Liebe Community,
nach wohlverdienten Urlaubstagen geht es darum, schnell und effizient wieder in den gewohnten Arbeitsrhythmus zu finden. Um ein organisatorisches Durcheinander zu vermeiden, möchten wir Ihnen Tipps geben, wie Sie den Übergang vom Urlaub zurück in den Praxisalltag erfolgreich meistern.
Tipp 1: Alle Abwesenheitseinstellungen deaktivieren
Vergessen Sie nicht, sämtliche Urlaubseinstellungen zurückzusetzen – nichts ist ärgerlicher für Patienten, als weiterhin Abwesenheitsnachrichten zu erhalten.
Ihre Checkliste:
Telefonassistent vom Abwesenheitsmodus auf normale Begrüßung umstellen
Den Abwesenheitsmodus finden Sie in den Einstellungen Ihres smarten Telefonassistenten in einem separaten Abschnitt.
- Klicken Sie in Ihrer Terminkalenderansicht oben rechts auf
um Ihre Einstellungen zu öffnen - Klicken Sie links im Menü auf
Patientennachrichten & Kommunikation und hier auf Telefonassistent - Mittig auf der Seite finden Sie die Funktion Abwesenheitsmodus, deaktivieren Sie diesen über die Schaltfäche.
Online-Terminbuchungen wieder freischalten
- Klicken Sie in der Funktionsspalte am oberen Bildrand rechts auf Einstellungen
- Nutzen Sie in der folgenden Übersicht für den Schnellzugriff die Kachel Ihre Online-Sichtbarkeit steigern und klicken Sie auf Online-Buchung für Kalender aktivieren
- Alternativ: Klicken Sie links im grauen Funktionsmenü auf Meine Praxis und hier auf Online-Sichtbarkeit & -Buchung
- Suchen Sie den entsprechenden Terminkalender und aktivieren Sie den Regler bei der Option Online-Buchung
- Speichern Sie Ihre Änderungen, durch einen Klick auf Bestätigen
SMS- und E-Mail-Benachrichtigungen aktivieren
- Klicken Sie in der Funktionsspalte am oberen Bildrand rechts auf Einstellungen
- Klicken Sie links im grauen Funktionsmenü auf Patientennachrichten und -Kommunikation und hier auf Terminmitteilungen
- Hier finden Sie Ihre bestehenden Terminkalender, für den Sie den Versand von SMS/E-Mails anpassen können. Setzen Sie einen Haken bei den gewünschten Benachrichtigungen, um den Versand von SMS/E-Mail zu aktivieren.
Optional: Wenn Sie die Einstellungen für alle Terminkalender gleichzeitig aktivieren/deaktivieren möchten, setzen die den Haken oben links und passen Sie die Benachrichtigungen über das Drop-Down Menü an.
Klicken Sie auf Bestätigen, um Ihre Eingaben zu speichern.
Praxisprofil-Sichtbarkeit online überprüfen
- Um den Patient:innen die Terminvereinbarung zu erleichtern und die Sichtbarkeit Ihres Online-Profils zu verbessern, wird empfohlen, Ihr Profil so gut wie möglich zu vervollständigen. Ein Balken am oberen Bildschirmrand gibt Ihnen Aufschluss über die Qualität Ihres Profils.
- Klicken Sie auf Doctolib-Profil online (Zu verwendendes Konto: Profilinhaber:in.)
- Über das Menü unter Ihrem Namen können Sie einfach von einer Angabe zur nächsten navigieren. Um Elemente zu ändern, klicken Sie einfach auf den Stift rechts oder auf +Hinzufügen.
- Um Ihre Angaben für Patient:innen auf Doctolib sichtbar zu machen, aktivieren Sie den Schieberegler, um Ihr Profil sichtbar zu machen.
- Sollten Sie sich nicht auf Ihrem persönlichen Profil, sondern auf dem Gruppenprofil Ihrer Praxis befinden, können Sie auf die Einstellungen Ihrer Organisation rechts neben Ihrem Profil zugreifen. (erforderliche Zugangsrechte: "Administrator"
Patientenanfragen aktivieren
- Um auf die Einstellungen zuzugreifen, klicken Sie auf oben links von Ihrem Foto oder Ihren Initialen (erforderliches Zugriffslevel: Administrator)
- Klicken Sie auf Patientennachrichten & Kommunikation, dann auf Patientennachrichten
- Aktivieren Sie die Patientenanfragen im oberen Bereich
- Aktivieren Sie die Patientenanfragen pro Benutzer:in der Praxis.
-
- Klicken Sie auf Speichern
Tipp 2: Mit dem Aufgaben-Manager Prioritäten intelligent setzen
Der Berg an Aufgaben nach dem Urlaub kann überwältigend wirken. Mit dem Aufgaben-Manager behalten Sie den Überblick und vermeiden Stress:
Gehen Sie alle anstehenden Aufgaben und Fristen durch und verschieben Sie diese bei Bedarf: Berücksichtigen Sie dabei den aktuellen Arbeitsrückstand und Ihre verfügbare Kapazität.
Erstellen Sie Aufgaben, weisen Sie sie den richtigen Teammitgliedern zu und definieren Sie klare Fälligkeitsdaten z.B. zur Überprüfung und Nachbestellung von Praxismaterialien
Aufgaben mit Priorität können Sie als dringend markieren, um diese automatisch an den Anfang Ihrer To-do-Liste zu setzen und sicherzustellen, dass sie nicht übersehen werden.
Tipp 3: Überprüfen Sie Ihre Terminplanung
Kontrollieren Sie zunächst alle Buchungsfristen für Online-Termine und justieren Sie die Mindest- und Höchstfristen entsprechend Ihrer aktuellen Praxiskapazitäten. Überprüfen Sie anschließend, ob sich Ihre regulären Sprechstundenzeiten geändert haben oder ob Sie nach dem Urlaub mehr Pufferzeit zwischen den einzelnen Terminen benötigen, um wieder in den gewohnten Rhythmus zu finden.
Vergessen Sie dabei nicht, spezielle Terminarten wieder zu aktivieren, die Sie möglicherweise während Ihrer Abwesenheit deaktiviert hatten, damit Patient:innen Ihre Leistungen wieder vollständig online buchen können.
Tipp 4: Patient:innen mit dem Anrufbeantworter zur Online-Buchung lenken
Der Wiedereinstieg nach dem Urlaub bringt oft eine Herausforderung mit sich: überfüllte Wartezimmer und ein Telefon, das pausenlos klingelt. Patient:innen haben während Ihrer Abwesenheit Termine aufgeschoben oder benötigen dringend neue Termine. Weisen Sie hierfür Ihre Patient:innen gleich zu Beginn auf die Online-Buchung hin.
Warum der Anrufbeantworter so wichtig ist.
- Sofortige Entlastung: Reduziert das Anrufvolumen in den ersten kritischen Tagen
- 24/7-Verfügbarkeit: Patient:innen können auch außerhalb der Sprechzeiten buchen
- Effiziente Ressourcennutzung: Ihr Team kann sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren.
Wie Sie die Telefonabsage optimal einrichten, können Sie hier nachlesen.
Mit diesen Tipps starten Sie nicht nur strukturiert und stressfrei in die Nach-Urlaubszeit – Sie schaffen auch die Basis für einen langfristig optimierten Praxisablauf, von dem Ihr gesamtes Team und Ihre Patient:innen profitieren. 
Haben Sie zusätzliche Tipps, die anderen Kolleg:innen helfen könnten? Teilen Sie Ihre Erfahrungen in den Kommentaren!
Viele Grüße
Laura