Liebe Community,
wir möchten Ihnen heute ein Update bezüglich der Anonymisierung von administrativen Termininformationen mitteilen, die wir im Oktober 2021 in diesem Artikel angekündigt haben. Um ein höheres Maß an Sicherheit zu gewährleisten, haben wir uns dafür entschieden, alle Daten, die älter als fünf Jahre sind, ab dem 1. August 2022 endgültig zu löschen anstatt zu anonymisieren.
Zu den administrativen Termininformationen gehören:
- Terminart
- Datum
- Uhrzeit
- Patientendaten
- Details zur überweisenden Gesundheitsfachkraft
- alle dazugehörigen Notizen
Also alles, was Sie in Ihrem Kalender sehen, wenn Sie die Termindetails öffnen. Unangetastet bleiben Dokumente in der Patientenakte, diese bleiben sowohl für Patienten als auch für Gesundheitsfachkräfte sichtbar.
Diese neuen Maßnahmen werden in Abstimmung und auf Empfehlung der für die Doctolib Gruppe federführenden Aufsichtsbehörde umgesetzt, die Aufbewahrungsfrist für Daten auf fünf Jahre zu begrenzen. Da wir ein Höchstmaß an Datenschutz mit minimalen Auswirkungen auf Ihre Tätigkeit gewährleisten wollen, bieten wir Ihnen die Möglichkeit, die Standardfrist zu ändern, wenn sie Ihren Bedürfnissen nicht entspricht
Das sollten Sie wissen:
- Der Standardzeitraum für die Datenspeicherung und -aufbewahrung beträgt fünf Jahre, jedoch kann jeder Nutzer mit Admin-Rechten den Zeitraum von einem Jahr bis zu zwanzig Jahren beliebig ändern. Wenn Sie mit der empfohlenen Aufbewahrungsfrist von fünf Jahren einverstanden sind, müssen Sie nichts weiter unternehmen.
- Sollten Sie den Aufbewahrungszeitraum anpassen wollen, müssen Sie diesen vor dem 1. August 2022 ändern. Nach diesem Datum kann der Zeitraum nur noch von einem Doctolib-Mitarbeiter geändert werden.
- Selbstverständlich können Sie auch eine Sicherungskopie Ihrer Daten erstellen, bevor diese gelöscht werden. Mehr dazu erfahren Sie in diesem FAQ-Artikel.
- Die Löschung der administrativen Termininformationen betrifft auch Ihre Patienten. Das bedeutet auch sie können die gelöschten Termindaten nach jeweiligen Zeitraum nicht mehr sehen.
So ändern Sie die Datenaufbewahrungsfrist:
- Gehen Sie zu "Einstellungen" → "Weitere Einstellungen" → "Patientendaten" → "Aufbewahrung". Wählen Sie den Aufbewahrungszeitraum und klicken Sie auf "Aktualisieren".
Wichtig: Die eingestellte Datenaufbewahrungsfrist gilt für Ihre gesamte Organisation. Stimmen Sie sich mit möglicherweise betroffenen Kollegen ab, bevor Sie die Speicherfrist anpassen.
Weitere Informationen finden Sie in unserem FAQ-Artikel. Zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren, wenn Sie irgendwelche Fragen haben.
Viele Grüße
Ihr Doctolib-Team
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Hallo, vielen Dank für die Informationen.
Wir haben sofort den Zeitraum auf 10 Jahre umgestellt, stellen aber leider fest, dass bereits Patientendaten nicht mehr zugängig sind. In den Einstellungen habe ich dies kontrolliert, dort stimmt alles.
Danke für Ihre Feedback und herzliche Grüße an das Team
Ihre Imke Plischko
Hallo @PlischkoImke,
vielen Dank für Ihre Rückmeldung. Es freut mich sehr, dass Sie den Zeitraum der Speicherfrist bereits anpassen konnten. Diese Einstellung sollte jedoch nicht die Patientendaten betreffen; die gewählte Speicherfrist bezieht sich lediglich auf die administrativen Daten der Terminhistorie.
Könnten Sie mir Ihr Anliegen genauer spezifizieren um das Problem besser nachvollziehen zu können? So können wir besser einschätzen, ob es sich hierbei um ein technisches Problem handelt.
Vielen Dank und liebe Grüße
Erica
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Bei mir ist das oberste Feld nicht veränderbar, ich kann den Zeitraum also nicht anpassen. Warum ist das gesperrt?
Hallo @SchwablJanina,
ich bitte um Entschuldigung für die späte Rückmeldung.
Nach Rücksprache mit unseren technischen Sicherheitsteams zu Ihrem Fall kann ich Ihnen mitteilen, dass diese Funktion bei besonders großen Organisation nicht verfügbar ist. Diese Entscheidung wurde aus Sicherheitsgründen getroffen, um Fehler zu vermeiden. Um absolut sicherzustellen, dass die richtige Datenaufbewahrungsfrist für die jeweilige Organisation ausgewählt wird, erfolgt die Einstellung im Falle Ihrer Organisation über einen Doctolib Mitarbeiter. Sobald Sie sich für eine organisationsweite Speicherdauer entschieden haben, können Sie einen unserer Support-Mitarbeiter kontaktieren.
Ich hoffe, dass Sie unsere Vorsicht in diesem Fall nachvollziehen können und es Ihnen keine zu großen Umstände bereitet.
Liebe Grüße
Erica
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Wir können bei uns die Frist auch nicht ändern und würden den Zeitraum gerne auf 15 Jahre setzten
@EricaWillis können wir das bei uns bitte auf 20 Jahre einstellen
ich würde diese Frist für unsere Firma auch sehr sehr gerne ändern, leider klappt das immer noch nicht.
Weder ein Anruf bei der Hotline hat was gebracht - trotz der Zusage, das Anliegen weiterzuleiten. Noch Mails an unseren Kontakt bei doctolib, von dem ich seit Wochen nichts gehört habe. Da die Frist 01.08.22 näher rückt, frage ich mich langsam, wie das werden soll?
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Hallo @Marita_Ott und @WaltnerSusanne,
ich habe Ihre Fälle mit den zuständigen Fachkollegen besprochen und weitergeleitet, diese sollten sich inzwischen bereits bei Ihnen gemeldet haben.
Ich entschuldige mich für die Umstände und hoffe, dass inzwischen alles zu Ihrer Zufriedenheit eingestellt worden ist.
Liebe Grüße
Erica
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Hallo @EricaWillis
vielen Dank. Das wurde auch erledigt und die von uns gewünschte Frist gesetzt.
Doch: gestern bekam ich eine Email, dass wir die Aufbewahrungsfrist anpassen müssten, sollte das noch nicht geschehen sein; kein Problem dachte ich, hat sich ja erledigt. Als ich nachsehe, ist die Aufbewahrungsfrist auf den Standard zurückgestellt und auch im Verlauf ist nicht mehr ersichtlich, dass die Frist geändert wurde. Was ist jetzt passiert? Warum wieder alles auf Anfang?
Mit Verlaub, das nervt inzwischen.
Susanne Waltner
Hallo @WaltnerSusanne,
erneut bitte ich um Entschuldigung für die späte Rückmeldung.
Inzwischen habe ich habe ich die Umstände Ihres Falles ausfindig machen können: Bei einigen Organisationen wurde die Umstellung der Datenspeicherfrist nicht korrekt erfasst und konnte aufgrund eines technischen Fehlers nicht zweifelsfrei der jeweiligen Organisation zugeordnet werden. Um die Zuordnung einer falscher Datenspeicherfrist ausschließen zu können, wurde die Speicherfrist bei betroffenen Organisationen auf die Standardfrist von 5 Jahren zurückgesetzt. Daher wurden betroffene Organisationen wurden per E-Mail um erneute Einstellung gebeten.
Da bei Ihrer Organisation die Frist auf den Standard festgesetzt scheint, wird sich ein Kollege aus unserem Support-Team zeitnah bei Ihnen melden.
Ich kann Ihren Unmut gut nachvollziehen und hoffe, dass dieses Thema für Sie bald erfolgreich abgeschlossen ist.
Beste Grüße
Erica Willis
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Hallo @EricaWillis,
wie lange werden die geteilten Dokumente eurerseits gespeichert?
Case:
Die Datenschutzerklärung wird von Patient:innen hochgeladen. Muss ich diese möglichst umgehend auf meinem Device speichern oder kann ich mir diesen Schritt sparen, da ihr die Dokumente speichert? Wenn ja, wie lange tut ihr das? Können Patient:innen diese Dokumente ihrerseits wieder löschen?
Viele Dank! 
Hallo @FreseMaximilian,
die Dokumente in Doctolib werden entsprechend der Datenaufbewahrungsfrist, die Sie für Ihre Organisation ausgewählt haben, gespeichert. Wo Sie Ihre Datenaufbewahrungsfrist einsehen oder ändern können, sehen Sie in diesem Artikel.
Patient:innen können die Dokumente einsehen und auch selbstständig löschen. Die Dokumente verschwinden aber auch, wenn Ihre Organisation den Termin löschen sollte, in dem das Dokument hochgeladen wurde.
Es macht also in der Tat einen Unterschied, wo genau Sie das Dokument ablegen. Ich hoffe, dass Ihnen diese Antwort weiterhilft.
Liebe Grüße
Erica
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