Liebe Community,
Montagvormittag, das Wartezimmer füllt sich, das Telefon klingelt und gleichzeitig muss noch der Überblick behalten werden, wer wann da ist und wie lange jemand schon wartet. Ein gut organisiertes Wartezimmer hilft, auch an vollen Tagen den Überblick zu behalten.
Tagesliste: Wartezeiten im Überblick
Sie sollen den Überblick behalten, wer wann angekommen ist und wie lange jemand wartet. Ohne ein System verlassen Sie sich auf Gedächtnis oder gegenseitige Absprachen. Das ist stressig und fehleranfällig.
Weniger Verwaltungsaufwand: Ankunftszeiten werden automatisch erfasst, sobald eine Patient:in ins Wartezimmer gesetzt wird
Die Tagesliste zeigt Ihnen alle Patient:innen des Tages mit ihrer Ankunftszeit und Wartezeit. Sie ändern den Status einer Patient:in von "Anstehend" auf "Im Wartezimmer". Nur dann startet die Zeitmessung und wird die Ankunftszeit erfasst. Die Tagesliste zeigt dann automatisch, wie lange diese Person wartet.Schneller reagieren: Wenn Patient:innen länger als 15 Minuten warten, sehen Sie es sofort durch die rote Markierung und können eingreifen, bevor Ungeduld entsteht
Die Farbcodierung hilft Ihnen sofort zu sehen, wer schon lange wartet:- Grün: Patient:in ist früher da
- Schwarz: Wartezeit bis 15 Minuten
- Rot: Wartezeit über 15 Minuten
Optional: Akustische Benachrichtigung: Ein Ton informiert Sie, wenn eine Patient:in eintrifft, auch wenn Sie gerade nicht auf den Bildschirm schauen
So aktivieren Sie die akustische Benachrichtigung:- Terminkalender öffnen
- „Kalenderanzeige“ öffnen (rechter Bildrand)
- Zu „Weitere Optionen“ scrollen
Häkchen bei „Ton abspielen, wenn Patient:innen das Wartezimmer betreten“ setzen - „Zurück zum Terminkalender“ wählen
Wichtig: Der Terminkalender muss geöffnet sein, damit der Ton erklingt.
So stellen Sie die Tagesliste richtig ein
- Klicken Sie auf „Tagesliste“ oberhalb Ihres Terminkalenders
- Wählen Sie nun „Kalenderanzeige“ am rechten Bildrand
- Setzen Sie ein Häkchen bei:
Verspätete Patient:innen automatisch markieren
Ankunft um
Status
Wartezeit
Tipp: Wir empfehlen die „Wartezeit“ neben „Ankunft um“ zu platzieren. Mehr zur Einrichtung der Tagesliste für das Wartezimmer finden Sie hier.
Erweitern Sie die Tagesliste bei Bedarf auch um die Spalte „Verweildauer“. Dort sehen Sie, wie lange sich eine Patient:in bereits in der Praxis befindet. Über die Spalte „Aufgenommen um“ können Sie außerdem nachvollziehen, wann der Behandlungsbeginn erfasst wurde.
Patientennavigator: Patientenfluss koordinieren
Patient:innen durchlaufen bei Ihnen mehrere Stationen: Empfang, Wartebereich, Behandlung. Ständig entstehen Koordinationsfragen: Wo ist die Patient:in gerade? Ist sie schon aufgerufen worden? Das kostet Zeit und führt zu Fehlern.
Reibungslose Übergaben: Sie wissen immer, wo sich eine Patient:in befindet, ohne nachfragen zu müssen
Der Patientennavigator zeigt Ihnen und Ihren Kolleg:innen in Echtzeit, wo sich jede Patient:in befindet. Patient:innen werden wie Karten durch die verschiedenen Stationen verschoben. Sie verschieben die Besuchskarte in die nächste Station und setzen den Status: Wartet (Patient:in sitzt im Wartebereich), In Behandlung (Behandlung hat begonnen) oder Ausgecheckt (Behandlung ist abgeschlossen). Nur wenn Sie den Status aktualisieren, sehen Ihre Kolleg:innen, wo die Patient:in gerade ist.
Keine doppelten Aufrufe und keine unnötigen Rückfragen: Alle sehen, wo sich die Patient:in im Ablauf befindet
Alle Beteiligten sehen immer, wo sich eine Patient:in befindet. Keine Rückfragen nötig, keine doppelten Aufrufe, keine Wartezeiten durch Missverständnisse. Die Übergaben zwischen Ihnen und Ihren Kolleg:innen laufen reibungslos ab.
Auch Spontanpatient:innen im System: Patient:innen ohne Termin können Sie direkt erfassen und erscheinen automatisch in der Terminhistorie
Patient:innen ohne Termin können Sie direkt im Patientennavigator erfassen. Automatisch wird ein verknüpfter Termin erstellt, sodass der Besuch auch in der Terminhistorie sichtbar ist und Sie später darauf zurückgreifen können.
Flexibel anpassbar: Sie können bis zu neun Behandlungsstationen anlegen und so den Ablauf in Ihrer Praxis abbilden
Sie bestimmen, wie viele Stationen Sie brauchen und wie sie heißen. Das können sein: Empfang, Wartebereich, Vorbereitung, Behandlung, Nachbereitung oder ganz andere Stationen. So funktioniert der Patientennavigator genau wie Ihr Ablauf.
So richten Sie den Patientennavigator ein
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Öffnen Sie „Einstellungen“
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Wählen Sie „Meine Praxis“
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Öffnen Sie den Bereich „Patientennavigator“
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Fügen Sie eine Behandlungsstation hinzu
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Benennen Sie die Station und verknüpfen Sie bei Bedarf einen Terminkalender
Tipp: Sie können bis zu neun Stationen einrichten und an den Ablauf Ihrer Praxis anpassen. Mehr zur Einrichtung und Nutzung des Patientennavigators finden Sie hier.
Teilen Sie gerne Ihre Erfahrungen in den Kommentaren. Wie helfen die Tagesliste oder der Patientennavigator Ihnen im Praxisalltag?
Liebe Grüße
Laura