Was ist Ihre größte Herausforderung bei der Terminplanung?
- Das Patientenvolumen ist schwer steuerbar
- Es gibt kurzfristige LĂĽcken, die schwer zu fĂĽllen sind
- Bevorzugte Termine werden nicht ausreichend gebucht
- Zu viele Telefonate für Anliegen, die auch online laufen können
Liebe Community, liebe MFAs,
Sie jonglieren täglich mit Telefonaten, Terminanfragen, Absagen und spontanen Notfällen, und das alles, während das Wartezimmer voll ist. 
Wir wissen: Jede Minute zählt und die Herausforderungen im Praxisalltag sind vielfältig.
Deshalb stellen wir Ihnen heute eine Funktionen vor, die Ihre Terminplanung deutlich entspannter machen, den Umsatz Ihrer Praxis steigern können und das alles, ohne dass Sie täglich nachsteuern müssen.
Erweiterte Sprechzeiten-Einstellungen: Was steckt dahinter?
Mit den erweiterten Sprechzeiten-Einstellungen richten Sie einmalig Ihre Regeln ein und Doctolib ĂĽbernimmt den Rest:
Das System steuert automatisch:
- welche Terminarten zu welchem Zeitpunkt online oder offline buchbar sind
- wie weit im Voraus Patienten einen Termin buchen können (maximaler Buchungszeitraum)
- wie kurzfristig ein Termin frĂĽhestens gebucht werden darf (Mindestvorlaufzeit)
- wie viele Slots gleichzeitig fĂĽr eine Terminart freigegeben werden
Ohne erweiterte Einstellungen:
- Kurztermine blockieren Ihre Kernzeiten
- Der Kalender ist voll – aber nicht mit den Terminen, die Sie priorisieren möchten
- Tägliches manuelles Nachsteuern kostet Zeit und Nerven
Mit erweiterten Einstellungen:
- Kernzeiten bleiben für Ihre Prioritätstermine reserviert
- Der Kalender fĂĽllt sich in Ihrer Wunschreihenfolge
- Sie legen die Spielregeln fest – Doctolib hält sie automatisch ein
Kurz gesagt: Sie legen die Spielregeln fest – Doctolib hält sie automatisch ein.
Mit den erweiterten Einstellungen können Sie gezielt gegensteuern:
| Kategorie | Beispiele | Empfehlung | |
|---|---|---|---|
| Kernleistungen | Aufwendige & lange Eingriffe, spezialisierte Leistungen | Weit im Voraus buchbar, maximale Slots freigeben | |
| LĂĽckenfĂĽller | Kurze Kontrolltermine, Check-Ups | Erst kurz vor dem Termin freigeben | |
| Akut- / Schmerztermine | Notfälle, dringende Beschwerden | Nur sehr kurzfristig buchbar | |
| Neupatient:innen | Erstuntersuchung, Erstgespräch | Weit im Voraus öffnen, wenn Neupatient:innen gewünscht sind |
So richten Sie die erweiterten Einstellungen ein
- Kalender öffnen
- GewĂĽnschten Tag oder Sprechzeit anklicken
- „Sprechzeit ändern" auswählen → „Ja" → „Weiter"
- „Erweiterte Einstellungen" aktivieren
- Regeln fĂĽr jede Terminart individuell festlegen
- Speichern
AusfĂĽhrliche Videoanleitung:
Testen Sie neue Konfigurationen zunächst an einem Datum in der Vergangenheit (z. B. einem Testdatum aus dem letzten Jahr). Erst wenn alles stimmt, übertragen Sie die Einstellungen nach vorne. So vermeiden Sie ungewollte Auswirkungen auf aktuelle Termine.
Besonders hilfreich: Diese Regeln gelten auch für Ihr Rezeptionsteam beim Buchen über „Termin suchen". So hält das gesamte Team automatisch die richtigen Terminregeln ein, ohne dass Sie jedes Mal neu koordinieren müssen.
Möchten Sie die Einstellungen gemeinsam mit uns durchgehen? Jetzt persönlichen Beratungstermin buchen.*
Liebe GrĂĽĂźe
Johanna