Was kann man tun, wenn von MitarbeiterInnen Fake-Termine eingetragen werden? Also Termine für Patienten, die nicht existieren und auch nicht erscheinen. Gibt es Mechanismen wie z.B. eine zusätzliche Terminbestätigung seitens der Patienten, um so etwas zu verhindern? Ideen? Es wird sicherlich nicht sinnvoll sein, den Eintrag von Terminen durch MitarbeiterInnen komplett zu verhindern.
Vielen Dank!
Es scheint etwas nicht zu stimmen , wenn die Helferin solche Termine setzen , Vertrauensbildende Maßnahmen wären sinnvoll
Jeder Helferinn ihren eigenen Account zuweisen, dann ist nachvollziehbar wer die Termine vergeben hat. Mit freundlichen Grüßen Tanja Weisser
Oh wow, @DrLB, das ist echt eine knifflige Situation. Ich glaube, sowas kommt in vielen Praxen mal vor – nicht aus böser Absicht, sondern weil man in der Hektik denkt, es wäre die beste oder einfachste Lösung. Aber klar, auf Dauer kann das die Terminorganisation ziemlich durcheinanderbringen und ist natürlich auch nicht in Ordnung.
Was wir bei uns festgestellt haben: Am Ende sitzen Ärzte und MFA ja immer im gleichen Boot – wir haben alle das gleiche Ziel: eine bestmögliche Versorgung der Patienten und einen Praxisalltag, der für alle gut funktioniert. Deswegen versuchen wir, solche doch sehr heiklen Themen eher unter dem Aspekt „Wie können wir es gemeinsam besser machen?“ zu betrachten, statt nach Schuldigen zu suchen. Die Maßnahmen, mit denen wir die beste Erfahrung gemacht haben, sind:
Offenes Gespräch statt Misstrauen – Oft steckt hinter solchen Buchungen Stress oder Unsicherheit, nicht böser Wille. Einfach mal fragen: „Du, was war da los? Mir ist letztens etwas aufgefallen, das fand ich ein bisschen komisch.“ Ein offenes Gespräch im Team kann helfen, herauszufinden, wo es hakt. Vielleicht gibt es einen Engpass, den das Team längst spürt, aber noch nicht angesprochen hat.
Terminhistorie als Orientierungshilfe nutzen – Falls es doch mal Missverständnisse gibt, kann man in Doctolib ja nachvollziehen, wer wann einen Termin gesetzt oder geändert hat. Das soll natürlich kein Kontrollinstrument sein, sondern einfach helfen, Abläufe zu verstehen und gemeinsam nach Lösungen zu suchen.
Kleine Spielregeln, die allen helfen – Wir haben z. B. eingeführt, dass immer eine Telefonnummer oder E-Mail-Adresse mit eingetragen wird. Das macht es, z.B. bezogen auf Ihren ganz konkreten Fall, einfach aufwändiger, Fake-Termine anzulegen – aber vor allem sorgt es dafür, dass Patienten erreichbar sind, wenn mal etwas umorganisiert werden muss. Und das entlastet am Ende alle im Team.
Und am Ende ist es doch so: Eine Praxis funktioniert nur als Team. Ärzte & MFA können nur dann ihr Bestes geben, wenn sie sich gegenseitig unterstützen und an einem Strang ziehen. Wenn jeder weiß, dass sein Part wertgeschätzt wird, entstehen automatisch bessere Abläufe – und das merkt dann auch der Patient. Das sind zumindest unsere Erfahrungen… wie handhabt ihr das bei euch?