Liebe Community,
Der erste Tag nach dem Urlaub: Der Kalender füllt sich schnell, das Telefon klingelt und gleichzeitig müssen alle Einstellungen wieder auf den Praxisalltag umgestellt werden. Damit der Wiedereinstieg reibungslos gelingt, haben wir die wichtigsten Schritte und Tipps für Sie zusammengestellt.
Tipp 1: Alle Abwesenheitseinstellungen deaktivieren
Nichts ist ärgerlicher für Patient:innen, als nach Ihrer Rückkehr noch immer Abwesenheitsnachrichten zu erhalten, das wirkt unprofessionell und kann zu Verwirrung führen. Ein kurzer Check Ihrer Einstellungen schützt Sie davor.
KI-Telefonassistenten prüfen
Wenn Sie Ihre Abwesenheit als geplanten Zeitraum hinterlegt haben, deaktiviert sich der Assistent automatisch am Ende des Zeitraums. Ein kurzer Blick in die Einstellungen gibt Ihnen die Sicherheit, dass alles korrekt zurückgesetzt wurde und Ihre Patient:innen wieder die gewohnte Begrüßung hören. Mehr dazu erfahren Sie hier.
Temporäre Profilnachricht entfernen
Eine veraltete Abwesenheitsnotiz auf Ihrem Doctolib-Profil kann Patient:innen verunsichern und sie davon abhalten, einen Termin zu buchen. Wie Sie die Nachricht schnell entfernen, erfahren Sie erfahren Sie hier.
Online-Terminbuchungen freischalten
Solange die Online-Buchung deaktiviert ist, verlieren Sie täglich potenzielle Termine, Patient:innen buchen woanders oder rufen genervt an. Wie Sie die Online-Buchung wieder aktivieren, erfahren Sie erfahren Sie hier.
SMS- und E-Mail-Benachrichtigungen aktivieren
Deaktivierte Erinnerungen bedeuten mehr Ausfälle: Patient:innen vergessen Termine, wenn sie keine Bestätigung oder Erinnerung erhalten. Wie Sie den Versand wieder einschalten, erfahren Sie erfahren Sie hier.
Praxisprofil-Sichtbarkeit prüfen
Ein vollständiges, sichtbares Profil ist Ihre digitale Visitenkart, es erhöht Ihre Auffindbarkeit und erleichtert Patient:innen die Terminvereinbarung. Wie Sie Ihr Profil prüfen und optimieren, erfahren Sie erfahren Sie hier.
Patientenanfragen aktivieren
Wer Patientenanfragen deaktiviert lässt, verpasst direkte Kontaktmöglichkeiten und riskiert, dass Patient:innen abspringen. Wie Sie die Anfragen wieder freischalten, erfahren Sie erfahren Sie hier
Tipp 2: Anrufverlauf des KI-Telefonassistenten durchsehen
Während Ihrer Abwesenheit hat der KI-Telefonassistent jeden Anruf protokolliert und kategorisiert. Ein kurzer Blick in den Verlauf stellt sicher, dass kein wichtiges Patientenanliegen durchs Raster fällt, ohne dass Sie Stunden am Telefon verbringen müssen.
Unbeantwortete Anrufe identifizieren
Unbeantwortete und nicht identifizierte Anrufe sind im Verlauf gesondert gekennzeichnet und direkt über den Schnellzugriff abrufbar. So wissen Sie sofort, wo Handlungsbedarf besteht. Mehr dazu erfahren Sie hier.
Gesprächsverläufe einsehen
Zu jedem Anruf stehen eine KI-Zusammenfassung sowie eine vollständige Transkription zur Verfügung – für 60 Tage abrufbar. So haben Sie einen vollständigen Überblick über alle Patientenkontakte während Ihrer Abwesenheit, ohne jeden Anruf anhören zu müssen. Mehr dazu erfahren Sie hier.
Tipp 3: Mit dem Aufgaben-Manager Prioritäten setzen
Der Berg an Aufgaben nach dem Urlaub kann überwältigend wirken und ohne System gehen wichtige Dinge schnell unter. Der Aufgaben-Manager gibt Ihrem Team eine gemeinsame Struktur, damit nichts vergessen wird.
Offene Aufgaben priorisieren
Nicht alles ist gleich dringend. Gehen Sie alle anstehenden Aufgaben durch und verschieben Sie Fälligkeitsdaten dort, wo es realistisch nötig ist, das reduziert Stress und schafft Klarheit für das ganze Team. Mehr dazu erfahren Sie hier.
Dringende Aufgaben markieren
Als dringend markierte Aufgaben rücken automatisch an den Anfang der To-do-Liste, so stellen Sie sicher, dass das Wichtigste zuerst erledigt wird, ohne dass es im Tagesgeschäft untergeht. Mehr dazu erfahren Sie hier.
Tipp 4: Terminplanung anpassen
Nach dem Urlaub braucht es manchmal etwas mehr Puffer, um wieder in den gewohnten Rhythmus zu finden. Nutzen Sie die Gelegenheit, Ihre Terminplanung bewusst auf die aktuelle Situation abzustimmen, das schützt Sie und Ihr Team vor Überlastung in den ersten Tagen.
Buchungsfristen anpassen
Zu kurze Mindestfristen können dazu führen, dass Termine kurzfristig gebucht werden, bevor Sie wieder voll im Praxisalltag sind. Wie Sie Mindest- und Höchstfristen sowie Sprechstundenzeiten anpassen, erfahren Sie hier: Buchungsfristen | Sprechstundenzeiten.
Deaktivierte Terminarten wieder freischalten
Solange Terminarten deaktiviert sind, können Patient:innen diese Leistungen nicht online buchen und rufen stattdessen an. Wie Sie alle relevanten Terminarten wieder freischalten, erfahren Sie.
Tipp 5: Patient:innen zur Online-Buchung lenken
Die ersten Tage nach dem Urlaub bringen oft ein hohes Anrufvolumen mit sich. Wer Patient:innen aktiv auf die Online-Buchung hinweist, entlastet das Team und ermöglicht Buchungen rund um die Uhr, auch dann, wenn das Telefon gerade besetzt ist.
Anrufbeantworter auf Online-Buchung ausrichten
Ein gezielt eingerichteter Anrufbeantworter lenkt Patient:innen direkt zur Online-Buchung, das reduziert das Anrufvolumen spürbar und gibt Ihrem Team Luft für die wirklich wichtigen Gespräche. Wie Sie die Telefonabsage optimal einrichten, erfahren Sie hier.
Patient:innen per Mitteilung über Ihre Rückkehr informieren
Eine kurze Mitteilung an Ihre Patient:innen „Wir sind zurück, buchen Sie jetzt online Ihren nächsten Termin" kann die Buchungsrate nach dem Urlaub deutlich erhöhen. Wie Sie Patientenmitteilungen versenden, erfahren Sie hier.
Bonus-Tipp: Nutzen Sie den Wiedereinstieg, um Ihre Praxis neu aufzustellen
Nach dem Urlaub ist der perfekte Moment, um nicht nur zurückzuschalten, sondern auch bewusst vorauszudenken. Vielleicht haben Sie während der Auszeit gemerkt, dass bestimmte Abläufe in der Praxis noch reibungsloser sein könnten?
Unser Entscheidungsbaum hilft Ihnen in drei kurzen Schritten herauszufinden, welche Doctolib-Funktion in Ihrer Praxis das größte Verbesserungspotenzial bietet, ganz ohne langes Suchen.
Mit diesen Schritten starten Sie strukturiert und stressfrei in die Nach-Urlaubszeit und schaffen die Basis für einen reibungslosen Praxisablauf, von dem Ihr gesamtes Team und Ihre Patient:innen profitieren. 
Haben Sie zusätzliche Tipps, die anderen Kolleg:innen helfen könnten? Teilen Sie Ihre Erfahrungen in den Kommentaren!
Viele Grüße
Laura