Liebe Community,
damit Sie diesen Sommer unbeschwert Ihren Urlaub genießen können, nehmen wir Ihnen die Arbeit ab und zeigen Ihnen, wie Sie Ihre Patient:innen über Ihre Abwesenheit benachrichtigen und anschließend mit einem gut gefüllten Terminkalender in die Praxis zurückkehren können.
🌞 Informieren Sie Ihre Patient:innen
Erstellen Sie einen temporären Hinweis auf Ihrem Doctolib-Profil, um Anrufe zu vermeiden und Ihre Patient:innen über Ihre Ferien zu informieren. Dieses Hinweisfeld ist ebenfalls eine gute Möglichkeit, Ihre Patient:innen an einen anderen Arztkollegen zu verweisen. Mehr erfahren.
Nutzen Sie außerdem die Aushänge in den Praxisräumen und am Eingang der Praxis. Hinterlegen Sie auch eine Information auf der Startseite Ihrer Website, in den Patientenportalen und in Ihrem „Google My Business”-Eintrag. Per E-Mail erreichen Sie heutzutage fast alle Ihre Patient:innen. Senden Sie also eine Info-E-Mail und richten Sie für Ihre und ggf. die Praxis-E-Mail eine automatische Abwesenheitsbenachrichtigung ein.
Weisen Sie jeweils auf die Möglichkeit der Online-Terminbuchung während Ihrer Abwesenheit hin und geben Sie an, an wen sich Patient:innen im Notfall wenden können. So bieten Sie direkt eine moderne und patientenfreundliche Lösung an. Vielleicht setzen Sie auch alles auf eine persönlichen Kommunikation und erwähnen Ihren Urlaub in einem persönliches Gespräch.
🌞 Setzen Sie Abwesenheiten in Ihrem Terminkalender
Durch das Setzen von Abwesenheiten in Ihrem Terminkalender verhindern Sie, dass Patient:innen einen Termin während Ihres Urlaubs vereinbaren können. Falls es bereits einen Termin während Ihrer Urlaubszeit gibt, so wird dieser automatisch abgesagt und der Patient:in darüber per SMS und E-Mail informiert.
Klicken Sie am betroffenen Tag auf die gewünschte Uhrzeit und ziehen Sie das Feld mit gedrückter Maustaste bis zur Endzeit herunter. Lassen Sie die Maustaste los. Wählen Sie im neuen Fenster "Abwesenheit" und überprüfen Sie, ob der richtige Terminkalender ausgewählt wurde. Sie können auch mehrere bzw. alle Terminkalender mit einem Klick auswählen. Prüfen Sie anschließend die eingegebenen Uhrzeiten oder wählen Sie den ganzen Tag aus.
Sie benötigen eine kleine Auffrischung zu diesem Thema? Durchstöbern Sie einfach unsere Artikel zum Erstellen von Abwesenheiten und zum Verschieben bereits vorhandener Termine oder folgen Sie dieser Anleitung, die Sie Schritt für Schritt begleitet.
🌞 Stellen Sie sicher, dass die Sprechzeiten nach Ihrem Urlaub buchbar sind
Selbst wenn man nicht gerne über die Rückkehr aus dem Urlaub nachdenkt, noch ehe man überhaupt im Urlaub ist, tun Sie es trotzdem: Sorgen Sie dafür, dass Patient:innen schon jetzt Termine für nach den Ferien buchen können, indem Sie die Mindestfrist Ihrer Terminarten erhöhen. Durch dieses Vorgehen gehen Sie sicher, dass Ihr Terminkalender gut gefüllt ist, wenn Sie aus dem Urlaub kommen.
Wählen Sie in Ihren Einstellungen die "Terminarten" aus. Sollten die Spalten mit der Mindest- & Höchstfrist nicht einzusehen sein, klicken Sie oben rechts auf "Erweiterte Optionen" und aktivieren Sie über den Schieberegler die Mindest- und Höchstfrist bei der Onlinebuchung. Wählen Sie das Fachgebiet, die Kategorie der Terminarten und den Terminkalender aus und passen Sie nun die Mindest- und Höchstfrist wie gewünscht an.
Wenn Ihre Mindestfrist für die Terminbuchung zu gering ist, zögern Sie nicht sie zu erhöhen, damit Ihre Patient:innen schon jetzt Termine nach Ihrer Rückkehr buchen können. Mehr erfahren.
Erfahren Sie auch mehr über die Erstellung neuer Sprechzeiten
Erfahren Sie mehr über die Aktivierung der Onlinebuchung gewisser Terminarten
🌞 Wandeln Sie Ihre Sprechzeiten in Videosprechstunden um
Manchmal lässt es sich nicht vermeiden und so muss auch Mal während der Ferien ans Telefon gegangen werden, um Notfälle von Patient:innen verwalten zu können. Um dennoch von den Ferien zu profitieren, können Sie z.B. am Vormittag und am Abend einige Videosprechstunden einrichten, um diese Notfall-Anrufe besser zu kanalisieren.
Gehen Sie in die Einstellungen Ihrer Sprechzeiten, damit Sie diese in Sprechzeiten nur für die Videosprechstunde umwandeln können. Bearbeiten Sie die gewünschte Sprechzeit und entfernen Sie bei den Terminarten alle Haken bis auf die Terminart für die Videosprechstunde. Achten Sie auch darauf, dass Sie die Anzahl der Termine nicht einschränken und natürlich nur die Zeiten anpassen, die Ihrer Abwesenheit entsprechen.
Vielleicht haben Sie noch weitere tolle Tipps zur Urlaubsvorbereitung? Teilen Sie uns diese gerne in den Kommentaren mit! Laden Sie sich auch gerne unsere Broschüre zum Abwesenheitsmanagement runter.
Viele Grüße
Evelin