aktuellen Wochentags oder den jeweiligen Terminkalender. Anschließend öffnet sich das Einstellungsfenster für die Abwesenheiten!
Sie benötigen eine kleine Auffrischung zu diesem Thema? Durchstöbern Sie einfach unsere FAQ Artikel zum Erstellen von Abwesenheiten und zum Verschieben bereits vorhandener Termine.
🌴 Stellen Sie sicher, dass die Sprechzeiten nach Ihrem Urlaub buchbar sind
Selbst wenn man nicht gerne über die Rückkehr aus dem Urlaub nachdenkt, noch ehe man überhaupt im Urlaub ist, tun Sie es trotzdem: Sorgen Sie dafür, dass Patienten schon jetzt Termine für nach den Ferien buchen können, indem Sie die Mindestfrist Ihrer Terminarten erhöhen. Durch dieses Vorgehen gehen Sie sicher, dass Ihr Terminkalender gut gefüllt ist, wenn Sie aus dem Urlaub kommen.
Wählen Sie in Ihren Einstellungen die "Terminarten" (ehemals Besuchsgründe) aus. Sollten die Spalten mit der Mindest- & Höchstfrist nicht einzusehen sein, klicken Sie oben rechts auf "Erweiterte Optionen" und aktivieren Sie über den Schieberegler die Mindest- und Höchstfrist bei der Onlinebuchung. Wählen Sie das Fachgebiet, die Kategorie der Terminarten und den Terminkalender aus und passen Sie nun die Mindest- und Höchstfrist wie gewünscht an.
Wenn Ihre Mindestfrist für die Terminbuchung zu gering ist, zögern Sie nicht, sie zu erhöhen, damit Ihre Patienten schon jetzt Termine nach Ihrer Rückkehr buchen können. Mehr erfahren.
🌴 Wandeln Sie Ihre Sprechzeiten in Videosprechstunden um
Manchmal lässt es sich nicht vermeiden und so muss auch mal während der Ferien ans Telefon gegangen werden, um Notfälle von Patienten verwalten zu können. Um dennoch von den Ferien zu profitieren, können Sie z.B. am Vormittag und am Abend einige Videosprechstunden einrichten, um diese Notfall-Anrufe besser zu kanalisieren.
Gehen Sie in die Einstellungen Ihrer Sprechzeiten, damit Sie diese in Sprechzeiten nur für die Videosprechstunde umwandeln können. Bearbeiten Sie die gewünschte Sprechzeit und entfernen Sie bei den Terminarten alle Haken bis auf die Terminart für die Videosprechstunde. Achten Sie auch darauf, dass Sie die Anzahl der Termine nicht einschränken und natürlich nur die Zeiten anpassen, die Ihrer Abwesenheit entsprechen.
💡 Schauen Sie sich außerdem die Checkliste für Ihren Praxisurlaub – so können Sie entspannt in den Urlaub starten an und laden Sie sich dort die dazugehörige Broschüre herunter!
Vielleicht haben Sie noch weitere tolle Tipps zur Urlaubsvorbereitung? Teilen Sie uns diese gerne in den Kommentaren mit! ☀️
Viele Grüße
Evelin von Doctolib