Kennen Sie das? Sie haben soeben die zweite Behandlung des Tages gestartet, greifen zu den Watterollen und bemerken, dass Sie damit womöglich gerade noch so über die Woche kommen. Zum Glück haben Sie im Lager noch 2 Tüten vorrätig, aber eine Nachbestellung muss schnell erfolgen. An diesem Punkt stellt sich die Frage: Wie effizient ist Ihr Lagersystem und der Bestellungsprozess Ihrer Zahnarztpraxis?
Die Digitalisierung wird immer mehr zu einem festen Bestandteil der Gesundheitsbranche – von der baldigen Einführung des eRezepts über Gesundheitsapps bis hin zum digitalen Terminkalender. Warum also sollte man bei der Materialwirtschaft damit aufhören? Noch zu häufig folgen die Beschaffungsabläufe alten Mustern und verschlingen nicht nur zeitliche, sondern auch wirtschaftliche Ressourcen. Die Bestellung von Ad-hoc-Bedarf ist in der Regel aufgrund der Kurzfristigkeit teurer und im schlimmsten Fall müssen Behandlungen ausfallen, da notwendige Materialien nicht mehr vorhanden sind.
Doch auch ein Überfluss kann sich negativ auf den Praxisalltag auswirken. Ein zu volles und schlecht organisiertes Lager bringt nicht zuletzt auch ein langes Suchen nach den richtigen Materialien mit sich. Eventuell wissen zudem auch nur bestimmte Mitarbeiter:innen, wo welche Materialien zu finden sind. Manuelle Systeme können bei der Warenannahme sowie Nachbestellungen an ihre Grenzen stoßen und beim oftmals stressigen Praxisalltag zum Hindernis werden. Dabei benötigen Sie in Ihrer Zahnarztpraxis doch die Zeit vor allem für Ihre Patient:innen.
Vereinfachen Sie Ihre Prozesse
Eine effiziente Materialbeschaffung umfasst sowohl einen möglichst geringen administrativen Aufwand als auch eine gute Auswahlmöglichkeit an Angeboten, die einfach zu vergleichen sind, und natürlich auch einen allgemeinen Überblick der Materialien: Was wird geliefert, welche Bestellungen stehen noch aus, wie ist der aktuelle Praxisbestand?
Mitarbeiter:innen wälzen viele Kataloge, forschen auf mehreren Internetseiten nach einem guten Preis, vergleichen manuell Preis- und Versandkosten vieler Händler und füllen sogar noch Faxformulare aus und geben dann viele Bestellungen bei verschiedenen Händlern auf. Wer soll da noch den Überblick behalten? Daher bestellen viele Zahnarztpraxen nur bei einem Dentaldepot und nehmen damit höhere Produktpreise und eine geringere Produktauswahl in Kauf.
Ein einfacherer Weg für einen digitalen Lösungsansatz ist die Nutzung einer Vergleichsplattform auf der sämtliche Materialien der Dentalwelt angeboten werden. Dort hat man meist direkten Zugriff auf die Preise und Produkte vieler Händler und eine direkte Bestellmöglichkeit über das Vergleichsportal der jeweiligen Produkte.
Sortieren Sie Ihr Lager mit System
Ein aufgeräumtes Lager macht die Übersicht und vor allem den Bestellprozess deutlich einfacher. Aus diesem Grund hat es sich bewährt, für jedes Produkt – egal wie klein es auch sein sollte – ein eigenes Fach im Regal zu bestimmen. So fällt direkt auf, wenn sich ein Produktbestand dem Ende zuneigt. Auch sollten Produkte mit einem Mindesthaltbarkeitsdatum immer so geordnet werden, dass die Produkte mit dem früheren Ablaufdatum stets als erstes verbraucht werden.
Beziehen Sie Ihr Team mit ein
Achten Sie darauf, dass die Verantwortlichkeiten in der Materialbeschaffung und im Lager- sowie Bestellwesen klar definiert und festgehalten werden. Legen Sie fest, welches Teammitglied den Bestand im Auge behält, wer sich um die Bestellungen kümmert und wer die Lieferungen koordiniert. Diese Punkte können auch von mehrere Leute übernehmen und es ist auch nicht verkehrt, dass alle Kenntnisse von den Prozessen besitzen. Dadurch erreichen Sie u. a. eine höhere Leistungsbereitschaft sowie ein niedrigeres Stressniveau und bauen ein nachhaltiges, gutes Betriebsklima auf. Denn nur ein gut funktionierendes Team kann sich effizient im Praxisalltag einbringen.
In unserer Broschüre erfahren Sie:
- Wie digitale Lösungen Sie bei der Materialbeschaffung unterstützen.
- Tipps für ein effizientes Lagersystem.
- Wie Sie Ihre Praxisorganisation auf die nächste Ebene heben.
