Liebe Community,
nicht alles ist bis ins Detail planbar und sowohl für die Praxis als auch die Patient:innen kann es immer wieder zu unvorhergesehenen Zwischenfällen kommen. Die Folgen können für Sie wirtschaftlich schwer wiegen und es gilt daher, kurzfristige Terminausfälle durch eine gut durchdachte Praxisorganisation so gut es geht zu vermeiden. Haben Sie hier bereits einen guten Weg gefunden, die Ausfälle zu reduzieren?
Wir haben drei Tipps für Sie, die Ihnen dabei helfen, Ihren Praxisalltag zu entspannen:
1. Helfen Sie dem Gedächtnis Ihrer Patient:innen auf die Sprünge
Durch eine automatische Erinnerung per SMS oder E-Mail stellen Sie sicher, dass Patient:innen Ihren anstehenden Termin nicht vergessen. Wie Sie diese Benachrichtigungen ganz nach Ihren Wünschen anpassen, erfahren Sie in diesem Artikel.
2. Sensibilisieren Sie Patient:innen für Terminausfälle und deren Konsequenzen
Wissen Ihre Patient:innen, was Terminausfälle für Sie, Ihre Praxis und andere Patient:innen bedeutet? Vermutlich ist es ihnen in der gesamten Tragweite gar nicht bewusst. Erinnern Sie Ihre Patient:innen an bestimmte Grundregeln und weisen Sie darauf hin, dass freigewordene Termine an Patient:innen mit langen Wartezeiten vergeben werden könnten. Hierfür eignen sich gedruckte Flyer, die am Empfang ausliegen oder eine Hinweis auf Ihrer Website.
Patient:innen, die ihren Behandlungstermin unentschuldigt nicht wahrgenommen haben, können Sie im System markieren.
Diese Patient:innen erhalten eine E-Mail, die sie auf den nicht eingehaltenen Termin hinweist und für die Zukunft sensibilisiert.
Ein unentschuldigt nicht wahrgenommener Termin wird Ihnen beim nächsten Mal auch in der Terminkarte angezeigt. Es liegt an Ihnen zu entscheiden, wo Ihre Schmerzgrenze liegt, bevor Sie eine Warnung aussprechen oder ggf. sogar eine weitere Online-Buchung dieser Patient:innen ablehnen.
3. Optimieren Sie Ihren Kalender
Eine Terminvereinbarung ist eine gegenseitige Verpflichtung: Patient:innen erklären sich bereit, rechtzeitig bei Ihnen in der Praxis einzutreffen. Sie verpflichten sich im Gegenzug, sie zum vereinbarten Zeitpunkt zu behandeln. Wenn Patient:innen laut Behandlungsplan mehrere Male bei Ihnen vorstellig werden muss, empfehlen wir, nicht alle notwendigen Sitzungen auf einmal festzulegen. Planen Sie die Folgetermine lieber schrittweise, während die Behandlungspläne Ihre Patient:innen fortschreiten.
Aktivieren Sie die Warteliste für Ihre Patient:innen oder weisen Sie sie auf die Online-Warteliste hin. Wird ein Termin kurzfristig frei, werden die Patient:innen darüber informiert und sie können ihren Termin auf den früheren vorverlegen. Diese Funktion ist automatisch in Ihrem Kalender aktiviert und Sie müssen dies nicht in den Einstellungen anpassen.
Sie können die Warteliste auch ganz einfach selbst verwalten, mehr dazu erfahren Sie hier.
Wie versuchen Sie, Terminausfälle in Ihrer Praxis zu vermeiden? Teilen und diskutieren Sie Ihre Ideen und Tipps gerne hier in der Community!
Viele Grüße
Evelin