Liebe Community,
ich hoffe, Sie haben einen erholsamen und entspannten Sommerurlaub verbracht und konnten Ihre wohlverdiente Auszeit in vollen Zügen genießen. Jetzt, wo Sie zurück in der Praxis sind, kommen sicherlich einige organisatorische Herausforderungen auf Sie zu. Damit der Übergang reibungslos verläuft, möchten wir Ihnen einige wertvolle Tipps geben, wie Sie Ihre Praxis optimal auf die Nach-Urlaubszeit vorbereiten.
Anrufbeantworter-Ansage aktualisieren
Nach dem Urlaub ist das Telefon in der Praxis meist kaum still. Patient:innen wollen Termine vereinbaren oder verschieben und das Wartezimmer füllt sich schnell. Um hier größtmögliche Entlastung zu erzeugen, sollten Sie Ihre Patient:innen aktiv darauf hinweisen, dass sie ihre Termine auch online über Ihre Website oder Doctolib buchen können. Eine optimierte Anrufbeantworter-Ansage kann den großen Unterschied machen: Weisen Sie Ihre Patient:innen gleich zu Beginn auf die Online-Buchung hin.
Beispieltext für Ihre Bandansage
Sie sind verbunden mit der Praxis […]
Leider können wir derzeit Ihren Anruf nicht persönlich entgegennehmen.
Wir laden Sie ein, direkt über die Website doctolib.de einen Termin bei uns in der Praxis zu buchen und Anfragen zu Folgerezepten, Überweisungen und Befunden zu stellen.
Ich buchstabiere D.O.C.T.O.L.I.B.PUNKT.DE
Unsere Sprechzeiten sind Montags bis Freitags von […] Uhr bis […] Uhr.
Vielen Dank und auf Wiederhören.
Patientenanfragen aktivieren
Haben Sie in Ihrer Abwesenheit die Patientenanfragen deaktiviert? Vergessen Sie nicht, diese wieder zu aktivieren. Patientennachrichten bieten Ihren Patient:innen die Möglichkeit, kleinere Anfragen schriftlich zu übermitteln, ohne dazu in Ihrer Praxis vorstellig zu werden oder anzurufen.
Der große Vorteil der Anfragen liegt in der Flexibilität, da sie unabhängig von Terminen oder Sprechzeiten gestellt und beantwortet werden können. Dies hilft nicht nur, den Ansturm nach dem Urlaub zu bewältigen, sondern ermöglicht es Ihnen auch, effizienter auf die Anliegen Ihrer Patient:innen einzugehen.
Aufgaben-Manager überprüfen und updaten
Nach dem Urlaub kann es hilfreich sein, den Aufgaben-Manager erneut zu überprüfen und sicherzustellen, dass alle wichtigen Aufgaben und Fristen eingetragen sind. Diese Nachbearbeitung erleichtert die reibungslose Wiederaufnahme des Praxisbetriebs.
Verwenden Sie den Aufgaben-Manager zum Beispiel, um Aufgaben zur Überprüfung und Auffüllung der Bestände zu erstellen. Weisen Sie diese den zuständigen Teammitgliedern zu und setzen Sie Fälligkeitsdaten. 
Hier ein kurzes Produkttrainingsvideo zum Aufgaben-Manager ansehen.
Sprechzeiten und Verfügbarkeiten anpassen
Stellen Sie sicher, dass Ihre Sprechzeiten und die Verfügbarkeit für Online-Buchungen aktualisiert sind. Haben Sie die Mindest- und Höchstfristen vor dem Sommerurlaub verändert? Passen Sie diese bei Bedarf an, um auf geänderte Kapazitäten in Ihrer Praxis zu reagieren. Hier ein kurzes Produkttrainingsvideo zu den Sprechzeiten ansehen oder dieses Klick-Tutorial ausprobieren.
Nach einer längeren Abwesenheit ist es auch entscheidend, dass das Team sich schnell wieder auf den aktuellen Stand bringt und koordiniert arbeitet. Ein gut geplantes Team-Meeting hilft dabei, alle offenen Fragen zu klären und den weiteren Arbeitsablauf zu strukturieren. Planen Sie interne Meetings rechtzeitig und blockieren Sie die notwendigen Zeitfenster mit einer Abwesenheit.
Haben Sie eigene Tipps und Tricks, die den anderen Community-Mitgliedern helfen könnten? Wie gehen Sie mit den stressigen ersten Tagen nach Ihrem Urlaub um? Teilen Sie Ihre Erfahrungen gerne in den Kommentaren!
Ich wünsche Ihnen einen erfolgreichen Start nach dem Urlaub!
Herzliche Grüße
Evelin