Liebe Community,
sicherlich kennen Sie die Situation: Plötzlich entdecken Sie Lücken in Ihrem Terminkalender, ohne zu wissen, warum. Terminausfälle, auch als „No-Shows“ bezeichnet, sind nicht nur ärgerlich, sondern können den reibungslosen Ablauf Ihrer Praxis erheblich beeinträchtigen. Wir möchten Ihnen dabei helfen, alle Terminveränderungen nachvollziehen zu können und gegebenenfalls entsprechende Vorkehrungen zu treffen.
Sensibilisierung Ihrer Patienten:innen
Absagegründe Ihrer Patient:innen
Aufgrund zahlreicher Rückmeldungen haben wir eine Funktion eingeführt, über die Patient:innen bei der Absage oder Verlegung eines Termins einen Grund angeben können. Dadurch möchten wir das Bewusstsein für die Konsequenzen von Terminausfällen stärken und zu einer zuverlässigen Terminplanung ermutigen. Auch für die Praxisorganisation kann dieser Grund entscheidend sein. Je mehr Informationen Sie über die Gründe für Terminabsagen erhalten, desto besser können Sie Lösungen finden, um diese zu reduzieren.
Falls für Sie eine Absage innerhalb von 4 Stunden keine ausreichende Vorlaufzeit darstellt, können Sie diese Termine eigenständig als unentschuldigtes Fehlen klassifizieren. Sobald Sie den Status „abwesend unentschuldigt“ wählen, erhalten die Patient:innen eine E-Mail, um die Bedeutung einer rechtzeitigen Absage zu verdeutlichen.
Statistiken der Termineinhaltung
Im neuen Abschnitt Termineinhaltung in der Terminhistorie Ihrer Patient:innen haben Sie nun Zugriff auf umfassende Statistiken zu Terminverlegungen, Absagen und nicht eingehaltenen Terminen. Dadurch können Sie unzuverlässige Patient:innen besser identifizieren und gezielt sensibilisieren oder bei Bedarf für die Online-Terminvereinbarung sperren.
Nachvollziehbarkeit und Kontrolle veränderter Termine
Sichtbarkeit veränderter Termine
Verlegte oder abgesagte Termine werden nun in Ihrem Terminkalender an der ursprünglichen Terminposition gekennzeichnet.
Terminabsagen bleiben in Ihrem Terminkalender sichtbar, wenn diese
- 2 Tage vor dem geplanten Termin erfolgen,
- 3 Tage vor einem für Montag vereinbarten Termin erfolgen, um das Wochenende zu berücksichtigen.
Termine, die innerhalb von zehn Minuten nach der Buchung storniert werden, werden nicht angezeigt, um die visuelle Überlastung aufgrund von Fehlern bei der Buchung zu begrenzen.
Dadurch möchten wir Missverständnisse minimieren und Ihnen eine vollständige Übersicht bieten, ohne den Kalender optisch zu überladen. Mit ausreichender Vorlaufzeit können Sie auf Ausfälle reagieren und den Termin neu planen. Natürlich haben Sie auch die Möglichkeit, diese Termine auszublenden, indem Sie die Statusoptionen „abwesend entschuldigt“ bzw. „abwesend unentschuldigt“ abwählen.
Erkennen Sie abgesagte Termine weiterhin auf einen Blick dank farblicher Visualisierung:
Schwarz durchgestrichen: Der Termin wurde als „abwesend entschuldigt“ markiert;Rot durchgestrichen*: Der Termin wurde als „abwesend unentschuldigt“ markiert;Blau durchgestrichen*: Der Termin wurde von Patient:innen selbst online storniert.
Änderungesverläufe dauerhaft einsehen
Zudem können Sie im Überblick der Aktionen weiterhin alle Änderungesverläufe Ihrer Termine einsehen.
Optimierungen der Warteliste
Ist der Termin erst einmal aus Ihrem Kalender verschwunden, ist es an der Zeit, die Lücke so schnell wie möglich wieder aufzufüllen. Eine bereits bestehende Lösung ist unsere Warteliste.
Höherer Durchlauf
Um noch mehr Patient:innen die Möglichkeit zu geben, von abgesagten Terminen anderer zu profitieren, haben wir die Anzahl der Vorschläge erhöht. Statt den Vorschlag bisher 5 Patient:innen anzubieten, bieten wir ihn nun 8 Patient:innen in einem Durchlauf an. Dadurch steigt die Wahrscheinlichkeit, dass ein freigewordener Termin gebucht wird und nicht ungenutzt bleibt.
Mehr Terminvorschläge
Wir haben auch Änderungen an der Priorisierung der Vorschläge vorgenommen. Früher haben wir die Versendung weiterer Vorschläge an eine:n Patient:in eingestellt, wenn diese:r den vorherigen Vorschlag nicht geöffnet hat. Nun senden wir weiterhin Vorschläge, wobei wir jedoch Patient:innen priorisieren, die den vorherigen Vorschlag geöffnet haben. Auch die Vorschlagsgrenze wurde von 10 auf 15 Vorschläge pro Patient:in angehoben.
Kürzere Vorlaufzeit
Schlussendlich haben wir auch die Vorlaufzeit reduziert, um den Zugang zur Warteliste zu erleichtern. Heute muss ein Termin nur noch 3 statt 5 Tage in der Zukunft liegen, damit Patient:innen die Warteliste aktivieren können.
Wir hoffen, dass diese Maßnahmen und Optimierungen dazu beitragen werden, Ihren Praxisalltag reibungsloser und die Terminplanung effektiver zu gestalten! Lassen Sie uns auch gerne Feedback zu diesen Funktionen da!
Viele Grüße
Evelin von Doctolib
